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Sponsored Post Was ist das?

Die Zukunft der Buchhaltung Teil 4: Wenn der virtuelle CFO das Team ergänzt

(Foto: FastBill)

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Der virtuelle CFO ist auf dem Vormarsch. FastBill-Mitgründer Christian Häfner erklärt, wie ihr mit Machine Learning bessere Entscheidungen trefft und dabei den organisatorischen Aufwand minimiert.

Bereits in den vorherigen Artikeln seiner Kolumne hat FastBill-Mitgründer Christian Häfner erläutert, wie Finanzdaten dank Machine Learning auf Plattformen zusammengeführt, interpretiert und ausgewertet werden können, um bessere Entscheidungsvorlagen für Unternehmer zu liefern. Maschinen denken vermehrt mit und ersetzen Bauchgefühl durch Daten und Fakten, die letztlich zu besseren Entscheidungen, mehr Umsatz und weniger Kosten für Unternehmen führen.

Mit diesem zunehmendem Wissen entsteht auch eine neue Rolle in Unternehmen: Der virtuelle CFO (Chief Financial Officer). Eine Rolle, die heute bereits in vielen Unternehmen eingezogen ist – auch, wenn der Umgang im Alltag und das Potenzial erst noch voll ausgenutzt werden müssen.

CFO als Rolle neu gedacht

Jedes Unternehmen hat einen CFO, auch wenn diese Rolle nicht immer und ausschließlich einer Person zugewiesen ist. Je kleiner das Unternehmen, desto mehr Rollen entfallen auf zentrale Teammitglieder. Der selbständige Einzelunternehmer vereint alles in einer Person.

Die Aufgaben sind dennoch klar: Der CFO plant die Liquidität, optimiert Kosten und übernimmt formelle Aufgaben wie zum Beispiel die Vorbereitung für den Monatsabschluss. Er entscheidet darüber, welche Ausgaben für das Unternehmen möglich und sinnvoll sind und prüft, ob Umsatzziele erreicht wurden. Er kalkuliert für „schlechte Zeiten“ und handelt, wenn das Unternehmen Verluste macht.

Diese Rolle wird in der Zukunft neu gedacht beziehungsweise erweitert. Nicht mehr alle Entscheidungen und Aufgaben müssen von menschlicher Hand erledigt werden. Der virtuelle CFO übernimmt Teile der genannten Aufgaben automatisch. Er erspart Zeit, vermeidet Fehler und ermöglicht bessere Entscheidungen im Sinne des Unternehmens und seiner Mitarbeiter.

Eine neue Rolle im Unternehmen auf Datenbasis

Es heißt, dass schlechte Entscheidungen zum Alltag jedes Unternehmers dazugehören. Doch was wäre, wenn es einen Weg gäbe, falsche Entscheidungen stark zu verringern oder ganz zu vermeiden?

Dabei kann der virtuelle CFO helfen. Er basiert auf einem lernenden Algorithmus, kennt die Bedürfnisse des Unternehmens und hilft auf dieser Grundlage bei wichtigen Entscheidungen. Er möchte Zeit sparen, Kosten reduzieren und Gewinne maximieren. Sein Wissen zieht er aus der direkten geschäftlichen Unternehmenshistorie, welche in der zentralen Finanzplattform zusammenläuft. Zusätzlich validiert er die Ergebnisse anhand von anonymisierten Erfahrungen, die vergleichbare Unternehmen bereits gemacht haben.

Der Alltag mit dem virtuellen CFO

Der virtuelle CFO unterstützt dich bei allen Aufgaben rund um das Finanzmanagement deines Unternehmens. (Screenshot: FastBill)

Der virtuelle CFO sitzt nicht am Schreibtisch und ist auf den ersten Blick komplett unsichtbar. Er ist dann zur Stelle, wenn du Hilfe brauchst und schreibt dir E-Mails, schickt dir Push-Nachrichten auf deine Smart-Watch oder assistiert als Bot in deinem Finanzmanagement-Tool. Teilweise erledigt er Aufgaben einfach im Hintergrund und informiert lediglich über das Ergebnis.

Die zwei folgenden Beispiele sollen verdeutlichen, wie die Rolle des virtuellen CFO funktionieren kann.

