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Die besten Tricks bei der Budgetplanung für Freelancer und Agenturen

Aus dem
t3n Magazin Nr. 29

09/2012 - 11/2012

Wie als Agentur oder Freelancer ein Budget berechnen? Welche Richtlinien gilt es, dabei zu beachten? Worauf kommt es bei Honorar-Verhandlungen an? Kapitale Fehler in entsprechenden Berechnungen oder Verhandlungen führen nicht selten zum wirtschaftlichen Scheitern. Ein Einblick in die richtige Kalkulation.

Die besten Tricks bei der Budgetplanung für Freelancer und Agenturen

„Der Neid ist die aufrichtigste Form der Anerkennung“, meinte Wilhelm Busch. Als Agentur oder Freiberufler möchte man diese Aussage sicherlich dahingehend ändern, dass nicht der Neid, sondern das Geld die ehrlichste Form der Anerkennung für die eigene Arbeitsleistung ist. Der Berufswunsch, etwas in den Medien zu machen, erfährt häufig einen großen Dämpfer, wenn es dann darum geht, dass man mit seiner Arbeit auch den Lebensunterhalt bestreiten muss. Kreativität und die Lust, sich mit kaufmännischen Dingen zu beschäftigen, sind oftmals zwei weit auseinanderliegende Welten.

Für das wirtschaftliche Scheitern eines Kreativen ist selten dessen fachliche Kompetenz verantwortlich: Es gibt begnadete Grafiker oder Webdesigner, deren Arbeiten über alle Zweifel erhaben sind, die es aber dennoch nicht schaffen, finanziell über die Runden zu kommen. Manchmal erscheint es geradezu ungerecht, wenn sich ein kreativer Mensch einen anderen Beruf suchen muss, weil er es nicht schafft, richtig zu kalkulieren. Das Problem liegt häufig in den Verhandlungen um die Bezahlung, bei denen sich zwei komplett unterschiedliche Partner gegenüber sitzen: Der kreative Designer ist in Sachen Verhandlungsgeschick dem Chefeinkäufer eines Unternehmens meist unterlegen, denn der Ansprechpartner auf Kundenseite beschäftigt sich tagtäglich damit, möglichst günstig einzukaufen.

Kreative Leistung ist keine Schraube

Außerdem bestimmen immer mehr Betriebswirte den Einkauf von Kreativleistungen und nicht mehr ein ausgebildeter Werbefachmann: Eine grafische Arbeit wird da gleichgestellt mit dem Einkauf von Schrauben oder Maschinen. Es fehlt häufig das Verständnis für die kreative Leistung. Den Auftrag gewinnt oftmals nicht die bessere Agentur, sondern diejenige, die den besseren und geübteren Verhandlungsführer ins Rennen schickt.

Aber auch die Kreativen selbst sind oft schuld, dass sie unterbezahlt sind: Oftmals wissen sie nicht, wie denn die von ihnen angebotene Leistung abgerechnet werden muss, damit sich ein Auftrag auch wirtschaftlich lohnt.

Die Basis für jede Kalkulation ist der eigene Stundensatz

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reative haben oft Probleme bei der Berechnung ihres Stundensatzes.

In der Industrie kann der Controller auf Knopfdruck sagen, an welchem Produkt welcher Rohertrag erzielt wird, wie viel jeder einzelne Produktionsschritt kostet und welcher Preis am Markt beim Verkauf erzielt werden muss. Dieses Wissen ist in der Kreativwirtschaft oft nicht vorhanden. In Verhandlungen kennen Kreative nicht einmal den Spielraum, wie weit sie dem Kunden preislich noch entgegen kommen können und dennoch ausreichend viel verdienen, um das eigene Leben zu finanzieren und den Bürobetrieb mit allen Kosten am Leben zu halten.

Die Basis für jede Angebotskalkulation ist immer der eigene Stundensatz. Wer es sich einfach machen möchte, der fragt einen Steuerberater mit Erfahrung in der Kreativbranche. Dieser kennt die Zahlen und weiß, wieviele Stunden ein Grafiker oder eine Agentur als maximale monatliche Arbeitszeit ansehen kann.

Unabhängig davon, ob der eigene Steuerberater aufgrund seiner spezifischen Erfahrung den korrekten individuellen Stundensatz eines Kreativen ermitteln kann, ist es immer sinnvoll, sich auch einmal selbst mit seinen Zahlen zu beschäftigen. Daraus entwickelt sich ein Gespür, was man alles im Monat mit seinen Einnahmen bestreiten muss und wo sich sinnlose Geldfresser verstecken. Vor allem gehen Designer mit diesem Wissen auch sicherer und selbstbewusster in Verhandlungen mit potenziellen Auftraggebern.

