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Karriere

„Die meisten Tools haben zu viele Funktionen“ – Getting-Things-Done-Guru David Allen im Interview

(Foto: © littlestocker – Fotolia.com)

David Allen, den Vater der Produktivitätsmethode Getting Things Done (GTD), trifft man nicht aller Tage. Wir haben mit David auf der The Next Web Conference in Amsterdam unter anderem über sein neues Buch und Tipps für GTD-Interessierte gesprochen.

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David Allen, Erfinder und Autor von Getting Things Done, sprach mit t3n auf der The Next Web Conference unter anderm über sein neues Buch. (Foto: t3n)

Das hat es mit Getting Things Done auf sich

Getting Things Done ist unter allen Produktivitätsmethoden die wahrscheinlich bekannteste. GTD ist vereinfacht gesagt ein System zum Organisieren. Das Produktivitätssystem schreibt dem Nutzer nicht vor, wie er seine Arbeit zu verrichten hat, sondern legt den Fokus auf das Erfassen und Organisieren von Aufgaben.

Fast 15 Jahren nach der Erstveröffentlichung ist jetzt eine überarbeitete Version von Getting Things Done erschienen. (Screenshot: David Allen)
Fast 15 Jahren nach der Erstveröffentlichung ist jetzt eine überarbeitete Version von Getting Things Done erschienen. (Screenshot: David Allen)

Getting Things Done hilft dabei, alles, an das man denken muss, aus dem Kopf zu verbannen. Auf diese Weise kann man sich auf die wirklich wichtige Arbeit konzentrieren. Richtig angewendet resultiert die Methode in einer To-Do-Liste, die auf einen Blick zeigt, welche Aufgaben anstehen und welche Aufgaben wichtig sind.

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Getting Things Done: David Allen im Gespräch

t3n.de: David, du hast Groupies. Als einer unserer Kollegen hörte, dass wir dich hier in Amsterdam treffen, wollte er unbedingt, dass wir ihm ein Autogramm mitbringen. Wie fühlt es sich an, eine Idee zu entwickeln und damit berühmt zu werden?

David Allen: Das fühlt sich natürlich großartig an! Als ich vor Jahren begonnen habe, mein Buch zu schreiben, wusste ich ja nicht, wie die Welt darauf reagieren würde. Ich habe zwar geahnt, dass ich etwas bewegen würde, aber erwartet habe ich das in dieser Form nicht. Ich wusste anfangs nicht mal, ob es mir überhaupt gelingen würde, meine Erfahrungen der vergangenen 20 Jahre verständlich in einem Buch festzuhalten.

„I’m turning 70. Come on guys, I won’t revise my book again.“

Als Getting Things Done 2001 erstmal in den Regalen der Buchhändler gelandet ist, erhielt ich am ersten Wochenende eine Mail von einer Frau, die mir schrieb: „Ich habe ihr Buch gekauft, ich habe es gelesen, ich habe ihre Methodologie verstanden, ich habe sie implementiert und das hat mein Leben verändert.“ Das war natürlich absolut überwältigend für mich und hat mich zumindest im Ansatz ahnen lassen, dass meine Idee skalieren würde. Allerdings hätte ich zu diesem Zeitpunkt das Ausmaß des Erfolgs von GTD nicht erwartet. Immerhin bewege ich mich in einem Markt, der auch heute noch sehr laut ist – unterschiedlichste Software, To-Do-Apps und verschiedenste Tipps und Tricks buhlen um die Aufmerksamkeit der Menschen. Es war auf jeden Fall interessant, wie Getting Things Done sich beständig weiter entwickelte. Jetzt, nach 15 Jahren, hat sich das Buch mehrere Millionen mal verkauft und wurde in über 30 Sprachen übersetzt.

(Foto: Kickoff)
David Allen ist der Meinung, dass sowohl App als auch Papier gleichwohl geeignete Werkzeuge zur Umsetzung der GTD-Methodik sind. (Foto: Kickoff)

t3n.de: Für wen eignet sich dein Buch denn besonders?

