Die PB Factoring GmbH [1] arbeitet derzeit an einem „Factoring-Information-System“ (FIS), das den gesamten Geschäftsprozess für die angebotenen Finanzdienstleistungen umfasst. Auf der Suche nach dem geeigneten Software-Fundament wurden während des Ausschreibungsprozesses sowohl proprietäre als auch Open-Source-Systeme evaluiert. Schließlich entschied sich der Auftraggeber für vtiger CRM, da es „out-of-the-box“ bereits viele Anforderungen erfüllte. Mit keinem anderen Produkt hätte ein vergleichbares Preis-Leistungsverhältnis erreicht werden können.

Der Auftrag an den IT-Dienstleister Different Solutions lautete also, aus vtiger heraus das FIS zu entwickeln, dabei aber die Updatefähigkeit des Basissystems zu erhalten. vtiger wurde komplett umgestellt, als Kernmodul für das Factoring [2] entstand der „Regelbasierte Angebots-Assistent (RAA)“. Er ermöglicht, komplexe individuelle Angebote mit definierbaren Regeln zu erstellen und zu verwalten. Auch andere Module wurden erarbeitet oder sind noch in der Entwicklung.

Während des Entscheidungsprozesses zugunsten von vtiger CRM wurden viele Aspekte diskutiert. Folgende besonderen Vorteile von vtiger CRM waren dabei entscheidend: Als Standardfunktionen bietet vtiger E-Mail, Kontakte, Kundenverwaltung und Reporting, die jeweils sofort eingesetzt werden können. Ein weiterer Aspekt war der zu erwartende Aufwand, mit dem Funktionen hinzugefügt werden können. Er wird durch das flexible vtiger-Framework stark reduziert, weil viele Klassen (Listing, Tabs, Auswahl, Menüs, Suchen) bereits vorhanden sind. Einige der Standardmodule können zudem von Mitarbeitern „außerhalb“ des Factorings genutzt werden. Zum Beispiel verwendet der Außendienst die Lead-Generierung inklusive der entsprechenden Module und das Management wird via Reporting-Funktion informiert. Im Ergebnis folgt das FIS mit all seinen Modulen der Logik von vtiger und fügt sich in den dort abgebildeten Sales-Prozess ein. Vom Erstkontakt über die Angebotserstellung bis zum Vertragsabschluss werden alle Stufen vom System individualisierbar unterstützt.