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Internetrecht: Die 13 größten Irrtümer bei elektronischen Rechnungen

Internetrecht: Die 13 größten Irrtümer bei elektronischen Rechnungen

© bilderbox - Fotolia.com

Für viele Unternehmer ist es selbstverständlich, Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis online zu verschicken und sie online zu empfangen. Wo Geschäftskontakte im Netz geknüpft und dort abgewickelt werden, liegt es für viele fern zu denken, dass online versendete Rechnungen rechtlich anders behandelt werden als Papierrechnungen. Vor allem sparen elektronische Rechnungen sowohl Zeit als auch Druck- und Portokosten, entlasten die Umwelt und können jederzeit ausgedruckt werden. Doch wer so denkt, liegt falsch und kann künftig eine böse Überraschung in Form einer Steuerrückforderung seitens des Finanzamtes erleben.

Daher ist es für Unternehmer, die Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis verschicken oder empfangen von großer Wichtigkeit, die nachfolgenden Irrtümer im Rahmen des „e-Billing“, also des elektronischen Rechnungsverkehrs, nicht zu begehen.

Irrtum 1: Es gibt keinen Unterschied zwischen einer Rechnung per E-Mail und einer per Post

Genau das Gegenteil ist richtig. Der deutsche Steuergesetzgeber vertraut papierlosen Rechnungen nicht. Seiner Ansicht nach gewährleisten die so genannten „elektronischen Rechnungen“ weder dass sie von dem Rechnungsaussteller kommen, noch dass ihr Inhalt zutreffend ist. Denn der digitale Inhalt kann viel zu einfach manipuliert werden.

Daher werden an die elektronische Rechnung weitaus höhere Anforderungen gestellt als an ihre Papierpendants. Nach § 14 Abs.3 Umsatzsteuergesetz (UStG) muss eine Rechnung, die auf elektronischem Weg übermittelt worden ist entweder

  • eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz enthalten,
  • oder sie im Rahmen eines besonderen elektronischen Datenaustausches (EDI) übermittelt werden, welches die Unversehrtheit der Daten gewährleistet.

Desweiteren unterliegen elektronische Rechnungen besonderen Archivierungsvorschriften, auf die bei den Irrtümern Nummer 7 und 8 genauer eingegangen wird.

Irrtum 2: Eine per Computerfax versandte Rechnung ist keine elektronische Rechnung

Als elektronische Rechnung gilt jede Rechnung die weder per Post noch per „Standardfax“ versendet wird. Es handelt sich nicht um einen Standardfax, wenn

  • die Rechnung mit einer Faxsoftware am Computer versendet worden, oder
  • die Rechnung durch eine Faxsoftware am Computer empfangen worden ist.

In diesen beiden Fällen liegt eine elektronische Rechnung vor, die den hohen gesetzlichen Anforderungen unterliegt.

Irrtum 3: Für eine elektronische Signatur reicht es, die eigene Unterschrift einzuscannen

Eine oft praktizierte Maßnahme ist, die eigene Unterschrift einzuscannen und am Computer in die Rechnung einzufügen. Ausgedruckt beim Empfänger soll diese Rechnung dann den Anschein eines Originals erwecken. Rechtlich ist diese Form der „Signierung“ wirkungslos. Der Gesetzgeber verlangt mit der „qualifizierten Signatur“, die höchste Signaturstufe überhaupt. Das heißt für den Unternehmer, dass ihm nur die folgenden Signaturmethoden zur Verfügung stehen:

  • Er kann eine Signaturkarte samt Lesegerät und Signiersoftware nutzen, mit denen er einzelne Rechnungen signiert. Dabei wird entweder die an eine E-Mail angehängte PDF-Datei oder die ganze E-Mail signiert.
  • Alternativ kann er beim Massenversand von Rechnungen spezielle Verfahren verwenden, mit denen die Rechnungen stapelweise signiert werden. Ähnlich wie eine Frankiermaschine stapelweise Briefe frankiert.
  • Er kann sich auch eines Serviceanbieters bedienen, der Rechnungen für ihn digital signiert (dazu mehr beim Irrtum Nummer 12).

