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Den Online-Shop im Griff: ERP-Systeme für Versandhandel im Überblick

Aus dem
t3n Magazin Nr. 35

03/2014 - 05/2014

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Warenwirtschaftssysteme sind der zentrale Dreh- und Angelpunkt eines Handelsunternehmens. Für Online-Händler bietet der ERP-Markt eine breite Auswahl an Systemen: Branchenlösungen, Versandhandelsaufsätze und spezialisierte Einzellösungen. Wir erklären, was die Unterschiede zwischen den Systemen sind und was es bei diesen zu beachten gibt.

Den Online-Shop im Griff: ERP-Systeme für Versandhandel im Überblick

Den Online-Shop im Griff. (Foto: Photo Concepts / iStock)

Kommt man mit den Beratern einzelner Softwareanbieter ins Gespräch, ergibt sich ein deutliches Bild: Onlinehändler machen sich oft erst dann auf die Suche nach einer neuen Versandhandelslösung, wenn sie an ihre Kapazitätsgrenzen stoßen. Salopp gesagt, erschallt der Ruf nach einer neuen Software, sobald der Händler in der „Flut der Bestellungen“ ertrinkt. Eigentlich ein schönes Erfolgserlebnis, das sich ins Negative wandelt, sobald die „Flut“ nicht mehr in die richtigen Bahnen gelenkt werden kann. Sprich: Sobald weniger Pakete das Haus verlassen als Bestellungen eintreffen. An dieser Stelle setzen ERP- und Warenwirtschaftssysteme für den Online-Handel an.

Beschleunigung und Vereinfachung von Unternehmensprozessen

Der Oberbegriff „Versandhandelssoftware“ kann für verschiedene Systeme stehen, die wir im nächsten Absatz vorstellen. Allen Lösungen liegt der Gedanke zugrunde, den Ablauf der alltäglichen Arbeiten im Versandhandel zu beschleunigen und zu vereinfachen. Gleichzeitig stellen diese Lösungen Werkzeuge dar, die es ermöglichen, viele Verkaufskanäle gleichzeitig zu steuern und dabei die Fehler und Unstimmigkeiten zu vermeiden, die bei einer manuellen Pflege der Kanäle zwangsläufig entstehen. Die Versandhandelslösung unterstützt den Onlinehändler also sowohl im Betriebsablauf als auch bei der Gewinnoptimierung. Eine ausführliche Erläuterung zu den Bestandteilen einer Versandhandelslösung findet sich im ersten Teil unserer ERP-Serie.

Versandhandelssoftware: Ein Überblick

Die Anzahl an ERP-Systemen, die sich das Thema Onlinehandel auf die Fahne geschrieben haben, ist groß. Einige Anbieter bedienen ausschließlich den Onlinehandel: die spezialisierte Einzellösung. Andere wiederum richten sich mit ihrem ERP-System an verschiedene Branchen: die so genannte Branchenlösung. Den Abschluss bilden die Versandhandelsaufsätze: Bei diesen wird ein bestehendes ERP-System um Funktionalitäten für den Versandhandel erweitert. Als Basis für einen solchen Versandhandelsaufsatz kann eines der mächtigen ERP-Systeme von IBM, Microsoft Dynamics NAV, Sage Office Line oder SAP dienen. Der Begriff Versandhandelsaufsatz ist dabei in den seltensten Fällen das, wonach es sich anhört: eine Zusatzkomponente für ein bestehendes Warenwirtschaftssystem. Eher kann man sich diese Programme als ein hochintegriertes System vorstellen. Das ERP-System 4Sellers ist ein Beispiel hierfür: Das ERP Sage Office Line dient als Kern für den Versandhandelsaufsatz, rund um diesen Kern haben die Entwickler des Unternehmens quasi eine eigene Anwendung geschaffen.

Unterschiedliche Wege führen das ERP-System zum Onlinehandel: Ob Branchenlösung, Versandhandelsaufsatz oder spezialisierte Einzellösung, der individuelle Bedarf des Online-Händlers sollte letztlich entscheidend sein.
Unterschiedliche Wege führen das ERP-System zum Onlinehandel: Ob Branchenlösung, Versandhandelsaufsatz oder spezialisierte Einzellösung, der individuelle Bedarf des Online-Händlers sollte letztlich entscheidend sein.

Die Auswahl des richtigen Systems in Angriff nehmen

Auf den ersten Blick ergibt sich aus Anwendersicht kein großer Unterschied: der Nutzer erhält ein auf den Versandhandel abgestimmtes System. Einerlei, ob der Softwarehersteller sich auf den Versandhandel spezialisiert hat oder auch andere Branchen bedient. Die Unterschiede sind zunächst nur im Funktionsumfang und in der Funktionstiefe der einzelnen Lösungen zu finden. Gräbt man etwas tiefer, stellt sich ein wesentliches Detail in den Vordergrund: Branchenlösungen und Versandhandelsaufsätze basieren auf einem System, das nicht nur auf den Versandhandel ausgelegt ist. Dadurch kann unter Umständen auch ein komplexeres Geschäftsmodell besser abgebildet werden, als mit einer spezialisierten Einzellösung. Denn die zugrunde liegenden ERP-Systeme sind dafür geeignet, mehrere Unternehmenszweige unter einen Hut zu bekommen, beispielsweise den Filialhandel, Versandhandel und die Produktion.

