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Mit Process Mining Unternehmensprozesse digital analysieren: Schaltzentrale für Daten

    Mit Process Mining Unternehmensprozesse digital analysieren: Schaltzentrale für Daten

Die Process-Miner von Celonis bei der täglichen Arbeit im Münchener Büro (Foto: Celonis)

Process Mining ist der große Trend in der Datenanalytik: Die smarte Visualisierung der Unternehmensprozesse soll zeigen, wo es hakt und welche Abläufe sich wie verbessern lassen.

In jedem Unternehmen laufen täglich verschiedene Prozesse ab: Eine Lieferung geht ein, eine Bestellung geht raus. Mitarbeiter machen Angebote und begleichen Rechnungen. Damit alle diese Prozesse glatt über die Bühne gehen, haben viele Unternehmen feste Abläufe entwickelt. So muss eine Rechnung zum Beispiel geprüft und frei geschalten sein, ehe die Buchhaltung deren Betrag überweisen darf. Doch je mehr solcher Prozesse es gibt, desto mehr Fehler können sich einschleichen – und diese zu finden, ist oft reinste Detektivarbeit.

Rudolf Kuhn ist Prozessberater bei der Firma Process Gold in Schwalbach und hat bereits viele Workshops gemacht, um Prozessabläufe auf Herz und Nieren zu prüfen. „Jeder Mitarbeiter weiß genau, wie ein Prozess ablaufen soll. Es gibt aber stets eine immense Lücke zwischen dem, was die Leute glauben, wie Prozesse abzulaufen haben – und wie sie tatsächlich ablaufen“, sagt er. Nach seinen Workshops setzt Kuhn alles, was ihm die Mitarbeiter erzählt haben, wie ein Puzzle zusammen. Dabei muss er oft intuitiv entscheiden, an welchen Stellen Prozesse womöglich aus dem Ruder laufen – zum Beispiel wo die Mitarbeiter Rechnungen bezahlen, obwohl die Freigabe fehlt. Die Spurensuche ist nicht einfach: In manchen Unternehmen laufen in einem Monat mehrere Millionen solcher Prozesse ab.

Was die Berater und Unternehmen brauchen, ist eine nüchterne Maschine, die in den Prozess-Massen akribisch auf Fehlersuche geht – und zwar Daten-getrieben und weit weg von subjektiven Beteiligten-Interviews und Dokumentationen. Genau das verspricht das so genannte Process Mining. Die Idee hinter dem Begriff ist simpel: Jeden Tag produzieren Unternehmen Daten. Jeder Prozess hinterlässt digitale Spuren, sei es in der Beschaffung, im Einkauf, in der Buchhaltung oder Logistik sowie bei allem, was Kunden zum Beispiel in Onlineshops erledigen, also sämtliche Interaktionen mit der Webseite. Diese Prozesse werden in einfachen Workflow-Systemen festgehalten, in komplexen betriebswirtschaftlichen Systemen wie die von SAP oder in Nutzer-Statistiken. Process Mining bedeutet, sämtliche Prozessabläufe so zu visualisieren, dass man ungetrübt sehen kann, wie sie in der Realität ablaufen. Denn Daten lügen nicht – sie zeigen schonungslos die Schwachstellen auf.

Process Mining visualisiert Unternehmensprozesse und versucht auf Basis einer solchen Analyse, Unternehmenprozesse zu verbessern. Hier eine Grafik des Anbieters Celonis. (Screenshot: Celonis)
Wie bei vielen guten Idee stellt sich eigentlich die Frage, warum nicht schon früher jemand darauf kam? Und in der Tat hat schon vor über zehn Jahren der niederländische Informatik-Professor an der Technischen Universität Eindhoven Wil van der Aalst die mathematischen Grundlagen für Process Mining gelegt. Aber es dauerte, bis die Prozessor- und Speicherleistungen der Rechner die notwendigen Algorithmen effektiv abarbeiten konnten.

Erst 2008 und 2009 begannen die ersten Unternehmen mit der Entwicklung entsprechender Produkte. Die von zwei deutschen Doktoranden gegründete Firma Fluxicon in Eindhoven ist einer der Vorreiter und nach wie vor am Markt. In Deutschland etablierte sich kurze Zeit später die Firma Celonis in München, die seitdem eng mit SAP kooperiert. Celonis wurde 2011 von drei Studierenden der Technischen Universität München gegründet. Damals arbeiteten sie zunächst mit dem Bayrischen Rundfunk zusammen. Dabei entstanden erste Prototypen. Dann kamen Kunden wie Siemens hinzu. Inzwischen macht Celonis einen Umsatz von zehn Millionen Euro im Jahr. Bei Siemens wird die Process Mining Software von Celonis von mehr als 1.000 Mitarbeitern verwendet. „Sie untersuchen fast jeden Prozess, den man sich vorstellen kann“, sagt Julian Baumann, Unternehmenssprecher von Celonis. Neben den Münchenern und Process Gold tummlen sich weitere Anbieter wie ARIS, SNP oder minit auf dem Markt. Inzwischen kann man schon von einem kleinen Hype rund um Process Mining reden.

Alle Daten sind schon da

Eine Schwierigkeit des Process Mining ist, dass sich die benötigten Daten nicht so einfach in dem benötigten Format aus den Systemen in den Unternehmen heraus ziehen lassen. „Die Kunden sind in der Regel nicht dazu in der Lage, sie zu liefern“, sagt Kuhn. „Sie wissen häufig nicht, wo diese Daten zu finden sind.“ Das liege an der Komplexität der Datenbanken. In SAP-Systemen kann ein einzelner Einkaufsablauf Daten schon einmal auf rund 40 bis 50 verschiedene Datenbank-Tabellen verteilen – und insgesamt gibt es bei SAP bis zu 200.000 solcher Tabellen. „Da müssen Sie also erst einmal wissen, welche Daten sie finden müssen, wie die Tabellen verknüpft sind und wo sich welche Aktivität wieder spiegelt“, sagt Kuhn. „ Wir haben die ersten Jahre unter anderem damit verbracht, das rauszukriegen. Und wir lernen in jedem Projekt noch immer dazu.“

Boris Hänßler
Boris Hänßler

ist freier Technikjournalist in Bonn. Er schreibt unter anderem über Künstliche Intelligenz, Virtual Reality und Videospiele. Zudem ist er Autor des Buchs "Als wir zum Surfen noch ans Meer gefahren sind. Unser Leben vor dem Internet.“

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