Bei den Signaturverfahren wird ein Signaturzertifikat nach dem Signaturgesetz benötigt, welches nur wenige akkreditierte Unternehmen anbieten, die ihre Tätigkeit der Bundesnetzagentur angezeigt haben. Da eine detaillierte technische Beschreibung des Zertifizierungsverfahrens den Rahmen dieses Artikels sprengen würde, wird der Artikel „Qualifizierte elektronische Signatur“ in der Wikipedia, die Informationsseite des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik oder der Artikel „Die qualifizierte elektronische Rechnung - Praktikable Lösungen für PDF und Signatur“ bei t3n empfohlen.

Abgesehen von der rechtlichen Unwirksamkeit kann das Einscannen einer Unterschrift beim Rechnungsempfänger nach hinten losgehen. Denn ein Steuerprüfer kann viel leichter erkennen, dass die Rechnung bloß ein Ausdruck ist, wenn die Unterschrift die gleiche Druckfarbe wie der Rest des Dokuments hat.

Irrtum 4: Ein Unternehmer darf jedem Rechnungsempfänger elektronische Rechnungen zuschicken

Die elektronische Rechnung ist eine Ausnahme von der üblichen Geschäftspraktik und bürdet dem Rechnungsempfänger besondere Prüfungspflichten auf. Daher muss dieser dem Empfang von elektronischen Rechnungen zugestimmt haben. Das kann er auf zweierlei Weise tun:

  • Der Rechnungsempfänger wurde gefragt und hat ausdrücklich zugestimmt.
  • Der Rechnungsempfänger hat schlüssig signalisiert, dass er mit elektronischen Rechnungen einverstanden ist. Zum Beispiel, in dem er mehrere Rechnungen ohne Widerspruch akzeptiert hat.

Sagt der Kunde dagegen, dass er keine elektronische Rechnung empfangen möchte, muss der Rechnungsaussteller eine Rechnung in Papierform verschicken. Um nachträgliche Probleme zu vermeiden, sollte der Rechnungsempfänger immer vorher gefragt werden, ob er mit elektronischen Rechnungen einverstanden ist.

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20 Antworten
  1. von Andre am 05.08.2009 (13:35 Uhr)

    Also ist es gar nicht zulässig, wenn mir die Telekom oder mein Handyanbieter die Rechnung per PDF mailen? Ich kann ja die Signartur gar nicht prüfen (wenn überhaupt eine vorhanden ist)!

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  2. von Andreas am 05.08.2009 (14:41 Uhr)

    Müßte es in der Überschrift zu Irrtum Nr. 2 nicht richtig "eine" statt "keine" heißen? Computerfax ist doch eine elekt. Rechnung? Oder habe ich den folgenden Text falsch verstanden?

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  3. von Andreas am 05.08.2009 (14:52 Uhr)

    Ich ziehe mein vorheriges Posting zurück. Es handelt sich ja um "Irrtümer"(!), also ist die Negation richtig. Sorry, mein Fehler.

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  4. von Thomas Schwenke am 05.08.2009 (18:42 Uhr)

    @Andre: Dann ist es nicht zulässig. Daher wird meistens gefragt, ob man die Rechnung papierlos empfangen möchte. Soweit ich mich erinnern kann hat es Vodafone bei mir getan und versendete auch signierte Rechnungen.

    @Andreas: Eine Text-Strukturierung die den Leser geistig wach hält. Wo das Thema schon so "einfach" ist. :)

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  5. von René am 05.08.2009 (23:58 Uhr)

    Zum Irrtum 12: Ich kann FastBill.com als günstige Signaturlösung empfehlen. es kostet 10 Cent pro qualifizierter Signatur und man kann seine Rechnung auch komplett online erstellen und auch gleich vesenden.

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  6. von Bodo am 07.08.2009 (02:10 Uhr)

    Diesen Artikel ausgerechnet bei yeebase zu lesen, die selbst elektronische Rechnungen (ungefragt) verschicken und diese nicht qualifiziert, sondern nur mit PGP signieren, ist schon seeehr amüsant. :-D

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  7. von Simon am 07.08.2009 (10:33 Uhr)

    Vielen Dank für die gute und einfache Zusammenstellung. Auch wir von Billomat (webbasierte Rechnungsverwaltung) beobachten beobachten noch viele Unklarheiten bei dem Thema elektronische Rechnungen. Da freut man sich über jede einfach gehaltene Aufklärung.
    In dem Zusammenhang ist sicher auch der Überblick über Pflichangaben auf Rechnungen sehr interessant.

