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PDF statt Papier: So klappt es mit dem papierlosen Büro

    PDF statt Papier: So klappt es mit dem papierlosen Büro

Papierloses Büro. (Foto: swilmor/iStock)

Während es bei Fotos, Filmen und Musik inzwischen selbstverständlich ist, sie digital zu verwalten, herrscht bei Dokumenten immer noch Papierkrieg. Dabei lässt sich ein papierloses Büro mit geringem Aufwand und wenigen Schritten realisieren. Im Folgenden wird ein einfaches System samt notwendiger Hard- und Software vorgestellt, um das Erstellen und Verwalten von digitalen Dokumenten spielend einfach zu machen.

Die vergangenen Jahre waren geprägt von zahlreichen technischen Neuerungen, die uns das Leben leichter machen: Vom Auto bis zur Heizung wird alles „smart“. Nur wenn man in deutsche Büros schaut, werden Zweifel wach, ob wir uns wirklich im 21. Jahrhundert befinden: Noch immer stapeln sich Papier, Ordner und Dokumente auf den Schreibtischen. Dabei gibt es längst gute Möglichkeiten, die Zettelwirtschaft endlich loszuwerden und von überall her auf seine Dokumente zugreifen zu können.

Schritt 1: aus Papierkram digitale Dokumente machen

Am Anfang geht es darum, eine Bestandsaufnahme aller vorliegenden Papierdokumente vorzunehmen. Ziel ist es, sich einen Überblick für die anschließende Digitalisierung zu verschaffen, nicht mehr benötigte Unterlagen sollten bei dieser Gelegenheit entsorgt werden.

Es folgt das Scannen der verbleibenden Dokumente. Damit kann man entweder einen Dienstleister wie Dropscan beauftragen oder die Sache selber in die Hand nehmen und in eine eigene Scan-Workstation investieren. Bei der Auswahl der notwendigen Hard- und Software sollten jedoch einige Punkte beachtet werden.

Wer an unterschiedlichen Standorten oder unterwegs scannt, wird die Anschaffung eines mobilen Scanners in Erwägung ziehen. Alle führenden Hersteller haben inzwischen leistungsfähige Geräte dieser Kategorie im Angebot: Kodak den Scanmate i940, Canon den P-215 und Fujitsu den Scansnap S1300i. Trotz minimaler Größe und Gewicht sind diese Scanner in der Lage, bis zu 500 Seiten täglich zu verarbeiten. Auch die Geschwindigkeit ist mit bis zu 30 Scans/Minute für das Scannen unterwegs völlig ausreichend. Alle Geräte sind sowohl in einer Windows- als auch einer Mac-Variante erhältlich.

Fällt kontinuierlich ein höheres Scanvolumen an einem Ort an, kann es ratsam sein, in einen Arbeitsplatzscanner der mittleren Preis- und Volumenklasse investieren. Produktionsscanner der Oberklasse sind hingegen nur für Scan-Dienstleister oder Großkonzerne sinnvoll.

Im praktischen Einsatz ist ein leistungsfähiger Einzelblatteinzug der wichtigste Punkt, auf den man bei der Auswahl eines Scanners achten sollte. Er muss ein breites Spektrum an unterschiedlichen Dokumentenarten, idealerweise vom Kassenzettel und der Visitenkarte bis hin zum A3-Dokument, problemlos verarbeiten können. Moderne Scanner arbeiten mit einer Ultraschallerkennung, die zuverlässig verhindert, dass mehrere Seiten auf einmal eingezogen werden. Dadurch können unterschiedlichste Dokumente stapelweise sicher verarbeitet werden.

Mobile Scanner wie der Scanmate i940 von Kodak verarbeiten trotz ihrer geringen Größe bis zu 500 Seiten pro Tag.
Mobile Scanner wie der Scanmate i940 von Kodak verarbeiten trotz ihrer geringen Größe bis zu 500 Seiten pro Tag.

Schwierige Fälle, zum Beispiel sehr dünnes oder dickes Papier, aber auch Kleinst- oder Überformate, sollten mithilfe eines Flachbettscanners gescannt werden. Kodak hat mit dem i2900 auf der CeBit 2013 einen kompakten Einzugscanner mit integriertem Flachbett vorgestellt, mit dem sich sogar Bücher problemlos digitalisieren lassen. Andere Hersteller bieten die Möglichkeit, ein separates Flachbett an den Scanner anzuschließen.

