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10 Tipps für effizientere Meetings: So werden eure Besprechungen effektiver

Aus dem
t3n Magazin Nr. 38

12/2014 - 02/2015

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Bist du ein Meeting-Muffel? Kein Grund, sich zu schämen – wir sind es fast alle. Und das ist auch kein Wunder: Zu viele Business-Besprechungen sind lang, langweilig und alles andere als zielführend. Statt weiterhin Geld mit schlechten Meetings zu verbrennen, sollten wir frischen Wind in unsere Meeting-Kultur bringen. Im Rahmen der Themenwoche Leadership geben wir entsprechende Tipps.

10 Tipps für effizientere Meetings: So werden eure Besprechungen effektiver

(Grafik: simonox / iStock)

Meetings gehören für die meisten von uns zum Daily Business. Und doch sind sie ein Klotz am Bein: Ein leidiger Zeitfresser, von dem man denkt, er gehöre eben dazu. Die wenigsten machen sich vorab Gedanken, ob ein Meeting überhaupt der beste Weg zum Ziel ist. Und wenn es nicht zu Problemen kommt, werden Organisation und das eigene Verhalten in Meetings auch nicht reflektiert.

Der Output der meisten Meetings ist deshalb dürftig bis nicht vorhanden – und dabei ist Zeit Geld: 37 Milliarden US-Dollar, schätzen Wissenschaftler, werden pro Jahr mit schlechten Meetings verschwendet.

Schlechte Meetings verursachen Schmerzen bei allen Beteiligten. Diese können seelischer Natur sein, zum Beispiel, wenn du aufgrund der vergeudeten Arbeitszeit genervt bist, in Zeitnot gerätst und vielleicht sogar dein Privatleben beschneiden musst. Endlose Meeting-Marathons verursachen aber auch körperliche Schmerzen, denn endloses Sitzen ohne Bewegung ist Gift für die Wirbelsäule.

Das zugrunde liegende Problem: Die meisten Meetings sind ineffizient oder ineffektiv – im schlimmsten Falle sogar beides. Was bedeutet das genau?

Effizienz versus Effektivität

Mit Effizienz ist hierbei das Verhältnis von Input – also die Energie, die für Planung, Vorbereitung und Durchführung des Meetings aufgewendet wird – zum Output gemeint. Mit einem möglichst geringen zeitlichen Aufwand möchtest du ein Maximum an Ergebnissen erzielen. Oder auch: mit einem möglichst kleinen Team einen großen Berg an Aufgaben bewältigen. Meetings müssen dazu gut vorbereitet werden, von der Auswahl der Teilnehmer bis zur Agenda. Doch dazu später mehr.

Unter dem Gesichtspunkt der Effektivität betrachten wir hingegen, wie sehr uns das Meeting – und die hier beschlossenen Mittel und Maßnahmen – letztlich dabei geholfen haben, unser übergeordnetes Ziel zu erreichen.

Schlechte Meetings sind nicht nur weit verbreitet, sondern auch teuer: 37 Milliarden US-Dollar kosten sie Unternehmen schätzungsweise pro Jahr. (Foto: Ivan Milovanov / photobucket)
Schlechte Meetings sind nicht nur weit verbreitet, sondern auch teuer: 37 Milliarden US-Dollar kosten sie Unternehmen schätzungsweise pro Jahr. (Foto: Ivan Milovanov / photobucket)

In Sachen Meetings ist die Effizienz stets der Effektivität untergeordnet. Denn es wäre sinnlos, sich einerseits höchst effizient zu besprechen, andererseits aber überstürzte Entscheidungen zu treffen, die am Ende zu schlechten, also ineffektiven Maßnahmen führen. Umgekehrt ist niemandem damit gedient, in effektiven, also letztlich zielführenden Meetings zu sitzen, die aber aufgrund schlechter Vorbereitung oder Moderation sehr lang andauern.

Zielführend ist wie so häufig nur der Mittelweg: eine Kombination aus Effizienz und Effektivität. Wer das verinnerlicht, kann an gleich zwei Stellschrauben drehen, um Meetings endlich produktiv zu machen.

Das beginnt bei der Frage: Muss es überhaupt ein Meeting sein?

To meet or not to meet?

Stell dir vor, es wäre keine Option, eine klassische Besprechung einzuberufen – dieser Kommunikationskanal stünde dir nicht zur Verfügung. Was würdest du stattdessen tun? Wen müsstest du per E-Mail kontaktieren, wen anrufen, um an den benötigten Input zu gelangen? Wen solltest du persönlich treffen, um gewünschte Entscheidungen herbeizuführen?

Mit Hilfe dieses Gedankenexperiments kannst du herausfinden, ob ein Meeting überhaupt der beste, also effektivste Kommunikationskanal für dein Vorhaben ist. Die Faustregel: Erst wenn digitale Kanäle, ein Vieraugengespräch oder auch ein Arbeitsessen nicht ausreichen, solltest du an den großen Tisch einladen.

Kleiner Kreis statt große Runde

Und auch dieser Tisch darf nicht zu groß werden. Denn je mehr Teilnehmer bei einem Meeting dabei sind, umso schwieriger und langwieriger wird der Entscheidungsfindungsprozess. Grundsätzlich haben nur zwei Arten von Personen in deinem Meeting etwas zu suchen: Zum einen Kollegen, die Essenzielles zum Inhalt beitragen können, und zum anderen Entscheidungsträger.