Das godesys ERP fasst im Auftragsmanagement eine Übersicht über Auftragserfassung, Warendisposition, Liefer- und Tourenplanung und Retouren zusammen.
Das godesys ERP fasst im Auftragsmanagement eine Übersicht über Auftragserfassung, Warendisposition, Liefer- und Tourenplanung und Retouren zusammen.

Besonderheiten der Branchenlösung

Ein einfaches Beispiel für ein solches Geschäftsmodell: Ein produzierendes Unternehmen beginnt mit dem Versandhandel, weil ein Direktvertrieb etabliert werden soll, und eröffnet ein Jahr später eine Filialkette. Entweder hat das Unternehmen nun drei verschiedene ERP-Systeme gesammelt oder es setzt eine Branchenlösung ein, die den verschiedenen Unternehmensbereichen die passenden Funktionalitäten zur Verfügung stellt. Zum Verständnis muss man hier hinzufügen, dass moderne ERP-Systeme modular aufgebaut sind. Das Unternehmen muss hier nicht drei Branchenlösungen desselben Software-Herstellers installieren, sondern verwendet ein und dasselbe System, es werden in der Regel lediglich zusätzliche Module oder Funktionalitäten freigeschaltet. Oft ist das auch auf Rollen-Basis möglich: So nimmt ein Mitarbeiter seinen benötigten Funktionsumfang von einem Arbeitsplatz zum anderen mit. In diesem Fall hat nicht die Installation, sondern lediglich das Log-in des Mitarbeiters über den Funktionsumfang entschieden. Neben dieser Flexibilität bieten Branchenlösungen in dem Moment, in dem diese zur Komplettlösung werden, im Vergleich zu mehreren, miteinander über Schnittstellen verbundenen Systemen, einen Vorteil: eine gesicherte Datenkonsistenz, da nur eine gemeinsame Datenbasis existiert.

Besonderheiten des Versandhandelsaufsatzes

Da der Versandhandelsaufsatz in der Regel auf ein weitverbreitetes ERP-System einer großen Marke wie SAP, Microsoft Dynamics NAV oder Sage setzt, orientieren sich seine Besonderheiten eng an diesen großen Lösungen. Nicht in Vergessenheit geraten darf dabei, dass hier zwei Lösungen in Einklang gebracht werden müssen. Daraus resultiert zum einen die Tatsache, dass zwei Lizenzen erworben werden müssen: einmal die Lizenz des Basis-ERPs und einmal die Lizenz der Versandhandelslösung. Zum anderen können individuelle Änderungen an einem der Systeme Auswirkungen auf das andere haben.

Mächtige ERP-Systeme oder mächtiger Aufwand

Etablierte und weitverbreitete ERP-Systeme können auf ein umfangreiches und lebendiges Ökosystem zurückgreifen: zahlreiche Erweiterungen, zusätzliche Programme, Anbindungen an externe Systeme durch ein reichhaltiges Angebot an Schnittstellen. Zusätzlich sind eine große Zahl von Partnerunternehmen am Markt, die sich auf technische Unterstützung, Schulung und weitere Services spezialisiert haben. Das eröffnet die Möglichkeit, sich etwas unabhängiger von einzelnen Dienstleistern zu positionieren – klappt beispielsweise die Zusammenarbeit mit einem technischen Dienstleister nicht, der für die Schnittstellenpflege verantwortlich ist, findet sich unter Umständen schnell ein anderer. Das Ökosystem um ein großes ERP-System birgt aber nicht nur Chancen, sondern auch Risiken: Die Tatsache, dass ein umfangreiches Ökosystem existiert, kann auch bedeuten, dass dieses Ökosystem nötig ist, um das ERP an individuelle Kundenbedürfnisse anpassen zu können. Das wiederum kann darauf verweisen, dass der Aufwand bei Änderungen, Erweiterungen oder strategischer Neuausrichtung des eigenen Geschäftsmodells höher ausfällt – schon alleine, weil mehrere Partner in den Prozess involviert sind.

Business Case „Einzelhändler wird zum Onlinehändler“

Ein Einzelhändler, der sein Geschäftsmodell um den Onlinehandel erweitert, muss seine Geschäftsprozesse sicherlich anpassen. Trotzdem kann es sinnvoll sein, das bisherige ERP-System weiterzuverwenden. In einem solchen Fall sollte zunächst geprüft werden, ob das bisher verwendete System für den Onlinehandel „fit gemacht“ werden kann. Sei es durch einen Versandhandelsaufsatz oder durch den Umstieg auf eine Branchenlösung aus dem Hause des eigenen ERP-Anbieters. Letzteres ist oft durch eine simple Erweiterung der vorhandenen Lizenz möglich. Die für den Versandhandel nötigen Programmteile werden dann schlicht freigeschaltet. Bei einem Versandhandelsaufsatz, besonders wenn es sich um eine hochintegrierte Lösung handelt, ist meist eine Neuinstallation des Systems nötig. Ein kleiner Vorteil für den Umsteiger: Wenn bereits eine Lizenz für das Basis-ERP vorhanden ist, verringert sich in der Regel der Kaufpreis des Versandhandelsaufsatzes.