Häufig überschätzt werden die Anforderungen an Scan-Geschwindigkeit und -Auflösung: Scans mit mehr als 600 dpi werden nur für das Digitalisieren von Fotos benötigt, beim Scannen von Dokumenten reicht eine Auflösung von 300 dpi für die meisten Anwendungen völlig aus. Eine geringere Auflösung hat den Vorteil, dass sich die Dateigröße der Scans stark verringert und die Scan-Geschwindigkeit steigt. Geräte, die mehr als 100 Scans/Minute erzeugen, werden in den wenigsten Unternehmen wirklich benötigt und sind nur bei sehr hohem täglichen Scan-Volumen sinnvoll.

Mindestens genauso wichtig wie die Hardware ist es, einen genauen Blick auf die mitgelieferte Software des Scanners zu werfen. Viele Hersteller haben ihre Scannertreiber inzwischen mit umfangreichen Möglichkeiten zur Bildverarbeitung und -optimierung ausgestattet, die dafür sorgen, dass am Ende perfekte digitale Dokumente vorliegen. Folgende Funktionen sind dabei Standard und sollten auf jeden Fall beherrscht werden:

  • Die richtige Seitengröße: Die Software erkennt automatisch die Größe des Dokumentes und schneidet es sauber an den Rändern aus.
  • Schräglagenkorrektur und Bilddrehung: Schräg eingezogene Dokumente werden gerade gerückt, die Textausrichtung wird erkannt und das Dokument entsprechend der Leserichtung gedreht.
  • Entfernen leerer Seiten: Scans, die keine oder minimale Informationen enthalten, werden gelöscht.

Damit keine manuellen Nacharbeiten an den Scans erforderlich sind, ist es wichtig, dass diese (und weitere) Funktionen automatisiert angewandt werden können. Idealerweise sollte man sie mithilfe von konfigurierbaren Profilen per Knopfdruck am Gerät oder am PC abrufen können.

Für die Speicherung der Scans sollte es möglich sein, unterschiedliche Dateiformate zu erzeugen. Bei Dokumenten greift man auf den etablierten PDF-Standard zurück. Sollen die Scans langfristig archiviert werden, sollte man entweder TIFF verwenden oder das PDF/A-Format, idealerweise in der Version PDF/A-3. Eine interessante Option kann es auch sein, Bücher und Dokumente als eBook im ePup-Format zu speichern.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Scan-Software eine OCR-Funktion beinhaltet, welche den Textinhalt eines Dokumentes erkennt und im Volltext zur Verfügung stellt. Damit können so genannte Zwei-Ebenen-PDFs erzeugt werden, welche sowohl das originalgetreue Abbild der Papiervorlage als auch den gesamten erkannten Text enthalten und damit vollständig durchsuchbar sind. Diese Funktion bildet die Grundlage für den nächsten Schritt zum papierlosen Büro.

Schritt 2: Digitale Dokumente speichern, verwalten und finden

Ziel einer effektiven Verwaltung von digitalen Dokumenten ist es, die Dokumente selber, vor allem aber die darin enthaltenen Informationen, so schnell und einfach wie möglich verfügbar zu machen. Je nach Volumen und konkreten Anforderungen sind zwei Ansätze sinnvoll und empfehlenswert.

Alle modernen Betriebsysteme können von Haus aus (PDF-)Dateien und deren Inhalt durchsuchen. Auf dem Mac liefert Spotlight hervorragende Ergebnisse, unter Windows muss je nach eingesetzter Version gegebenenfalls der kostenlose Acrobat Reader von Adobe installiert werden, um den kompletten Inhalt von PDF-Dateien durchsuchen zu können.

Diese Kombination aus durchsuchbaren Dateien und systemweiter Suche ermöglicht eine Art Dokumentenmangement light: Alle Dokumente werden dabei in einen Ordner mit möglichst wenigen oder keinen Unterordnern gespeichert. Benötigt man ein bestimmtes Dokument, gibt man in der Suche einfach im Dokument vorhandenen Stichworte ein, zum Beispiel Kontoauszug oder Rechnung. Meist lässt sich die Suche noch durch weitere Stichworte verfeinern, zum Beispiel Kontoauszug Deutsche Bank April 2012. Zutreffende Dokumente werden dann in Sekundenschnelle angezeigt.