Allen: GTD eignet sich für jeden, aber nicht für alle. Ich werde oft gefragt, was Menschen verbindet, die mein System verwenden. Allerdings muss ich gestehen, dass es keine Charaktereigenschaft gibt, die alle GTD-Nutzer verbindet – außer vielleicht, dass alle zu Beginn ihrer Reise davon ausgehen, dass sich ihr Leben binnen der kommenden 18 Monate verbessern wird. Bei dieser Hoffnung geht es weniger um Zeit als um Raum. Die Menschen wollen mehr Raum für sich.

t3n.de: Die überarbeitete Version deines Buches ist kürzlich erschienen. Wir haben gehört, dass du das komplette Buch neu getippt hast und nicht nur deine Änderungen. Wir schreiben natürlich selbst viel und können das halbwegs nachvollziehen, könntest du dennoch kurz erklären, warum du das ganze Buch quasi noch mal geschrieben hast? Was war deine Motivation dafür und was ist in der aktuellen Ausgabe alles neu?

„Ein richtiges Notizbuch ist das perfekte Life-Management-Tool.“

Allen: Ach, eigentlich habe ich gar nicht so viel ändern müssen. Mein Verleger hat die Vorgabe, dass man als Autor nicht mehr als 25 Prozent eines Buches ändern kann, um es als neue Ausgabe verkaufen zu können. Die jetzt veröffentlichte und überarbeitete Ausgabe hat im Vergleich zur Erstausgabe 40 Prozent mehr Wörter. Neben dem Vorwort sind dafür drei komplett neue Kapitel verantwortlich. Da ich zu Beginn der Überarbeitung nicht wusste, wie viel des Textes ich ändern muss. Dadurch, dass ich einfach noch mal alles abgetippt habe, war es leichter, zu erkennen, wo minimale Verbesserungen sinnvoll wären – man schwimmt bei sowas ja schnell in der eigenen Suppe. Dieses Vorgehen hat sich auf jeden Fall gelohnt, denn die neue Ausgabe liest sich dank kleiner Änderungen bei der Wortwahl leichter und schneller.

Persönlich schwört David Allen auf das Erfassen von Aufgaben auf Papier. (Foto: Death to the Stock Photo)
Persönlich schwört David Allen auf das Erfassen von Aufgaben auf Papier. (Foto: Death to the Stock Photo)

t3n.de: War das auch der Grund dafür, dass du die Notwendigkeit gesehen hast, dein Buch zu überarbeiten?

Allen: Nein, eigentlich nicht. Viel mehr war es mittlerweile offensichtlich, dass Getting Things Done einfach veraltet war – gar nicht im Hinblick auf die Methodologie selbst, sondern ganz einfach, weil das Buch zu einer anderen Zeit geschrieben wurde. Ich wollte mein Buch aktualisieren, um es zu einem Evergreen zu machen. Immerhin werde ich 70 Jahre – und ganz ehrlich: Ich werde das nicht noch mal machen wollen.

Viele der inhaltlichen Änderungen drehen sich nicht um mein System, sondern viel mehr um mein Publikum. Was sich bezüglich der Methodologie geändert hat, ist in jedem Fall ihre Aussagekraft. Das konnte ich durch eine andere Wortwahl erreichen – ein Beispiel: aus „collect“ wurde „capture“, aus „process“ wurde „clarify“, aus „review“ wurde „reflect“ und aus „due“ wurde „engage“. Diese Feinheiten machen das ganze GTD-System noch präziser.

t3n.de: Viele Menschen nutzen ein System wie GTD und verzetteln sich trotzdem. Das liegt oft an den vielen unterschiedlichen Tools – Pocket für Artikel, die sie später lesen wollen, Evernote für Notizen, eine To-Do-App und so weiter. Hast du einen Tipp, damit man sich nicht verzettelt?

Allen: In der neuen Ausgabe von GTD widme ich mich auch dem Thema, dass wir 24/7 vernetzt sind. Da geht es auch explizit um digitale Werkzeuge. Ganz ehrlich: Wir leben in einer sehr interessanten Zeit, aber es ist auch sehr einfach, von neuen Technologien und der besten Nutzung überwältigt zu werden. Die digitale Welt ist sehr gefährlich, denn sie unterstützt die Menschen beim Mantra „Aus den Augen, aus dem Sinn“. Meiner Ansicht nach verdrahtet sich mein Notizbuch aus Papier wesentlich besser mit meinem Gehirn als jedes digitale Tool es jemals könnte. Ein richtiges Notizbuch ist das perfekte Life-Management-Tool.

Ein Notizbuch ist für den GTD-Guru das perfekte Life-Management-Tool. (Foto: alt1040  / flickr.com, Lizenz: CC-BY-SA )
Ein Notizbuch ist für den GTD-Guru das perfekte Life-Management-Tool. (Foto: alt1040 / flickr.com, Lizenz: CC-BY-SA)

t3n.de: Man könnte ja eigentlich denken, dass deine Zielgruppe nicht nur aus Menschen besteht, die GTD nutzen, sondern die gleichzeitig auch gerne die neuesten digitalen Tools ausprobieren. Schließt sich das deiner Meinung nach aus?

