Das Unangenehme zugleich vorweg: Es ist für Anwender wie Auftragnehmer oftmals ebenso arbeitsreich wie mühevoll, ein wirklich brauchbares Pflichtenheft zu erstellen. Und für beide Parteien liegen in einem solchen Werk, ist es dann endlich fertig, gleichermaßen Chancen wie Risiken.

Zur Anschauung folgendes Beispiel: Ein Webauftritt soll auf ein einheitliches Content Management System umgestellt werden. Der Kunde, beispielsweise Betreiber eines technisch veralteten und visuell wenig ansprechenden Shopsystems, hat sich informiert und ist auf das Open-Source-System TYPO3 aufmerksam geworden. Zusammen mit seinen Mitarbeitern erarbeitet er ein so genanntes Lastenheft (auch grobes Pflichtenheft genannt), in dem er versucht, die Forderungen an das zu erstellende System aus seiner eigenen Sicht als Anwender einschließlich aller Randbedingungen zu beschreiben. Die Palette dieser Forderungen kann inhaltlich von der Forderung nach möglichst geringen Umsetzungs- und Lizenzkosten, einem ausgereiften und professionellen Warenkorbsystem, der Einbindung von Kreditkarte und Bankeinzug als Zahlungsweisen für klassische Produkte bis hin zu an die verschiedenen Produkttypen angepassten Lieferkosten und vielen weiteren denkbaren Sonderfeatures reichen. Das Lastenheft definiert insoweit ganz grob, was für eine Aufgabe vorliegt und legt die Rahmenbedingungen dar.

Wohin die Reise geht ...

Darauf aufbauend wird im Rahmen eines so genannten Pflichtenheftes ein „Fachfeinkonzept“ erstellt, in dem ebenso detailreich wie inhaltlich erweiternd die Realisierungsforderungen vertraglich bindend beschrieben werden. Das OLG Düsseldorf hatte bereits im Jahre 1993 die zentrale Funktion eines solchen Pflichtenheftes hervorgehoben, mit dem der Leistungsinhalt konkretisiert, also festgelegt wird, welche bestimmte Einzelleistungen das Programm mit welchen Mitteln unter welchen Voraussetzungen und mit welchen Vorgaben erbringen soll.