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Work-Management-Plattform: Schluss mit unklaren Aufgaben und Organisationschaos

Konzentrierter arbeiten: Mit einer Work-Management-Plattform gelingt das auch zu Hause. (Quelle: Adobe Stock)

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Heute wieder nichts geschafft? Nur 40 Prozent der Arbeitszeit verbringen Schreibtischberufler mit ihren eigentlichen Kernaufgaben. Wie sich die Arbeit strukturiert und fokussiert erledigen lässt, zeigen Work-Management-Plattformen.

Asana
Asana

Die Work-Management-Plattform Asana vereinfacht Prozesse und verschafft Überblick.

60 Prozent von dem, was Wissensarbeiter jeden Tag tun, ist Arbeit rund um die eigentliche Arbeit herum. Um herauszufinden, wie die Arbeit von Menschen strukturiert ist, die mehr als 50 Prozent ihrer Aufgaben am Schreibtisch erledigen, hat der Work-Management-Anbieter Asana 10.000 Personen in fünf Regionen der Welt befragen lassen. Das Ergebnis ist eindeutig: Ineffiziente Kommunikation und Arbeitsorganisation fressen zu oft die Zeit für die eigentlichen Tätigkeiten auf.

„Die Studie hat auch gezeigt, dass in Deutschland fünf Stunden pro Woche für doppelte Arbeit aufgebracht werden müssen, etwa durch überflüssige Meetings oder fehlende beziehungsweise mangelnde Klarheit in den Absprachen“, erklärt Anna Vossschulte vom Strategic-Enterprise-Team bei Asana. Deutschland besetzt mit dieser Zahl im Vergleich zu den anderen untersuchten Regionen Australien/Neuseeland, Japan, USA und Großbritannien einen traurigen Spitzenplatz. Und: Für eine Stunde und zehn Minuten am Tag fühlen sich die befragten deutschen Mitarbeiter abgelenkt. Auch da liegt die Bundesrepublik vor den anderen Ländern.

Work-Management-Tool Asana: Verschafft Klarheit

Work-Management-Plattformen wie Asana sind entwickelt worden, um diesen Problemen entgegenzuwirken. „Das Tool ist wie ein Gefäß, in dem alle Prozesse und Informationen über die Arbeit und die einzelnen Projekte gesammelt werden“, sagt Anna Vossschulte. Die Aufträge und deren Status sind auf einen Blick einsehbar – auch von Kollegen. „Das spart schon zwei bis drei Status-Meetings pro Woche.“ Die Nutzer können sich auch innerhalb des Tools Nachrichten schreiben, Aufgaben zuweisen und Dokumente hinterlegen. Lies dazu auch das Asana E-Book – Was ist Work Management.

Weniger unterschiedliche Kanäle für die Kommunikation bedeuten auch weniger Suchen – etwa nach Dokumenten, die irgendwann mal irgendwo geschickt worden sind. Strukturiertes Ablegen ergibt Transparenz. Alles in Asana ist mit Projekten, Prozessen oder Aufgaben verbunden. „Wenn ich während eines Meetings plötzlich ein Dokument benötige, kann ich Asana öffnen, in das entsprechende Projekt gehen und bin innerhalb von Sekunden im gesuchten Dokument. Und währenddessen kann ich einfach weitersprechen“, sagt Anna Vossschulte.

Alle Tasks im Blick

Wer, was, wann? Die Antworten auf diese Fragen sind in Asana immer sichtbar. Anna Vossschulte selbst arbeitet zu 85 Prozent mit Asana, fünf Prozent mit E-Mail, lediglich für die externe Kommunikation, und zu zehn Prozent mit dem Messaging-Dienst Slack. Die Integration von Slack in Asana lässt sich dabei spielend leicht einrichten.

Mehr Klarheit wird noch wichtiger in Zeiten, in denen die Arbeit für einen Großteil aller Büroarbeiter nach Hause verlegt wurde und dort perspektivisch auch in größerem Maße als vor der Coronakrise bleiben wird. „Man will ja nicht für jede kurze Frage ein neues Video-Meeting aufmachen“, sagt Vossschulte. Und: „Wenn Mitarbeiter gut informiert sind, erhöht das die Motivation stark.“ Tiefere Einblicke dazu ermöglicht die Asana-Umfrage „Wie sich Remote Teams auf ortsunabhängiges Arbeiten eingestellt haben.“

Alle Aufgaben im Überblick: Asana bringt dich bestens organisiert durch den Tag. (Grafik: Asana)

Die neue Superkraft der Arbeit heißt Fokus

Zu den Kunden, die Asana nutzen, gehören zum Beispiel der Fußball-Bundesligist Borussia Mönchengladbach, das Familienunternehmen Viessmann oder die Messe Düsseldorf. „Wir haben als Team in Asana einen gemeinsamen Projektablauf gestaltet, der nun auf die einzelnen Projekte des Teams angewendet werden kann. Mithilfe von Fristen arbeiten wir zeitkritische Aufgaben heraus, die eventuell in Abhängigkeit zu anderen Aufgaben stehen. Damit behalten wir jederzeit einen guten Überblick“, bilanziert Daniel Feische aus der Abteilung Partner- und Gastveranstaltungen der Messe Düsseldorf.

Anna Vossschulte ist sich sicher: Die neue Superkraft der Arbeit heißt Fokus. „Besonders zu Hause ist das eine große Herausforderung. Wenn da vorne zum Beispiel gerade ein Wäschekorb ausgeräumt wird und ich das T-Shirt sehe, das ich tagelang gesucht habe“, erklärt sie. „Fokussiert zu bleiben, ist der Schlüssel zu erfolgreicher Arbeit. Und dabei hilft eine gute Übersicht über die eigenen Aufgaben.“ Lies hier, was Klarheit und Transparenz bei der Arbeit bringen.

Einen Motivations-Boost erlebe man außerdem bei seinen Mitarbeitern, wenn für diese der eigene Beitrag zum Unternehmensziel sichtbar wird. Dafür hat Asana Mitte Juli das neue Feature „Goals“ gelauncht. Durch die dortige Abbildung der Objective and Key-Results (OKR) können Mitarbeiter den Erfolg des Unternehmens im Blick behalten. „Motivation durch Transparenz und Eindeutigkeit in den Arbeitsaufträgen, das ist ein Ansatz, der sich am Ende auszahlt“, sagt Anna Vossschulte.

Mit der Work-Management-Plattform Asana arbeiten du und ein Team strukturiert, transparent und effizient. Jeder hat den nötigen Überblick über seine Aufgaben und kann sie mit gutem Gefühl abhaken.

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