Trotz dieser Möglichkeiten sollte man auf eine sinnvolle Benennung der digitalen Dokumente achten. In der Praxis hat sich gezeigt, dass eine Kombination aus Datum (zum Beispiel Eingangs-, Rechnungs- oder Scan-Datum) und einem Schlagwort, welches den Inhalt beschreibt, sehr sinnvoll ist. Dadurch können auch größere Menge an Dateien einfach gefiltert und gefunden werden. Die meiste Scan-Software verfügt bereits über Funktionen, die es ermöglichen, die Benennung der digitalen Dokumente stark zu automatisieren.

Profi-Tipp: Wer seine Dokumentenverwaltung noch weiter automatisieren möchte, nutzt auf dem Mac das Tool Hazel. Auf Basis von einfach zu definierenden Regeln lassen sich Dateien damit umbenennen, speichern, kopieren, bewegen oder löschen. Hazel arbeitet im Hintergrund, die zu den Regeln gehörenden Aktionen werden komplett automatisch ausgeführt. Bei durchsuchbaren PDF-Dateien ist Hazel sogar in der Lage, bestimmte Aktionen anhand des Inhalts der Dokumente vorzunehmen, wodurch sich fast unbegrenzte Möglichkeiten ergeben. Für Windows-Anwender existiert mit Belvedere eine (sogar kostenlose) Alternative. Wer noch tiefer in diesen einfachen aber effektiven Ansatz zum Dokumentenmanagement einsteigen will, sollte die Bücher „Paperless“ von David Sparks und „Bit Literacy“ von Mark Hurst lesen.

Mit Hazel für Mac lässt sich die Dokumentenverwaltung auf einfache Art und Weise auf Basis von Regeln automatisieren.
Mit Hazel für Mac lässt sich die Dokumentenverwaltung auf einfache Art und Weise auf Basis von Regeln automatisieren.

Reichen die beschriebenen Möglichkeiten nicht aus, zum Beispiel wenn eine große Anzahl von Dokumenten sehr vielen Anwendern zugänglich gemacht werden soll, kann es sinnvoll sein, ein Document Management System (DMS) einzusetzen. Dieses bietet zum einen vielfältige Möglichkeiten, um Dokumente zu verschlagworten und mit zusätzlichen Informationen zu versehen. Zum anderen sind DMS-Lösungen mit umfangreichen Such- und Filterfunktionen ausgestattet, mit denen man auch in großen Mengen von Dokumenten einzelne Informationen gezielt und schnell finden kann.

Die grundsätzliche Entscheidung ist hierbei, ob man eine lokal installierte Software oder ein Cloud-basiertes System verwenden möchte. Zur ersten Kategorie gehören Programme wie iDocument oder Devonthink auf dem Mac, ELO-Office ist eines der populärsten Systeme unter Windows.

Stark gewachsen ist die Zahl der Anbieter von Cloud-basierten Lösungen. Das Spektrum reicht dabei von Dropbox, Filespots und Evernote, die primär der Speicherung von Dokumenten dienen, bis hin zu Unternehmenslösungen wie Box.com und Amagno mit einem stark erweiterten Funktionsumfang.

Die Grenze zwischen lokaler Software und Cloud löst sich jedoch zunehmend auf. Die meisten Cloud-Lösungen offerieren inzwischen auch lokale Clients für PC oder Mobilgeräte, Anbieter von Desktop-Software synchronisieren lokal gespeicherte Dokumente mit der Cloud.

Cloud-basierte Lösungen haben klare Vorteile: Neue Anwender können sofort Zugriff erhalten, Dokumente können einfacher und kontrolliert auch an Externe verteilt werden. Bei sensiblen Dokumenten sollte man aber einen genauen Blick auf die Datenschutzbestimmungen werfen, besonders wenn Daten auf Servern im Ausland gespeichert werden.

Letztlich ist die Einführung und laufende Pflege eines DMS je nach Komplexität des Systems immer mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden. Diesen sollte man dem erwarteten Nutzen gegenüberstellen und im Zweifelsfall der einfacheren Lösung den Vorzug geben.

