Super busy, aber gefühlt nichts geschafft? In der t3n 79 machen wir Schluss mit Pseudo-Produktivität und geben die entscheidenden Tipps, wie produktives Arbeiten gelingen kann.
Ein Mangel an Zeit ist eigentlich ein Mangel an Prioritäten. Dieser eine Satz enthält viel Wahrheit. Denn wenn es um die eigene Produktivität geht, kommen Berufstätige um eine Sache nicht herum: effektives Management der eigenen Aufgaben. Dazu zählt, dass man Zeiträume einplant und auf Synergien verschiedener Tätigkeiten achtet, sodass die sprichwörtlichen zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden können. Genauso wichtig ist es aber auch, an passenden Stellen Nein zu sagen und Aufgaben abzulehnen oder sie zu delegieren, wenn die To-do-Liste nur noch länger wird.
Themen rund um Produktivität sind beliebt bei unseren Lesern – denn klar ist, dass nicht nur Führungskräfte die Ressourcen im Unternehmen managen, sondern auch jeder einzelne Angestellte für sich. Stupides Abarbeiten war vielerorts in den Büros der 50er und 60er Jahre Normalität. In Zeiten der New Work kommen mit den Freiheiten jedoch auch neue Verantwortungen.
Um produktiv arbeiten zu können, kommen viele Berufstätige um spezielle Tools nicht herum. Während früher Block und Bleistift ausreichten, um die Aufgaben zu erfassen und abzustreichen, wird heutzutage üblicherweise mit digitalen Programmen gearbeitet. Projektmanagement-Software wie Asana, Podio, Trello oder Confluence hilft Anwendern, die Abläufe eines Projektes genau zu überwachen und abgeschlossene Aufgaben als erledigt zu markieren. Je nach Bedürfnis bieten die Tools unterschiedliche Funktionen an. Oft gibt es Basis-, Profi- und Enterprise-Versionen, die dementsprechend preisliche Unterschiede aufweisen. Auch die Benutzeroberflächen variieren je nach Methodik. Einige Projektmanagement-Tools sind entlang verschiedener Organisationsmethoden konzipiert.
Die Organisationswissenschaften haben verschiedene Methoden entwickelt, die Anwender dabei unterstützen, produktiv zu arbeiten. Die drei bekanntesten Systeme unter Webworkern sind „Getting Things Done“, Kanban und Pomodoro. Eine sehr alte, aber bewährte Methode ist zudem die Eisenhower-Matrix, die auf den US-amerikanischen Präsidenten zurückgeht. Sie unterteilt sich in vier Felder, die in einem Quadrat angeordnet sind. Jedes Feld steht für eine Dringlichkeitsstufe: Zuerst erledigen, später erledigen, delegieren und aussortieren. Wer Aufgaben in die vier Felder kategorisiert, kann sie abarbeiten, ohne Gefahr zu laufen, sich unnötige Zeitfresser aufzuladen.
