„Automatisierung ist ein wichtiger Teil unserer Kultur“
Circula, ein Software-as-a-Service-Fintech mit Sitz in Berlin, setzt auf Automatisierung, um Arbeitsprozesse effizient zu gestalten. (Foto: Circula)
Der Einsatz von KI und Automatisierung entwickelt sich nach und nach zu einem festen Bestandteil der modernen Arbeitswelt. Für das Software-as-a-Service-Fintech Circula ist Automatisierung bereits heute ein wichtiger Teil der Firmenkultur. Wie das Unternehmen damit seine Produktivität steigert und welche Rolle Slack dabei spielt, erklärt Nikolai Skatchkov, CEO und Co-Founder von Circula, im Interview.
Nikolai, Stichwort Automatisierung für mehr Produktivität: Welche Rolle spielt Automatisierung bei euch im Unternehmen?
Automatisierung ist ein wichtiger Teil unserer Kultur. Das gilt sowohl für interne Abläufe als auch in Bezug auf unser Produkt und für die Art und Weise, wie wir unsere Kunden unterstützen. Die wichtigsten Anwendungen, die wir nutzen, sind in Slack integriert, beispielsweise Asana, Google Calendar oder Intercom. Mit Make, einem Automatisierungstool, haben wir außerdem verschiedene Automatisierungen gebaut, zum Beispiel für Hubspot oder Airtable. Benachrichtigungen werden direkt in Slack ausgespielt, sodass alle relevanten Personen in den jeweiligen Slack-Channel immer über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten werden.
Für produktives Arbeiten im gesamten Unternehmen kommt es auf den Austausch von Informationen und Wissen an. Wie macht ihr das bei Circula?
Unsere interne und externe Kollaboration und Kommunikation sind über diverse Slack-Channel organisiert. Das gilt auch für spezifische Aufgaben, wie etwa bei projektbasierter Zusammenarbeit mehrerer unterschiedlicher Abteilungen. Wichtige Informationen machen wir allen Channel-Mitgliedern mit angepinnten Posts oder Bookmarks zugänglich, auch das „All Hands“-Meeting wird mit der gesamten Belegschaft geteilt. Um Kolleg:innen schnell und unkompliziert über unsere Verfügbarkeit zu informieren, verwenden wir benutzerdefinierte Status-Einstellungen in Slack. Hat jemand einen Termin auf dem Bürgeramt oder beim Arzt, steckt im Stau oder befindet sich in einer Fokusphase, dann wird ein entsprechender Status in Slack eingestellt. Für die Zusammenarbeit mit externen Agenturen und Partnern setzen wir Slack Connect ein, um einen effizienteren und einfacheren Austausch ohne E-Mail-Ketten zu ermöglichen.
Viele Beschäftigte beklagen mit Meetings vollgepackte Arbeitstage als einen wesentlichen Produktivitätskiller. Was unternehmt ihr bei Circula gegen diese zunehmende „Meeting-Fatigue“?
Wir legen Wert auf effiziente Kommunikation, dafür sind Meetings in unseren Augen nicht immer der richtige Weg. Vielmehr setzen wir auf asynchrone Kommunikation über Slack. Für kurze, spontane Anrufe nutzen wir zum Beispiel Huddles in Slack, und Sprachnotizen eignen sich ideal für kurze Updates, die asynchron stattfinden, aber komplexer sind als Textnachrichten.
Ihr setzt auf ein hybrides Arbeitsmodell. Wie schafft ihr es, dass eure Mitarbeiter:innen miteinander vernetzt sind und interaktiv bleiben, auch wenn sie nicht immer an einem Ort sind?
Es ist mittlerweile durch Studien bewiesen, dass sich ein starkes Zugehörigkeitsgefühl positiv auf das Thema Produktivität auswirkt. Daher fördern wir den Austausch zwischen Mitarbeiter:innen auch abseits der Arbeit über verschiedene Slack-Channel und Integrationen – beispielsweise den Donut Bot. Der vernetzt uns automatisch untereinander, sodass Kolleg:innen von verschiedenen Standorten oder aus unterschiedlichen Abteilungen miteinander in Kontakt kommen. Außerdem nutzen wir den Channel #community für einen lockeren Austausch, wie es ihn normalerweise im Büro gibt. Hier werden zum Beispiel Teamfotos aus unseren verschiedenen Standorten (Berlin, Barcelona, Amsterdam, Leipzig, Düsseldorf) geteilt oder Buchempfehlungen ausgesprochen, und jeder New Joiner stellt sich hier am ersten Tag mit einem Foto und kleinen Intro vor. Im #kudos-Channel können sich Teammitglieder gegenseitig Lob aussprechen oder sich untereinander bedanken. Weitere Klassiker wären Channel wie #random, #pets, #food.
Nikolai Skatchkov, CEO &und Co-Founder von Circula. (Foto: Circula)
Die digitale Infrastruktur, Apps und Software werden für Arbeitnehmer:innen immer entscheidender bei der Jobwahl. Teilt ihr die Erfahrung?
Ja, da wir selbst ein Software-Anbieter sind, können wir diese Erfahrung bestätigen. Mitarbeiter:innen sollten ihrer Arbeit ohne Hindernisse nachgehen können und dazu benötigen sie die richtigen Tools. Eine entsprechende Firmenkultur ist neben den Benefits für uns ein entscheidender Faktor, dazu gehört auch die digitale Infrastruktur. Daher legen wir Wert auf eine gute Ausstattung, die für uns auch ein Zeichen der Wertschätzung unserer Mitarbeiter:innen und ihrer Arbeit ist.
Nikolai, vielen Dank für das Gespräch!
Circula ist ein Software-as-a-Service-Fintech mit Sitz in Berlin, das Unternehmen eine umfassende Employee-Spend-Management-Plattform bietet, die erstmalig voll-digitale Abrechnungen von Mitarbeiterauslagen, Reisekosten, digitale Mitarbeiter-Benefits sowie eine intelligente Firmenkreditkarte in einem Produkt vereint. Dabei ist die Circula-Software auf eine nahtlose Einbettung in bestehende Finanz- und Lohnbuchhaltungsprozesse optimiert. Zu den 1.500 Kunden (Stand Juni 2023) von Circula gehören unter anderem Datev, About You, Ebner Stolz, DFL, McMakler, Urban Sports Club, Infarm und Orthomol.
Slack hat es sich zur Mission erklärt, das Arbeitsleben der Menschen einfacher, angenehmer und produktiver zu machen. Slack ist die Produktivitätsplattform für kundenzentrierte Unternehmen. Sie verbessert die Leistung, indem sie No-Code-Automatisierung für jeden einsetzbar macht, Informationssuche und Wissensaustausch nahtlos ermöglicht und Mitarbeiter:innen miteinander verbindet, um gemeinsam Projekte voranzubringen. Als Teil von Salesforce ist Slack fest in Salesforce Customer 360 integriert und steigert so die Produktivität von Vertriebs-, Service- und Marketingteams.