Ein weiterer Vorteil beim Verbleib des bisherigen ERP-Systems: Vorhandene Anbindungen können bei der Migration übernommen werden, seien es Hardware-Lösungen wie Logistik-Leitsysteme im Lager oder Paketstraßen im Versand oder Software-Schnittstellen, beispielsweise zu Payment-Anbietern oder Logistikpartnern. Bleibt der bisherige ERP-Anbieter bestehen, sind die Anwender in jedem Fall bereits vertraut mit der generellen Bedienung des Systems, das erspart etwas Schulungsaufwand – auch wenn die Besonderheiten der neuen Software-Lösung immer noch erlernt werden müssen.

ERP-Systeme sind Projektgeschäft

Grundsätzlich sollte der Nutzer sich im Vorfeld darüber im Klaren sein, dass bei ERP-Systemen keine schlüsselfertigen Lösungen angeboten werden. Das System muss – unabhängig von der gewählten Kategorie Branchenlösung, Versandhandelsaufsatz oder spezialisierte Einzellösung – im Rahmen eines Projektes eingeführt werden. In der Regel begleitet ein Team des ERP-Anbieters die Einführung der neuen oder veränderten Lösung vor Ort. Bestandteile eines solchen Projekts können neben der Anpassung an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens und der Anbindung der nötigen externen Systeme auch eher unternehmensberaterisch einzuordnende Tasks sein wie die Optimierung von Geschäftsprozessen. Denn ERP-Systeme arbeiten stark prozessorientiert, das Hinzufügen oder Verändern von Funktionalitäten gehört also zum Tagesgeschäft eines ERP-Anbieters. Am Ende des Einführungsprozesses steht im Optimalfall eine maßgeschneiderte Lösung, die exakt den Anforderungen des Online-Händlers entsprechen sollte.

Nahezu jeder ERP-Anbieter ermöglicht mittlerweile seinen Kunden auch die Nutzung eines Cloud-Modells. Im Falle von Softengine handelt es sich hierbei um das webware ERP 2.
Nahezu jeder ERP-Anbieter ermöglicht mittlerweile seinen Kunden auch die Nutzung eines Cloud-Modells. Im Falle von Softengine handelt es sich hierbei um das webware ERP 2.

Cloud- und SaaS-Lösungen

Auch lang etablierte Systeme sind mitterweile in einer Online-Variante erhältlich: entweder als Software-as-a-Service-Lösung oder als Cloud-Lösung. Der SaaS-Ansatz verfolgt die Idee einer nutzungsabhängigen Gebühr für die die zur verfügung gestellte Software und Infrastruktur – losgelöst von den gewohnten Abrechnungsmodellen der Lizenz-Software. Überträgt der Anbieter hingegen das klassische Lizenz-Prinzip auf eine internetbasierte Nutzung des Systems, liegt eher eine Cloud-Lösung vor. Die Funktionalitäten der Offline- und der Online-Variante sind oft identisch.

Fazit: Das Geschäftsmodell entscheidet

Wird im Unternehmen bereits ein ERP-System genutzt, kann es der logische nächste Schritt sein, das vorhandene System um Funktionalitäten für den Versandhandel zu erweitern. Entweder durch die Nutzung einer Branchenlösung des bisherigen Anbieters oder durch einen Versandhandelsaufsatz eines Drittanbieters. Steht weder das eine noch das andere zur Verfügung, kann wieder die gesamte Bandbreite des ERP-Marktes betrachtet werden. Ob Branchenlösung, Versandhandelsaufsatz oder spezialisierte Einzellösung – die Auswahl des richtigen Systems hängt für den Online-Händler von zwei Faktoren ab: Wie ist das Geschäftsmodell zum jetzigen Zeitpunkt beschaffen – eher Internet-Pure-Player, Einzelhändler mit Onlineshop oder Online-Händler mit Ambitionen zu selbst produzierten Produkten? Und: Wie wird das Geschäftsmodell zukünftig aussehen? Die langfristigen Unternehmensziele sollten in die Auswahl einfließen. Denn auch wenn die Bindung an ein ERP-System nicht mit den Worten „bis dass der Tod euch scheidet“ besiegelt wird – eine vorzeitige Scheidung dürfte den Online-Händler trotzdem teuer zu stehen kommen.

Mit einem Klick auf den unten stehenden Ausschnitt öffnet ihr die komplette Übersichts-Tabelle.

erp-warenwirtschaft-preview

 

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Eine Antwort
  1. von Markus am 01.09.2014 (21:56 Uhr)

    Ein bissel schade das immer Open-Source Lösung wie Odoo / https://www.odoo.com/ in ein Artikel nicht auftauchen, dabei hat die schon mehr Nutzer als die meisten verlinkten Systeme.

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