Beispiel 1: Vorbereitung für den Monatsabschluss erfolgt im Hintergrund

Über den Autor
Über den Autor

Christian Häfner ist Mitgründer des Software-Unternehmens FastBill. Er schreibt in seiner Kolumne über die Möglichkeiten, die digitale Buchhaltung jetzt und in Zukunft für kleine und mittlere Unternehmen bereithält.

FastBill ist eine smarte Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen. Alle Finanzdaten eines Unternehmens kommen in FastBill zusammen, um Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und Aufwände zu reduzieren.

Monat für Monat müssen für den Steuerberater oder die Umsatzsteuervoranmeldung Rechnungen und Belege gesammelt und Zahlungen zugeordnet werden. In der Regel nutzt der Steuerberater den Papierberg, um daraus Buchungen zu erzeugen, die letztlich in einem Jahresabschluss enden.

Der virtuelle CFO setzt genau an dieser Stelle an und übernimmt Aufgaben sowohl für den Unternehmer als auch für den Steuerberater. Er erfasst Belege automatisch von Lieferanten, erkennt Texte und erzeugt selbstständig Buchungssätze. Diese werden mit Zahlungsein- und Ausgängen auf dem Konto abgeglichen und kontiert. Mit Hilfe von Systemen wie Grace werden Inhalte automatisch erkannt und entsprechenden Sachkonten (wie etwa Bewirtungs- oder Marketingausgaben) zugeordnet.

Sind alle Zahlungen abgeglichen und die Belege vollständig, muss der Anwender sie lediglich bestätigen. Danach schickt der virtuelle CFO sämtliche Dokumente, Transaktionen und Metainformationen automatisch und direkt an den Steuerberater – zum Beispiel per DATEV-Schnittstelle. Kein mühsamer Export-Import-Prozess, kein Papier, keine Fragen. Der Steuerberater kann die Daten direkt verwenden und seine Zeit für die Beratung aufwenden, anstatt überflüssige Arbeiten händisch zu verrichten. Das spart nicht nur Zeit, sondern aufgrund des reduzierten Aufwands im besten Fall auch bares Geld für den Unternehmer. Auch der Steuerberater wird effizienter und kann mit gleichen Kapazitäten einem Vielfachen an Beratungsmandaten nachgehen.

Beispiel 2: Entscheidungsvorlage für einen neuen Firmenwagen

„Der Leasingvertrag für deinen BMW Firmenwagen läuft in vier Wochen ab. Basierend auf deinen Gewinnprognosen für die kommenden zwölf Monate und der Verfügbarkeit des Leasingpartners kannst du auch auf ein Tesla Model S wechseln, ohne die relativen Kosten für deinen Firmenwagen zu erhöhen. Ich habe gesehen, dass du in den letzten zwölf Monaten dieses Fahrzeug bereits dreimal für Kundenbesuche gemietet hast. Soll ich den Vertrag für dich abschließen?“

Mein virtueller CFO wusste nicht nur, dass mein Leasingvertrag ausläuft. Er hat bereits Angebote für meinen speziellen Fall im Hintergrund eingeholt, verglichen und meine Vorliebe für das Auto erkannt. Er weiß auch, wie sich mein Geschäft auf Basis bestehender und prognostizierter Daten voraussichtlich entwickeln wird und macht mir deshalb das Angebot zum „Upgrade“. Perfekt! Ich bestätige und erhalte mein neues Auto in vier Wochen geliefert.

Fazit: Der virtuelle CFO wird zum Daten-Interface für Entscheidungsträger

Es ist keine neue Idee, Entscheidungen auf Basis von Daten und Erfahrungswerten zu fällen. Der virtuelle CFO hingegen wird künftig für Entscheider zur Schnittstelle, mit deren Hilfe Daten „anfassbar“ werden. Er weiß, was zu tun ist und erfüllt im Wesentlichen zwei Aufgaben: nervige Arbeit abnehmen und Prozesse automatisieren. Vor allem bei der regelmäßigen Buchhaltung ist der Zugewinn enorm.

Vom Firmenwagen über Budgetentscheidungen bis hin zu Handlungsempfehlungen gegen schlechte Liquidität: Der virtuelle CFO kennt die geschäftliche Situation und die Handlungsoptionen eines Unternehmens besser als jeder Mensch, liefert Entscheidungsvorlagen und unterstützt Unternehmen somit aktiv im Geschäftsalltag.

Lies auch die anderen Teile der Serie: 

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