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Analyse

Schluss mit der Zettelwirtschaft: Kunden wollen Dokumente zunehmend digital

    Schluss mit der Zettelwirtschaft: Kunden wollen Dokumente zunehmend digital

Sieben Aktenordner hat der durchschnittliche Bundesbürger mit Vertragsunterlagen, Kontoauszügen und Co. (Foto: Andrey Popv / Shutterstock)

Immer mehr Deutsche setzen auf digitale Dokumente und wollen Schluss machen mit den Aktenordnern mit Papierdokumenten. Unternehmen, Händler und Banken können damit unterm Strich sogar Geld sparen. 

Sieben Ordner trennen die Deutschen noch von einem papierlosen Arbeitszimmer. Denn genau so viele Ordner gefüllt mit Rechnungen, Schriftverkehr oder Steuerunterlagen hat jeder Bundesbürger im Schnitt zu Hause stehen. Das hat eine repräsentative Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom ergeben. Doch der Wunsch nach elektronischen Dokumenten wächst: Knapp jeder dritte Internetnutzer (29 Prozent) möchte persönliche Dokumente wie Rechnungen und Verträge am liebsten als E-Mail zugeschickt bekommen. Gegenüber 2013 hat sich der Anteil damit verdoppelt, damals bevorzugten nur 15 Prozent elektronische Dokumente.

Viele Anwender scannen Dokumente selbst

Ebenfalls gestiegen ist die Zahl derjenigen, die Dokumente, die sie auf Papier erhalten, selbst digitalisieren. Jeder Vierte (25 Prozent) scannt oder fotografiert regelmäßig Papierdokumente, um sie digital zu speichern. 2013 betrug der Anteil erst 15 Prozent. „Das Scannen schafft nicht nur mehr Platz im Regal. Die digitale Speicherung von Dokumenten bietet auch den Vorteil, dass Dokumente sicher aufbewahrt, verschlagwortet und intelligent organisiert werden können“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

Inzwischen verwaltet jeder vierte Bundesbürger (28 Prozent) Dokumente digital. Die große Mehrheit (90 Prozent) von ihnen legt Dokumente dafür auf der Festplatte ab, jeder Zweite setzt auf die Cloud, knapp jeder Dritte (30 Prozent) verwendet externe Datenträger wie USB-Sticks oder externe Festplatten.

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Unsicherheit: 70 Prozent setzen noch auf Zettelwirtschaft

Gleichzeitig geht der Anteil der Bundesbürger, die an der Zettelwirtschaft hängen, zurück. Sieben von zehn Internetnutzern (69 Prozent) bevorzugen weiterhin Dokumente auf Papier, 2013 lag der Anteil noch bei 81 Prozent. Für viele sind Sicherheitsbedenken der Grund. 4 von 10 (44 Prozent) bevorzugen Papierdokumente aus Angst, dass Fremde bei der digitalen Übertragung auf die privaten Dokumente zugreifen könnten. Jeder Fünfte (20 Prozent) befürchtet, dass Dokumente bei der elektronischen Übertragung verloren gehen. Mehr als jeder Vierte (27 Prozent) sorgt sich, dass digitale Dokumente nicht dieselbe rechtliche Gültigkeit besitzen wie Papierdokumente.

Immer mehr Endkunden wünschen sich digitale Dokumente – und digitalisieren diese zur Not selbst. (Grafik: Bitkom Research)

Selbst diejenigen, die ihre Dokumente digitalisieren, setzen häufig zusätzlich auf Papier. Mehr als die Hälfte der Befragten (54 Prozent), die regelmäßig Papierdokumente einscannen oder abfotografieren, bewahrt die Papieroriginale danach sicherheitshalber trotzdem auf. Ein Drittel (35 Prozent) wirft manche Papierdokumente nach dem Scannen weg und behält nur die wichtigsten. Bei lediglich 8 Prozent landen alle Papierdokumente nach dem Einscannen im Altpapier.

Digitale Dokumente können langfristig Geld sparen

Händler und Unternehmen können daraus ein paar Schlüsse ziehen – und im besten Fall nach der Umstellung sogar Geld sparen, wenn Sie es dem Kunden recht machen:

  1. Dokumente, die bislang für viel Geld in Papierform zur Verfügung gestellt wurden oder gar per Post zum Kunden geschickt wurden, sollten auf Wunsch online und als (signiertes) PDF bereit stehen.
  2. Unternehmen und Ämter müssen dem Kunden die Sicherheit geben, dass sein digitales Dokument im Zweifelsfall genauso aussagekräftig ist wie ein gedruckter Brief oder eine gedruckte Rechnung, beispielsweise bei Steuerunterlagen oder Verwaltungsvorgängen.
  3. Dokumente müssen auch langfristig noch verfügbar bleiben, damit der Kunde Sie dann herunterladen kann, wenn er sie tatsächlich braucht (etwa für die Steuererklärung oder für einen später auftretenden Defekt).
  4. Gleichzeitig sollten aber gerade Banken darüber nachdenken, Dokumente möglichst individualisierbar zur Verfügung zu stellen. Ein vollständiger Kontoauszug hilft dem Kunden wenig, wenn er gezielt eine bestimmte Zahlung nachweisen muss.
  5. Eine E-Mail mit dem Hinweis auf den Inhalt eines Attachments ist ein sinnvoller Service und einer Mitteilung vorzuziehen, die lediglich darüber informiert, dass sich eine Nachricht im Online-Postfach des Unternehmens befindet.

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4 Reaktionen
Holger

Schaut euch mal Alfresco community edition an. Ist Open Source und macht einen sehr professionellen Eindruck. Über bitnami.com laesst es sich testen bzw. auch auf einen Amazon Server oder als Vmware Image runterladen.

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Zettelraum
Zettelraum

In dem Artikel vermisse ich wichtige rechtliche Grundlagen: zum Beispiel zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den Voraussetzungen für die Gültigkeit von digitalen Rechnungen. Außerdem zeigt meine tägliche Berufspraxis mit meiner Firma zettelraum.de, dass das Chaos von digitalen Dokumenten das von solchen auf Papier noch weit übersteigt, wenn nicht zuvor eine generelle Struktur geschaffen wurde. Spätestens bei einer Steuerprüfung kann das sehr unangenehm werden.

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Claude
Claude

Ich würde gerne Umsteigen jedoch weiß ich nicht welche Programme sich dafür am besten eignen es gibt einfach zuviel verschiedene am Markt

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Daniel
Daniel

Sehr ärgerlich ist, dass einige Ämter - z.B. das für mich zuständige Finanzamt - immer noch Papierbelege als einziges gültiges Medium für Rechnungen und Belege voraussetzen. Die Flut an notwendigen Dokumenten wird immer mehr, aber vernünftige Prozesse sind auch in Zeiten von Digitalisierung leider nicht vorhanden.

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