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  8. von wdr am 11.08.2009 (10:04 Uhr)

    Merkwürdig finde ich, dass diese unzähligen Vorschriften einfach so hingenommen werden. Dieses Steuersystem ist einfach irrwitzig. Jede Vereinfachung wird mit zig Zusatzvorschriften komplizierter als vorher. Wann wehren sich die Bürger?

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  9. von Thomas Schwenke am 11.08.2009 (10:32 Uhr)

    @wdr: Als einzige Abwehrmaßnahme verbleiben die Wahlen. Und oft haben Parteien schon mit der "Steuererklärung auf dem Bierdeckel", also einer radikalen Vereinfachung des Steuerrechts, geworben. Gekommen ist sie jedoch nie. Stattdessen gibt es weiterhin umfangreiche Gesetze, die sich ständig ändern. Von der Stimmung würde ich eher sagen, man nimmt es hin. Woran das liegt?

    1. Das Steuerrecht ist ein Stellwerk mit dem die Staatseinnahmen reguliert werden. Ein sehr kompliziertes Stellwerk, bei dem man nicht immer weiß, welcher Hebel zu welchem Ergebnis führt. Daher wird ständig hier eine Schraube gedreht, da ein Hebel verstellt und dort eine Weiche gestellt, damit am Ende der Staatshaushalt stimmt. Man könnte es mit einem aufgeblähten Programmcode vergleichen, der eigentlich eine Ansammlung von Mods und Hacks ist, die keiner überblicken kann. Und deswegen werden oft Vorschriften erlassen, von denen man sich ein Ergebnis, hier die Minderung der Steuerkriminalität, verspricht. Klappt die Vorschrift nicht, dann wird sie im besten Fall wieder verworfen. Oft jedoch wird sie durch eine neue Vorschrift modifiziert.

    2. Wir Deutschen mögen Regeln. So sehr auch viele schreien, dass sie lieber weniger Regeln hätten, so sehr ist uns wichtig eine Ordnung zu haben, um die Ergebnisse unser Aktionen vorauszusehen. Das ist im Grunde genommen gar nicht so falsch, denn Regeln schaffen Sicherheit. Doch ab einem gewissen Grad kann man sie nicht überblicken und statt Sicherheit bringen zu viele Regeln Unsicherheit.

    3. Interessensgruppen und Lobbyismus tragen ebenfalls zu einem komplizierten Rechtssystem bei. Oft gibt es zig Ausnahmeregeln, weil die Bauern oder die Asienexporteure oder die Umweltförderung besondere Behandlung wünschen und/oder brauchen.

    4. Lange Dienstwege und verschiedene Gesetzesgeber. Nehmen wir zum Beispiel die Regelungen zur elektronischen Rechnung. Die EU erlässt eine Direktive mit viel Spielraum, in der sie dazu auffordert die elektronische Rechnung zu regeln. Alle Mitgliedsstaaten regeln sie unterschiedlich. Es kommt zum leichten Chaos, vor allem bei grenzüberschreitendem, Verkehr. Daher sieht die EU, dass es nicht gut war den Mitgliedsstaaten soviel Freiheiten zu geben und gibt ihnen neue, engere Regeln.

    5. Mit Augenzwinkern könnte man auch auf die vielen Arbeitsplätze im Steuerwesen verweisen. Die Finanzbeamten, die Steuerberater und die Buchautoren. All diese Gruppen leben von einem komplizierten Steuerrecht. Und im Vergleich mit anderen Staaten kommt die meiste Steuerliteratur immer noch aus Deutschland.

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  10. von Sebastian Dramburg am 11.08.2009 (10:46 Uhr)

    Nun, soweit ich das im Kopf habe, ist das mit der elektronischen Signatur und den Rechnungen nicht nur Deutsche Regelungswut sondern eine Vorgabe der EU gewesen. Nur das Deutschland die Sache wieder zu 110 % übernommen hat. Hintergrund war wohl der Versuch, den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen.

    Es gibt aber Bestrebungen, die Sache zu lockern. Den neusten Stand kenne ich aber nicht.

