Im Open-Source-Umfeld haben sich in den vergangenen Jahren fast ausschließlich Dokumenten-Management-Systeme etabliert, die sich auf die Verwaltung elektronischer Dokumente beschränken. Im kommerziellen Umfeld hingegen findet man wesentlich häufiger DMS, die ihre Stärken bei der elektronischen Archivierung vormals papiergebundener Dokumente ausspielen. Die Open-Source-Vertreter sind darüber hinaus meist als Web-Oberfläche realisiert und bieten dadurch auf den ersten Blick viele zeitgemäße Vorteile. xinco DMS geht einen eigenen Weg und hat sich als erstes Web-Service-basiertes Open-Source-DMS schnell in verschiedensten Anwendungsszenarien bewährt.
XincoExplorer als plattformunabhängiger Client
Trotz der unbestrittenen Vorteile von Weboberflächen, bieten diese beim intensiven Arbeiten mit Dateien nur wenig Komfort. Bei xinco DMS kommt deshalb mit dem XincoExplorer eine eigenständige Client-Anwendung zum Einsatz, die als Java-Web-Start-Anwendung implementiert ist und damit die Vorteile einer Desktop-Applikation mit der einfachen und automatischen Installation und Softwareverteilung über LAN und Internet kombiniert. Der Anwender greift auf den Datenbestand eines xinco DMS-Servers mit Hilfe des mehrsprachigen XincoExplorers zu. Über ihn werden Dokumente abgelegt, bearbeitet, Ordnerstrukturen erzeugt, Zugriffsrechte vergeben und die abgelegten Informationen mittels Volltextsuche recherchiert. Neben Dateien können auch Texte, Kontakte und URLs auf Webseiten und externe Ressourcen abgelegt werden, die dann direkt in der Datenbank des Servers gespeichert sind.
Der Client XincoExplorer kommuniziert über das Web-Service-Protokoll SOAP mit den Servern und hat dabei viel von einem FTP-Programm: Der XincoExplorer kann Verbindung mit beliebigen Xinco DMS-Servern aufnehmen und damit auf weltweit verteilte Datenbestände zugreifen, vorausgesetzt der Benutzer verfügt über die entsprechenden Zugangsdaten. Anwender von xinco DMS koordinieren so beispielsweise den gesamten Dokumentenzugriff für Außendienstmitarbeiter oder über Standorte und Landesgrenzen hinweg.