Allen: Überhaupt nicht. Allerdings ist es nicht ungewöhnlich, dass Menschen, die mein System nutzen, wieder zurück zum Papier gehen. Selbst Menschen, die fest in einer High-Tech-Branche verwurzelt sind, entdecken plötzlich das gute alte Papiernotizbuch neu für sich. Der große Vorteil am Papier ist einfach, dass es nur eines „Klicks“ bedarf, um etwas aus seinem Kopf zu bekommen. Man muss keine Software starten, hier klicken, da klicken, irgendetwas einfügen und hinterher weiß man nicht mal mehr, wie man sich am besten an den Eintrag erinnern soll, damit er nicht irgendwie im digitalen Nirvana verschwindet. Es ist sehr einfach, sich in digitalen „Helferlein“ zu verlieren.

t3n.de: Also setzt du selbst komplett auf Papier?

Allen: Nein, komplett setze ich tatsächlich nicht auf Papier. Ich nutze Papier zum Sammeln und Erfassen – das geht einfach schneller als mit jeder App. Sobald es darum geht, dass ich entscheide, was ich jetzt genau mit einem Eintrag anfange, setze ich auf andere Technologien. Wenn man einmal die Methodologie hinter GTD verstanden hat, ist es eigentlich egal, wie man sie umsetzt – man kann GTD mit Papier umsetzen, man kann GTD digital umsetzen, man kann es so umsetzen, wie man mag. Das wichtigste ist, dass das System komplett im Hintergrund verschwindet. Ich habe jede Menge Apps und Anwendungen getestet. Das Problem der meisten Tools ist, dass sie viel zu viel Funktionen bieten und der Nutzer zu viel darüber nachdenken muss, wie er sie nutzen kann.

Evernote ist eine der ersten Android-Apps, die auch am Chromebook nutzbar ist. (Bild: Google)
Evernote dürfte bei einigen GTD-Anhängern auf der Suche nach einem digitalen Tool zumindest in der engeren Auswahl gestanden haben. Letztendlich ist es laut David Allen aber egal, für welche Werkzeuge man sich entscheidet, solange sie für den Nutzer individuell funktionieren. (Bild: Google)

t3n.de: Wie legt man denn am besten los, wenn man Getting Things Done persönlich nutzen will? Einfach alle Tools, die einen ablenken, über Bord werfen?

„Viele Tools funktionieren, wenn dein innerer Geek an einem regnerischen Samstag rauskommt, aber die Realität haut dich dann am Montag im Büro um.“

Allen: Nicht unbedingt. Viele Leute sind regelrecht süchtig nach dem Spiel „Was ist der neueste, heiße Scheiß?“ Es gibt meiner Ansicht nach schlimmere Hobbies. Spielt man dieses Spiel allerdings nicht in seiner Freizeit, sondern um produktiver zu werden, heißt es schnell „Game over“. Unterm Strich eignet sich jedes Tool – es muss halt nur für einen selbst funktionieren.

Es ist wichtig, dass man das System komplett anwendet und das trifft auch auf die eingesetzten Tools zu. Wer etwas Neues ausprobiert, der macht eben genau das: Er probiert etwas aus. Wenn ein System oder ein Werkzeug wirklich funktionieren soll, muss man Zeit und Arbeit investieren. Viele Apps und Anwendungen funktionieren, wenn dein innerer Geek an einem regnerischen Samstag rauskommt, aber die Realität haut dich dann am Montagmorgen im Büro um.

t3n.de: Was läuft denn am häufigsten schief, wenn jemand an GTD scheitert?

Allen: Der „weekly review“ fehlt! Ganz ehrlich: Einmal in der Woche muss man sich alles ansehen – diese zwei Stunden zahlen sich wirklich immer aus. Wer auf diese wöchentliche Überprüfung verzichtet, wird die negativen Auswirkungen am eigenen Leib spüren. Im Geschäftsleben ist es das wichtigste, alles wöchentlich noch mal zu überdenken. Gleichzeitig ist der „weekly review“ auch die Tätigkeit, die in Unternehmen am häufigsten vernachlässigt wird.

