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Bei hoher Auslastung hilft ein gutes Projektmanagement, den Überblick zu behalten und Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Davon profitieren nicht nur die Projektleiter, sondern auch Mitarbeiter und Kunden. Moderne Werkzeuge aus den Bereichen Planung, Durchführung, Kommunikation und Abschluss können Sie dabei unterstützen, Ihre Projekte im Blick zu behalten.

Webprojekte erfolgreich planen

In der Startphase eines Webprojekts werden die Grundlagen für alle folgenden Phasen geschaffen. Zahlreiche empirische Studien zeigen, dass es wesentlich für den Projekterfolg ist, ausreichend Zeit und Kapazität für die Startphase zur Verfügung zu stellen. Denn Verfehlungen, die aus schwammigen Zielsetzungen, unklaren Aufträgen oder Nichteinbeziehung der späteren Anwender in die Zielformulierung resultieren, kann man später nur mit großem Aufwand und unter Zeitdruck beheben.

Der Zeitaufwand für die Klärung der Ziele und Anforderungen am Beginn zahlt sich aus. Dabei sollte es gemeinsam mit dem Kunden um folgende Fragen gehen:

• Wann ist das Projekt für den Kunden erfolgreich?
• Was sind die konkreten Zielsetzungen des Projekts?
• Wie können diese Zielsetzungen gemessen werden?
• Wieviel Budget, personelle Ressourcen (auch seitens des Kunden) und Zeit stehen zur Verfügung?
• Sind die Ziele vor diesem Hintergrund realistisch? Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für die Umsetzung des Projekts?
• Müssen der Funktions- und Lieferumfang des Projekts stärker eingegrenzt oder Folgephasen abgegrenzt werden?

Aus den Ergebnissen dieses Fragenkatalogs wird ein Projektstrukturplan entwickelt, der die Ziele des Projekts in Teilaufgaben strukturiert und verfeinert, bis alle Teilaufgaben als konkrete Arbeitspakete definiert sind. Dann erst werden die Arbeitspakete zugewiesen.

Dies soll anhand eines Beispiels verdeutlicht werden: Ein Kunde möchte sein Internetangebot überarbeiten, wünscht sich ein neues Design, und auch die Navigation soll überarbeitet werden. Bisher war diese nach den Zuständigkeiten der Abteilungen beim Kunden gegliedert, nun soll sich die Struktur an den Zielgruppeninteressen orientieren. Dazu müssen die Inhalte zielgruppenspezifisch überarbeitet werden. Des Weiteren ist gewünscht, den Funktionsumfang um einen Shop für Werbemittel und Newsletter-Angebote zu erweitern. Zu guter Letzt sollen die Redaktionsabläufe vereinfacht werden.

Steht der Strukturplan, folgt eine Art „Fahrplan des Projekts“, der so genannte Ablaufplan. Die Fragen, die sich Ihnen hierbei stellen, sind:

• Wann muss welches Arbeitspaket umgesetzt werden? In welcher Reihenfolge ist dies sinnvoll?
• Welche Arbeitspakete können parallel realisiert werden?
• An welchen Stellen gibt es Abhängigkeiten? Das heißt, wo sind die Ergebnisse eines oder mehrerer Arbeitspakete die Voraussetzung von anderen Arbeitspaketen?
• Wo sind Meilensteine sinnvoll? (Meilenstein = Ereignis innerhalb des Projektverlaufs mit besonderer Bedeutung, zum Beispiel bei der Erreichung eines Zwischenziels)

Die Visualisierung der Ziele sowie des Struktur- und Ablaufplans gegenüber dem Kunden und dem Team ist der wesentliche Schritt für die erfolgreiche Planung, denn sie ermöglicht die Abstimmung mit allen Beteiligten. Jeder hat so die Ziele des Projekts, den persönlichen Beitrag und die Aufgaben konkret vor Augen. Außerdem wird deutlich, ob die Ziele und Aufgaben im Team und gegenüber dem Kunden richtig verstanden wurden und ob die Aufgabenverteilung – kurz, ob die Planung realistisch ist. Praxistipps zur erfolgreichen Planung eines Webprojekts:

• Wohin geht die Reise? Ziele gemeinsam mit dem Kunden definieren und priorisieren.
• Dem Projekt Struktur geben! Ziele in Teilaufgaben und Arbeitspakete verfeinern, Verantwortlichkeiten festlegen.
• Fahrplan entwickeln! Was ist wann durch wen zu tun?
• Visualisierung ist alles! Die Grundfundamente des Projekts für alle sichtbar im Team und beim Kunden visualisieren.

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