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Social-Intranet-Tools für Startups und mittelgroße Unternehmen: Das gesamte Büro in einem System

    Social-Intranet-Tools für Startups und mittelgroße Unternehmen: Das gesamte Büro in einem System
(Foto: Shutterstock)

Soziale Intranets werden als digitale Arbeitsplätze in Unternehmen immer beliebter. Dabei stehen Kommunikation, Wissensaustausch und eine effiziente Zusammenarbeit im Fokus.

Social-Intranet-Lösungen sind die Weiterentwicklung der traditionellen Intranets aus der PC-Ära. Denn die Anforderungen seitens der Unternehmensanwender an eine Collaboration-Lösung, die abteilungsübergreifend im gesamten Betrieb eingesetzt werden soll, haben sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Nach dem Siegeszug von Cloud- und Mobile-Computing und neuen Trends wie „Consumerization of IT“ und „Bring your Own Device“, aber vor allem dank der starken Verbreitung der sozialen Netzwerke sind nun einfache Portale und Wikis, die man aus klassischen Groupware-Lösungen wie Lotus Notes oder Sharepoint kannte, nicht mehr genug. Die Zeit der traditionellen Intranets, die sich bloß auf den reinen Informationsaustausch konzentrierten, ist vorüber.

Prozesse und Mitarbeiter verbinden

Heute stehen vielmehr eine reibungslose Kommunikation unter den Mitarbeitern, ein intensiver Wissensaustausch und eine effiziente Zusammenarbeit durch die Verbindung von Prozessen und Mitarbeitern im Vordergrund. Der Trend geht weiterhin in Richtung digitale, ganzheitliche Arbeitsplattform. Das zeigt eine aktuelle Studie der Berliner School for Communication and Management (SCM) und dem Intranet-Spezialisten United Planet. Demnach nutzen fast drei Viertel der Befragten Applikationen im Intranet zur digitalen Abbildung und Automatisierung von Arbeitsabläufen. In Zukunft werde das Intranet nach Einschätzung von knapp der Hälfte der Umfrageteilnehmer zunehmend als zentrale digitale Arbeitsplattform weiter an Bedeutung gewinnen.

Flexibilität, Transparenz, Produktivität und Offenheit spielen dabei eine entscheidende Rolle. Mitarbeiter sollen gemeinsam an Dokumenten arbeiten, sich in virtuellen Teamräumen austauschen, Projekte und Aufgaben kollaborativ verwalten, weitere Business-Anwendungen integrieren und vom Know-how ihrer Kollegen profitieren können – und das über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg. Zu den zentralen Features, die ein modernes Social Intranet heute bieten muss, zählen also neben den üblichen Portalen, Wikis und Mitarbeiterprofilen vor allem Projekt- und Aufgabenmanagement, Chats und Kommentare, News-Feeds, Aktivitäts-Streams, Social Bookmarks sowie weitere Funktionen wie Mentions oder Likes, die man aus Twitter, Facebook und Co. kennt.

Im Folgenden stellen wir einige interessante Social-Intranet-Lösungen vor, die kleine und mittlere Unternehmen adressieren und sich in der Praxis bewährt haben. In den allermeisten Fällen kann man selber entscheiden, ob man sein Intranet selber hosten oder doch lieber on demand in der Public Cloud nutzen möchte.

Immer mehr Konkurrenz für Sharepoint

Wenn es um Intranets geht, denken viele nach wie vor an Sharepoint. Im Jahr 2011, zehn Jahre nach dem ersten Release und auf dem Höhepunkt seiner Beliebtheit, wurde die Lösung von Microsoft von rund 80 Prozent der Fortune-500-Unternehmen eingesetzt, darunter namhafte Firmen wie Associated Press, Toyota und UPS. Zu den zentralen Vorteilen der Lösung, von der auch Mittelständler profitieren können, zählen unter anderem die nahtlose Integration mit den Office-Anwendungen aus Redmond, eine große Online-Community, die bei Fragen oder Problemen Hilfe bieten kann, sowie ein umfassendes Angebot an weiterführenden Modulen, Plugins und Add-ons, die die Sharepoint-Plattform quasi beliebig erweiterbar machen.

Unternehmen, die Sharepoint einsetzen möchten, können zudem auf die Services spezialisierter IT-Häuser zurückgreifen, die bei der Implementierung eines sozialen Intranets auf Sharepoint-Basis wertvolle Hilfe leisten können. Doch das hat natürlich seinen Preis. Sharepoint-Implementierungen werden für viele KMUs wahrscheinlich zu teuer sein. Auch die hohe Komplexität des Systems, die große Abhängigkeit von Infrastruktur-Produkten von Microsoft, wenn man es selbst hosten möchte, sowie eine geringe Benutzerakzeptanz werden oft als weitere Nachteile von Sharepoint genannt.

Inzwischen gibt es jedoch zahlreiche Intranet-Lösungen, die sich als einfachere und kostengünstigere Sharepoint-Alternativen präsentieren. Hierzu zählen zum Beispiel Igloo, Honey, Blokk, ThoughtFarmer und MangoApps, die von jungen Startups entwickelt werden und gerade KMUs einen einfachen und kostengünstigen Einstieg in die Welt der Social-Intranets versprechen. Echte Konkurrenz bekommt Sharepoint allerdings vor allem durch internationale Softwarehersteller wie etwa Atlassian mit Confluence, Jive Software mit Jive-n (bei größeren Unternehmen), sowie durch Bitrix24 und Viadesk, die sich erfolgreich auf dem deutschen Markt positionieren konnten.

Bitrix24

(Screenshot: Bitrix 24)

Bei Bitrix24 handelt es sich um eine international ausgelegte Lösung, die in Russland entwickelt wird und einen ganzheitlichen Lösungsansatz verfolgt. So bringt sie eine Reihe nützlicher Werkzeuge für Projekt- und Dokumenten-Management, Chat und Video, Kundenverwaltung, Kalender, Reporting, File-Sharing, HR-Tools und mehr unter einen Hut. Neben dem zentralen Web-Portal stehen mobile Apps für iOS und Android sowie Desktop-Clients für Windows und Mac OS X zur Verfügung. Diese sorgen für eine optimale Benutzererfahrung, egal ob man gerade im Büro oder unterwegs arbeitet. Das Hauptziel von Bitrix24 besteht nach Herstellerangaben darin, die Kommunikationswege zwischen den Mitarbeitern möglichst zu verkürzen. Dank flexibel einstellbarer Zugriffs- und Benutzerrechte auf verschiedene Portal-Bereiche können Administratoren genau regeln, wer was einsehen und bearbeiten kann.

Links und Literatur

  1. Studie Social Intranet

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