Laut David Allen haben selbst Privatpersonen 30 bis 100 unterschiedliche Projekte gleichzeitig. Zwar dürften die wenigsten Nutzer dafür eine Projektmanagement-Software benötigen, aber ein Umgang mit komplexen Aufgaben via GTD ist stets zu empfehlen. (Screenshot: Libreplan)
Laut David Allen haben selbst Privatpersonen 30 bis 100 unterschiedliche Projekte gleichzeitig. Zwar dürften die wenigsten Nutzer dafür eine Projektmanagement-Software benötigen, aber ein Umgang mit komplexen Aufgaben via GTD ist stets zu empfehlen. (Screenshot: Libreplan)

Projekte tauchen ja in der Regel nicht plötzlich auf, sondern die Erkenntnis, dass man ein Projekt hat, sickert langsam durch. Beim wöchentlichen Überprüfen geht es in erster Linie um die Projekt-Ebene und genau deshalb ist dieser Schritt so wichtig, denn erst dann erkennt man, dass es sich bei Aufgaben wie „Neue Reifen für das Auto“, „Planung der Werbekampagne“ oder auch „Planung des nächsten Familienurlaubs“ um Projekte handelt. Die meisten Menschen haben zwischen 30 und 100 Projekten gleichzeitig, um die sie sich kümmern müssen. Wer da keinen detaillierten Plan hat, rennt dauerhaft seiner To-Do-Liste hinterher und verliert die Kontrolle.

Wichtig bei Getting Things Done ist in jedem Fall, dass man das ganze System ohne Ausnahme anwendet. Wer seinen Kopf nicht mehr als Büro missbrauchen will, muss alle Aspekte der Methode berücksichtigen – sonst wird es nicht funktionieren, und alles, was man eigentlich aus seinem Kopf verbannen wollte, fliegt einem wieder hinein.

t3n.de:  Und das wäre ja quasi das Worst-Case-Scenario, richtig? Wenn man den Kopf vol mit Dingen hat, die noch nicht erledigt sind, ist das sehr anstrengend. Gibt es eigentlich irgendwelche wissenschaftliche Studien, die sich mit den Auswirkungen von GTD auf die Psyche der Nutzer befassen?

„Projekte tauchen in der Regel nicht plötzlich auf, sondern die Erkenntnis, dass man ein Projekt hat, sickert langsam durch.“

Allen: Es gibt mittlerweile eine Menge Studien. Ich habe kognitiven Wissenschaften sogar ein Kapitel im neuen Buch gewidmet. Man muss aber sagen, dass die meisten Studien tatsächlich die negativen Auswirkungen untersuchen, die sich daraus ergeben, wenn Menschen ihre Aufgaben und To-Dos ohne Hilfsmittel erfassen und im Kopf behalten. Demnach ist eigentlich alles, was den Kopf frei hält, gut. Bisher hat meines Wissens niemand eine Studie durchgeführt, die die positiven Effekte von Getting Things Done untersucht. Allerdings bemerke ich ein wachsendes Interesse daran.

Wer sich dafür interessiert, dem kann ich zwei aktuelle Bücher empfehlen. Zum einen „The Organized Mind“ von Daniel Levitin und zum anderen „Brain Chains“ von Theo Compernolle.

t3n.de: David, vielen Dank für das Gespräch!

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5 Reaktionen
Sébastien Bonset

Danke für den Hinweis Jay! David Allen war bei unserem Gespräch davon ausgegangen, dass die neue Version aktuell noch in Berlin übersetzt wird. Man muss aber fairerweise sagen, dass es wahrscheinlich bei der Menge an unterschiedlichen Sprachen schwierig ist, den Überblick zu behalten ;) Artikel ist entsprechend geändert.

E.
E.

Ah super :)
Habe dein Comment erst danach gelesen.

E.
E.

Ich lese gerade die Bewertung bei Amazon und muss sagen, das mich die Argumente überzeugen, so das ich doch eher zum englischen Original greifen würde.

Jay
Jay

"Die überarbeitete Version deines Buches ist kürzlich in englischer Sprache erschienen und die deutsche Übersetzung soll bald folgen."

Die deutsche Übersetzung ist seit 13.4. auch verfügbar:
http://www.amazon.de/Wie-Dinge-geregelt-kriege-Selbstmanagement/dp/3492307205/ref=tmm_pap_title_1

E.
E.

Danke Jay für den Link :)
(Wahrscheinlich wurde der Artikel einige Tage »vorproduziert« und ist jetzt erst erschienen.)

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