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10 Antworten
  1. von narc am 11.01.2013 (17:27 Uhr)

    Perfekt formuliert und alles Nötige zusammengefasst, dem ist wirklich nichts mehr hinzuzufügen. Ich persönlich hatte erst vor Kurzem ein Gespräch mit einem potenziellen Neukunden. Meine Kalkulation war schon recht stramm kalkuliert, als ich dann hörte: "Aber Sie sind doch allein, warum kostet diese Dienstleistung bei Ihnen soviel" - habe ich komplett abgewunken, leider wollte sich der Herr auf kein Kompromiss einlassen.

    Das Problem von uns Freelancern, ist eben das bereits angesprochene, wird man krank zieht sich der Auftrag in die Länge, der Kunde wird verärgert oder droht mit einer Vertragsstrafe. Die meisten mittelständischen Unternehmen nehmen lieber noch mehr Geld in die Hand und beauftragen gleich eine große Agentur - auch wenn die Qualität der Arbeit nicht unbedingt besser wird.

    Traurig aber war, ist ein ständiger Spagat bei einem Freelancer.

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  2. von Fach kräfte und Mangel am 11.01.2013 (17:48 Uhr)

    Man müsste mal eine kleine Tabelle mit unterschiedlichen Rechenwegen aufzeigen. Meist kommt man dann auf ich glaube 1600(?) Stunden pro Jahr auf die man das Brutto(Steuern, Krankenkasse,Kosten,...)gehalt verteilen muss um gleich gut zu stehen wie der gleich-verdienende Festangestellte.


    Zahlungs-Ausfälle muss man (möglicherweise speziell bei Medien-Jobs) auch einkalkulieren. Neulich bei einer Auswanderer-Doku so in etwa aus Erinnerung zitiert: "Hier hatte ich in einem Jahr so viele Zahlungsausfälle wie in 10 Jahren in Deutschland nicht."
    Auch Trivialpatente und Abmahnungen kosten Geld.
    Das viele Vertragsklauseln unzulässig sind und man alle Verträge vom eigenen Anwalt kostenpflichtig überprüfen lassen muss, wissen viele vielleicht auch nicht.

    Die Gewerkschaften mag ich zwar nicht so besonders aber je nach Branche gibts durchaus Hinweise und Quasi-Preislisten für beispielsweise Kreativleistungen die man regelmäßig checken sollte. Bei Abmahnungen werden gerne die offiziellen Preislisten zugrunde gelegt (z.b. 200 Euro für ein Foto) obwohl in Wirklichkeit bei den legalen Foto-Vermarktungs-Servern der Bildagenturen viele Bilder für 7,50 Euro zu haben sind. Wenn die Versicherung bezahlen soll, schaut man in die Schwacke-Liste. Wenn man selber kaufen oder verkaufen will, schaut man bei Autoscout usw. . Die Existenz unterschiedlicher unterschiedlich zweckmäßiger Listen muss man auch lernen. Salz und Pfeffer sind beides Gewürze aber meist wohl eher nicht austauschbar. Die Gewerkschafts-Statistik über die Informatiker-Einstiegs-Gehälter ist ja nur für Unternehmen mit Haustarif-Vertrag bzw. Tarif-Vertrag (also oft Mittelständler). Viele Informatiker arbeiten aber eher für kleine Klitschen und können von diesen "offiziellen" Löhnen, die den Abiturienten jedes Jahr zeitlich zur Uni-Anmeldung (also vor den Sommerferien) passend präsentiert werden, eher oft nur träumen.

    Und warum denn kommen Konkurrenten ? Weil keiner den Schülern aufzeigt, welche Berufe (Medien, aber auch Informatik,...) zu viele Studenten haben bzw. wie hoch die Übernahmequoten sind.
    In einer echten Marktwirtschaft produziere ich ja keine Weihnachtsmänner, Autos oder Osterhasen wenn die Läden noch welche abverkaufen und die Regale voll sind. Ausbildungs-Plätze und Studienplätze für ausweglose Berufe hingegen finden leider zu viele Teilnehmer und belasten jeden Monat mehr den Arbeitsmarkt. Siehe z.B. Redakteure von der Frankfurter Rundschau, Financial Times Deutschland, 34 Stellen heute irgendwo bei einem größeren Verlag und anderen Zeitungen und Zeitschriften wo aktuell ständig entlassen wird. Werden deswegen weniger Journalisten ausgebildet ? Usw.
    Echte Informatiker wissen das schon lange. Fachinformatiker (Betrieb+Berufsschule) ist wohl ok. Alles andere ist problematisch weil man für gute Software eher selten belohnt wird. Oder wie viel gute Software und überlegene Apps kennt ihr ? Die BMWs und Rolexe haben doch wohl eher die BWLer, Juristen und Aufsichtsräte im Unternehmen.
    Und wenn man Dinge (Software-Produkte) kauft, wo man keine "Handwerker"(Software-Techniker mit ganz superspeziellen API- bzw. Anwendungskenntnissen) findet und dann wegen Fachkräftemangel "jammert", ist man selber schuld. Kühlschränke, Fernseher, Autos,... kann jeder entsprechende Handwerker-Geselle einbauen und warten und reparieren und von den Herstellern gibts auch Fortbildungen und wer die offizielle Werks-Werkstatt nicht mag kann freie Werkstätten nehmen und sich auch im Urlaub das Auto problemlos in der Walachei reparieren lassen. Die Ludolfs kennen alle möglichen Automodelle seit 50-80 Jahren. Wie viele kennen alle Oracle-Versionen oder Nokia-Phone-Firmwares oder SAP-Versionen oder können Datenbanken genau so gut administrieren wie HandwerkerGesellen (ohne Abitur!) einen Gasbrenner oder alle gängigen Auto-Modelle ? Keep it so simple that you can handle it. Wer sich Knebel-Wartungs-Verträge u.ä. aufschwatzen lässt und wegen Support-Wegfalls alle paar Jahre immer wieder teuer neu kaufen muss, macht was falsch. Gleichzeitig stimmen in der Softwarebranche Preis-Leistung oft nicht. Beide Seiten sind unzufrieden. Tja.