Nehmen wir an, du organisierst die nächste Firmenfeier. Die Rahmenbedingungen – Termin, Budget, Location, Moderation, Ansprachen, Showeinlagen, Musik etc. – klärst du zuerst persönlich mit der Geschäftsführung ab, dann folgt das Brainstorming gemeinsam mit den Hauptverantwortlichen deines Organisationsteams. Die besten Vorschläge aus dieser Runde diskutierst du bei einem zweiten Gesprächstermin mit der Geschäftsführung, damit diese für jeden einzelnen Programmpunkt eine verbindliche Entscheidung treffen kann. Bis hierhin ist es absolut unnötig, ein großes Meeting einzuberufen, denn der anfängliche Input aus dem Team lässt sich besser gezielt abfragen, und die Entscheidungskompetenz liegt allein bei der Geschäftsführung. Erst, wenn das geplante Vorgehen bereits in Grundzügen steht, erfolgt das Meeting im großen Kreis: Nun informierst du das gesamte Orgateam über die Entscheidungen der Geschäftsführung und ihr definiert Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines.

Meetings sind kein Kaffeekränzchen

Wer weder wichtigen Input liefern noch die benötigten Entscheidungen fällen kann, zieht ein Meeting in der Regel nur unnötig in die Länge und bleibt daher von vornherein draußen.

Richtig viel Spaß? Unter Umständen nicht die beste Voraussetzung für ein produktives Meeting. Denn so dauert’s länger. (Foto: Geber86 / iStock)
Richtig viel Spaß? Unter Umständen nicht die beste Voraussetzung für ein produktives Meeting. Denn so dauert’s länger. (Foto: Geber86 / iStock)

Ein Meeting sollte niemals den Charakter einer generellen Informationsveranstaltung bekommen. Wenn du viele Menschen gleichzeitig informieren möchtest, solltest du eher eine Versammlung einberufen. Business-Besprechungen sind auch nicht der richtige Ort, um Geburtstage zu feiern, Kaffee und Kuchen zu genießen oder auf Jubiläen anzustoßen. Der richtige Zeitpunkt hierfür wäre im Anschluss an eine Besprechung oder generell nach der Arbeitszeit. So können die Kollegen selbst entscheiden, ob sie sich die Zeit für ein informelles Beisammensein nehmen möchten und deshalb erst verspätet nach Hause kommen – oder eben nicht.

Der Unterschied zwischen Meeting und Socializing innerhalb des Unternehmens muss klar kommuniziert werden. Ein Meeting ist ein Muss, Socializing eine Option.

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4 Antworten
  1. von Patric B. am 11.02.2015 (13:13 Uhr)

    Toller Artikel mit super Inhalt. Ein Wort fehlt mir aber in Gänze:

    Resultat

    Denn da wo Ziele definiert werden, sollten auch gleichzeitig Resultat-Alternativen vorab dokumentiert werden.

    Vorteil:
    - Eine maximal 2 Ressourcen kümmern sich um diese Resultat-Alternativen (Vorabkommunikation in Kleinstrunden = Steigerung der Effektivität)
    - Zeitaufwand für Resultatfindung minimiert sich drastisch!

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  2. von Peter_K am 17.02.2015 (09:28 Uhr)

    Sehr schöner Artikel. Auch ich war in unserem Unternehmen damit beuftragt, Meetings zu optimieren. Auf der Suche nach geeigneter Software bin ich auf RS TaskGroup gestoßen. Dies kann ich wirklich nur empfehlen. Man kann u.a. Teilnehmer direkt aus der Software einladen, die Aufgaben während des Meetings direkt an die zuständigen Mitarbeiter verteilen und hat den Status der zu erledigenden Aufgaben ständig im Blick. Für uns eine ideale Lösung. Für Interessierte gibt es hier eine Testversion und weitere Informationen: http://www.raikosoft.new/meeting-und-besprechungs-protokoll/

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  3. von Peter_K am 19.02.2015 (11:51 Uhr)

    Ups, sorry, da hab ich was verbaselt. Hier nochmal der richtige Link:
    https://www.raikosoft.de/meeting-und-besprechungs-protokoll/

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  4. von Florian_gtd am 24.06.2015 (14:19 Uhr)

    Klasse Tipps - ich kann aus eigener Erfahrung bestätigen, dass es sehr zielführend ist, das Meeting entsprechend mit Agenda vorzubereiten und auch das Thema Protokoll bzw. "Nächste Schritte" ist von besonderer Bedeutung. Darüber hinaus kann ich empfehlen, einen lösungsorientierten Kommunikationsstil zu etablieren. Immer wieder gibt es Menschen, die eher die Probleme und Hürden eines Projektes sehen und dies auch so kommunizieren, jedoch ohne eine Lösung vorzuschlagen. Ein anderer kritischer Punkt ist die "Bejammerung" von Umständen, die die Meeting-Teilnehmer an der Stelle sowieso nicht ändern können. Hier sollte der Moderator schnell wieder in den Lösungsmodus kommen, um effektiv zu einem Ergebnis beizutragen. Ansonsten hat man viel gesagt, jedoch wenig erreicht. Ein paar Tipps dazu kann man in dem Artikel "Lösungsorientiert kommunizieren statt Probleme besprechen" finden: http://blick-heben.com/produktiv-arbeiten/loesungsorientiert-kommunizieren-statt-probleme-besprechen/

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