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Ratgeber

Sinnvoll investieren, statt in die Budget-Falle zu tappen: Darauf sollten Unternehmen achten

    Sinnvoll investieren, statt in die Budget-Falle zu tappen: Darauf sollten Unternehmen achten

(Foto: © Gonzalo Aragon / Shutterstock)

Budgetgespräche erzeugen ein Präsentationsfeuerwerk. Aber keine sinnvollen Investitionen. Wie es anders geht.

Alle Jahre wieder im Septemb: „Lass‘ mal überlegen, was wir noch Schönes machen können, wir haben noch Geld im Topf“, überlegen sie in der Marketing-Abteilung. Im Oktober beginnen die Budgetgespräche fürs nächste Jahr. Und da wollen sie auf jeden Fall wieder ein großes Stück vom Kuchen. Der mit dem größten Stück ist schließlich am wichtigsten. Also: Ausgeben, was da ist, um zu zeigen, wie relevant die eigenen Anstrengungen fürs Unternehmen sind. Was dabei auf der Strecke bleibt, ist der objektive Blick auf den Unternehmensnutzen.

Gut präsentiert, ist halb gewonnen

Die meisten Unternehmen arbeiten damit: Budgets. Sie sollen Mitarbeitern die Freiheit geben, Ausgaben eigenverantwortlich zu tätigen. An sich eine gute Idee. Mitarbeiter sind am nächsten dran am Markt, am Kunden und am jeweiligen Problem. Also wissen sie auch am besten, was zu tun ist. Und eben auch, welche Ausgaben dafür erforderlich sind.

Doch die Sache hat einen Haken: Der Mitarbeiter muss das Geld, das ihm im Geschäftsjahr zu Verfügung steht, „herbei präsentieren“. Sämtliche Abteilungsleiter gehen also in die Bütt und erklären dem Management, was sie vorhaben. Dann startet das große Präsentations-Feuerwerk: Bunte Bilder, Statistiken, Prognosen. Die komplette Trickkiste wird aufgefahren. Der Mitarbeiter skizziert in den schillerndsten Farben, welche Ergebnisse er sich von den Ausgaben erwartet. Denn das ist das Maß der Dinge: Wie viele Follower generiert das Projekt? Wie viele Neukunden gewinnt das Unternehmen? Liegen diese Zahlen auf dem Tisch, wägt das Management ab: Daumen hoch oder runter.

Auf den zweiten Blick ist die anfangs großzügig verteilte Eigenverantwortung doch nur eine Farce. Denn die Entscheidung über die jeweilige Investition trifft am Ende eben nicht der Mitarbeiter, sondern der Vorgesetzte. Ob dieser grünes Licht gibt, hängt zu einem wesentlichen Teil von den rhetorischen Fähigkeiten des Mitarbeiters ab. Ganz einfach deshalb, weil der Vorgesetzte in der Regel nicht tief genug drin steckt im Thema – auch nicht stecken kann.

Alles muss raus

Was für eine Freude, wenn das Budget „durchgewunken“ wurde! „Mensch, dann kann ich noch einen Mann einstellen“, freut sich der Abteilungsleiter. Und eins ist ja sonnenklar: Wer ein größeres Team leitet, der ist was im Unternehmen. Mit stolz geschwellter Brust geht der Mitarbeiter zurück in seine Abteilung.

Jetzt wird’s grotesk. Denn nun geben alle das Geld aus. Auf jeden Fall. Denn nach der Budgetperiode kommt die Beweisführung: Wieder müssen alle in die Bütt und zeigen, was sie Großartiges mit dem Geld angestellt haben. So arbeiten alle emsig – für die nächsten Schaubilder. Nicht fürs Unternehmen. Ihr Ziel ist klar: ein höheres Budget. In diesem Spiel kann jeder mal gewinnen – nur einer nicht: das Unternehmen. Und irgendwann ebbt das Spielvergnügen auch für die Mitarbeiter ab. Denn mal ehrlich: Wer will sich schon immer wieder in sinnentleerten Parallelwelten austoben…

Weg mit dem Sicherheitsnetz!