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  3. von jswebschmiede am 11.01.2013 (19:06 Uhr)

    Hallo,
    das ist wirklich gut. "...relative haben oft Probleme bei der Berechnung ihres Stundensatzes..." das glaub ich weniger, eher das jemand den Bezahlt. Was in Deutschland mittlerweile los ist unfassbar, Freelancer bekommen Stundenlöhne in Höhe von 10 € die Stunde, von manch Agentur angesagt und die finden das noch nicht mal unverschämt.

    Also besser mal eine Artikel über Lohn Dumping im Freelancer Bereich.

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  4. von Andreas Frank am 11.01.2013 (22:17 Uhr)

    @jswebschmiede: Ist auch das Blog vom Autor. :-)

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  5. von Sebastian am 12.01.2013 (01:23 Uhr)

    Interessanter Artikel. Gibt's nicht eine web app mit der ich mir meinen Stundensatz ermitteln kann?

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  6. von Andreas Frank am 12.01.2013 (03:16 Uhr)

    @Sebastian: Einen Stundensatz musst Du ja nicht jeden Tag oder oder Monat neu kalkulieren, nur wenn sich in Deiner Kostenstruktur etwas gravierendes ändert. Von daher ist eine App eine gute Idee, aber nicht unbedingt nötig. Gerne kann ich Dir anbieten, bei der Ermittlung Deines persönlichen Stundensatzes behilflich zu sein. Wenn Du möchtest, dann schicke mir einfach eine eMail.

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  7. von Sven am 12.01.2013 (09:44 Uhr)

    Was in der Berechnung oben noch zu kurz kommt ist der Fakt, dass man als Freelancer nicht zu 100% der Zeit ausgelastet ist.
    In einer Agentur hat man idealerweise ein oder mehrere Personen die sich darum kümmern, dass permanent Aufträge da sind. Als Freelancer muss man sich darum selber kümmern und es passiert zwangsläufig, dass man Leerlaufzeiten hat. Diese sollte man bei seinem anvisiertem Stundenlohn einkalkulieren.
    Ebenso trägt man auch ein unternehmerisches Risiko und man möchte auch nicht von der Hand in den Mund leben, sondern sollte auch Rücklagen einplanen.

    So gesehen sollte niemand mit einem 10 Euro Stundenlohn kalkulieren, auch wenn ihm das als Angestellter netto auf die Hand vielleicht reichen würde.

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  8. von Andreas Frank am 13.01.2013 (20:01 Uhr)

    Wir hatten durch desen Artikel hier sehr viel Traffic auf unseren WerbeCheck-Seiten und es haben sich dadurch schon ein paar für beide Seiten ganz interessante Kontakte ergeben. Dafür ganz herzlichen Dank! Da die Frage aufkam, ja, den Rotstift gibt es auch bei Amazon. Allerdings nicht als Download, sondern als Taschenbuch mit 440 Seiten: http://www.amazon.de/dp/3000393293

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  9. von YUHIRO.DE am 14.06.2014 (04:00 Uhr)

    Vielen Dank Herr Frank für den Artikel,

    besonders die Beispiel-Kalkulation ist sehr hilfreich. Ich denke auch das grössere Agenturen einen etwas höheren Stundensatz berechnent müssen,
    da diese oftmals noch mehr Mitarbeiter haben, die nicht direkt an der Leistungserbringung beteiligt sind. Zum Beispiel Leute im Vertrieb und Marketing.

    Ich habe auch eine Beispielkalkulation mit einer 10 Mann Agentur erstellt: http://www.yuhiro.de/was-ist-der-stundensatz-von-agenturen/

    Dort sieht man auch, das der Stundensatz etwas höher ausfällt, als bei kleineren Firmen.

    Danke für die hilfreichen Informationen.

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