3. Schritt: Papierunterlagen archivieren oder entsorgen

Grundsatz eines papierlosen Büros ist immer, dass alle relevanten Papierunterlagen in digitaler Form vorliegen. Stellt sich noch die Frage, was mit den Papierunterlagen geschehen soll? Ob und welche Unterlagen für wie lange aufbewahrt werden müssen, ist im Detail ein sehr umfangreiches Thema. Grundsätzlich gilt in der Praxis leider immer noch, dass man bei steuerlich oder rechtlich relevanten Unterlagen nur dann wirklich auf der sicheren Seite ist, wenn diese auch in Papierform vorliegen. Daher sollten Papierunterlagen einem möglichst einfachen Archivsystem zugeführt werden, bei dem man die Unterlagen nach Datum sortiert in Ordnern aufbewahrt. In Kombination mit den digitalen Dokumenten, die mit dem gleichen Datum versehen sind, kann jederzeit der Bezug zur Papierversion hergestellt und diese einfach gefunden werden. Sind die Unterlagen einmal in dieser Form abgelegt, nutzt man das Papierarchiv aber nur noch in Ausnahmefällen, täglich gearbeitet wird ausschließlich mit digitalen Dokumenten.

Fazit

Letztlich ist das wichtigste Ziel eines papierlosen Büros nicht, Papier zu vernichten, sondern der schnelle und einfache Zugriff auf digitale Dokumente und die darin enthaltenen Informationen. Mit dem vorgestellten Ansatz ist dies auch in der Praxis leicht umzusetzen – wer einmal damit angefangen hat, wird begeistert sein.

Ein Scan-Service in der Cloud für Briefpost und Papierdokumente ist Dropscan. Der Kunde erhält eine Scanbox mit individueller Postadresse, an die man seine Post oder eigene Papierunterlagen schicken kann. Eingehende Sendungen werden auf Anforderung digitalisiert und als durchsuchbare PDF-Dateien zur Verfügung gestellt.

Links und Literatur

  1. Dropscan
  2. Kodak Scanmate i940
  3. Canon P-215
  4. Fujitsu Scansnap S1300i
  5. Hazel
  6. Belvedere
  7. David Sparks, Paperless
  8. Mark Hurst, Bit Literacy
  9. iDocument
  10. Devonthink
  11. ELO-Office
  12. Amagno

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6 Reaktionen
iButler
iButler

Über das Papierlose Büro wird schon seit Jahren heiß im Netz diskutiert. Eine Standard Lösung gibt es nicht wirklich. Entweder das, oder Sie ist für Privatanwender so wie für Klein- und mittelständische Unternehmen kostentechnisch einfach nicht realisierbar.

Im Prinzip kocht jeder irgendwie, irgendwo sein eigenes Süppchen. Vielleicht ist meine Artikelserie deine universell einsetzbare Verfeinerung der Suppe:

- Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird: http://wp.me/p3NN2s-1RHJ (Privatpersonen)

- Wie dein Papierloses Büro mit Foxdox wahr wird: http://wp.me/p3NN2s-1X4A (Gewerblich)

Unsere Community: http://www.paperless-pioneers.de

Grüße André

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martineisenbach
martineisenbach

Hallo,

vielen dank für den Überblick! ich habe allerdings das ganze über mein iPhone kostengünstiger gelöst auch nach dieser Anleitung, vielleicht hilft das ja dem ein oder anderen
https://www.youtube.com/watch?v=bWsrk-1nUZw

Viele Grüsse
Martin

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Sortiersysteme
Sortiersysteme

Ein papierloses Büro wäre schon eine gute Sache, aber wohl recht schwer umzusetzen, besonders, wenn man viele Dokumente aus Jahren zusammengesammelt hat und diese einscannen und sortieren muss. Sinnvoll auf jeden Fall aber für kleine Büros schwer umzusetzen. Manchmal muss es einfach noch das gute alte Papier sein, aber auch da können Sortiersysteme die Arbeit erleichtern.

Antworten

Ulrich Schmidt
Ulrich Schmidt

Die Quellenangabe unter [11] geht an einen Distributor. Die "richtige" Homepage für ELOoffice ist hier zu finden: http://elooffice.elo.com/
Da kann man/frau sich den Distributor aussuchen.

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Thomas Quensen

Danke für den Hinweis, ist korrigiert

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Randall
Randall

Das papierlosebüro fängt aber auch schon beim Schreibprozess an - bevor überhaupt aus Papier digitale Dokumente gemacht werden müssen. Gerade wenn umfabgreiche Dokumente verfasst werden helfen Tools wie DBook (http://www.dbook.biz) um nicht jeden Abstimmungsschritt immer in Papierform zu besprechen.

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