So erging es auch Detlef Lohmann, Managing Director der allsafe Group, ein Spezialist für Ladegutsicherung. Er und sein Team hatten dieses ganze Budget-Theater gründlich satt. Auch weil sich die Budgetgespräche nicht selten über drei Monate hinziehen. „Was für eine Zeitverschwendung“, meint Lohmann. Das Unternehmen arbeitet heute komplett ohne feste Budgetierung. Alle sechs Monate geben Regionalmanager und Key-Accounter eine Umsatzprognose ab und pflegen diese in ein offenes Excel-Tool ein. Ein Team aus Prozessverantwortlichen schaut sich diese Prognosen an und simuliert den passenden Ressourceneinsatz. Reinreden? Fehlanzeige. „Wenn ich als Unternehmen den prognostizierten Umsatz erreichen will, dann darf ich mich bei den Ressourcen nicht querstellen. Andernfalls würden wir uns ins eigene Fleisch schneiden“, erklärt Detlef Lohmann den Ansatz des Unternehmens. „Jeder Mitarbeiter kann sich darauf verlassen, dass ihm die notwendigen Mitarbeiter und Maschinen zur Verfügung stehen.“ Der Clou: Diese Umsatz- und Ressourcenplanung dauert nur ganze zehn Arbeitstage.

Und was ist mit den sonstigen Investitionen, wie beispielsweise neue Werkzeuge oder auch Anzeigen in Fachzeitschriften? Die verantwortet laut Lohmann am besten jeder Mitarbeiter selbst. Notwendig dafür ist, dass das Unternehmen alle Zahlen offenlegt: Wo steht das Unternehmen finanziell? Wie viel hat man in der Vergangenheit für was ausgegeben? Wie ist der derzeitige Cash-Flow? Wenn diese Fakten für jeden Mitarbeiter transparent sind, dann hat er die Chance, echte Verantwortung zu übernehmen. Am Ende gibt er mal deutlich weniger aus, manchmal vielleicht auch mehr als erwartet. Aber das liegt nicht am Mitarbeiter. Nicht daran, dass er darauf angewiesen ist, dass ihm jemand sagt, was sich lohnt und was nicht. Nicht daran, dass er jemanden braucht, der ihm die Entscheidung abnimmt. Wie hoch die Investition letztlich ausfällt, hängt dann einzig und allein davon ab, was notwendig ist und was finanziell gerade geht.

 

Menschen entscheiden von Natur aus vernünftig. Warum nicht auch im Unternehmen?(wayhome Studio/Shutterstock)

Wie im wirklichen Leben

Kommt dir bekannt vor, oder? Kein Wunder. Denn genau so denkt der Mensch gemeinhin in seinem Privatleben. Wenn du weißt, dass erst im letzten Monat die Waschmaschine den Geist aufgegeben hat und in drei Monaten die nächste Tilgungsrate für’s Haus fällig ist, dann wirst du nicht gerade jetzt neue Dielen im Wintergarten legen – auch wenn das vielleicht cool wäre.

Jeder von uns spiegelt mögliche Investitionen an seinen aktuellen finanziellen Möglichkeiten. Und am Ende entscheiden wir: Jetzt machen oder auf später schieben. Oder vielleicht auch: Jetzt unbedingt machen. Auch wenn das Konto gerade nicht üppig gefüllt ist. Einfach weil der Nutzen so überzeugend ist, dass wir einen kurzzeitigen finanziellen Engpass in Kauf nehmen. „Genau diesen natürlichen Prozess, den jeder von uns tagtäglich bei seinen Ausgaben anwendet, haben wir ins Unternehmen geholt“, so Lohmann. Dafür legt die Firma sämtliche Zahlen offen. Jeder Mitarbeiter kann im ERP-System jederzeit erkennen, wer welche Ausgaben getätigt hat und welche Einnahmen das Unternehmen aktuell generiert. „Wenn du dieses Wissen hast, brauchst du keine Budgets“, ist Lohmann überzeugt. Und noch einen Störenfried hat das Unternehmen aus dem Weg geräumt: die individuellen Anreizsysteme. „Ohne Statussymbole haben Mitarbeiter kein Interesse mehr daran, eine zu große oder zu kleine Zahl ins System zu schreiben. Sie bleiben schlicht realistisch. Davon haben alle am meisten.“

Und was passiert mit den Menschen, die chronisch über ihren Verhältnissen leben? Nun, wenn der Nutzen es am Ende rechtfertigt und sie keinen Schaden anrichten – warum nicht? Wenn am Ende die Haben-Seite nicht stimmt, muss man reden. Davor würde jedoch auch kein noch so hart diskutiertes Budget schützen.

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