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  11. von wdr am 11.08.2009 (11:05 Uhr)

    Das sehe ich alles ein ... Meine Frage war, wie können wir als Bürger mehr Einfluss nehmen? Auf Wahlen und Politiker zu verweisen, also selbst nichts tun wollen, hilft nichts. Gerade am Steuerrecht kann man aufzeigen, wie hilflos Politiker, Behörden und Juristen sind. Das Steuerrecht ist mit seinen Ungerechtigkeiten, Unzulänglichkeiten und Ungereimtheiten nicht nur kompliziert, sonder kriminell. Der Hinweis auf die Geldnöte des Staates greift nicht, das jetzige System verhindert geradezu die Sanierung des Haushalts und setzt sich in vielen Bereichen über eine seriöse, den Grundrechten entsprechende Rechtsprechung hinweg ...! Wir müssen als Betroffene eingreifen und gerade zu Wahlzeiten Druck machen. Die Aktivitäten des Bundes der Steuerzahler sind mir hier zu platt ... Nutznießer interessieren nicht, dürfen nicht interessieren!

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  12. von Dirk Wohlrabe am 11.08.2009 (11:06 Uhr)

    Das Ganze kann man so umgehen:

    1. Rechnung per Mail an den Kunden schicken
    2. Kunde informieren dass er die Rechnung ausdruckt.
    3. Bei Nachfrage vom Finanzamt muss er behaupten dass die Rechnung per Post kam.
    4. Ggf. noch im Briefformat falten.

    Wie soll das Finanzamt dass nachweisen können?

    Das funktioniert bei allerdings nur bei einem festen Kundenstamm, bei Shopsystemen mit ständig neuen Kunden geht das ohne Signatur nicht.

    Eine Signatur lohnt sich allerdings erst ab Bestellungen von ca. 200 aufwärts. Die jetzigen Anbieter sind für kleinere Betriebe viel zu teuer.


    Als Käufer kann man aber immer noch nachträglich eine auf dem Postweg verschickte Rechnung verlangen.

    gruß

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  13. von Sebastian am 11.08.2009 (14:23 Uhr)

    Hallo Herr Wohlrabe,

    wir benutzen in unserer Webfirma FastBill und gehören vermutlich in den Bereich, den Sie als "kleinere Betriebe" bezeichnen würden.

    Es gestaltet sich für uns allerdings viel einfacher, einfach für einen vernachlässigbar geringen Betrag ein paar Signaturen zu kaufen, als unserem Kunden zu erklären, er möge doch bitte die Rechnung ausdrucken, vor dem Finanzamt etwas behaupten und ggf. diese Behauptung durch Falten eines Blattes für das Finanzamt glaubhaft zu machen.

    Das ganze "lohnt" sich, meiner Erfahrung nach, schon ab 10 bis 100 Signaturen. Da Signaturen ja nicht so angeboten werden, dass sie verfallen oder regelmäßignachgekauft werden müssen, ist es egal, ob z.B. 100 Signaturen in einer Woche oder in 2 Jahren aufgebraucht werden. Solang es günstiger ist als das Porto lohnt es sich in jedem Fall und damit auch ab der ersten Signatur.

    Viele Grüße

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  14. von Monika Meurer am 11.08.2009 (16:54 Uhr)

    Und woran erkennt das Finanzamt, ob ich die Rechnung auf meinem Rechner ausgedruckt habe und per Post versendet habe, oder ob mein Kunde die Rechnung ausgedruckt hat???? Viele Firmen verwenden nämlich gar kein vorgedrucktes Briefpapier und somit werden Logo und andere Daten einfach mit der Rechnung ausgedruckt...

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  15. von Dirk Wohlrabe am 12.08.2009 (11:53 Uhr)

    Hallo Sebastian, danke für deinen Beitrag. Vor Monaten habe ich nach Signaturen für 30 Rechnungen im Monat gesucht, da gab es so etwas noch nicht.

    Mir stellt sich aber die Frage, welche Kosten da auf eine zukommen? 400 Signaturen z.B.

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  16. von Simon [billomat] am 12.08.2009 (12:06 Uhr)

    Ich kann PixelLetter empfehlen. Dort kosten Digitale Signaturen ab 0,14 EUR, ganz ohne monatliche Grundgebühr.
    PixelLetter bietet außerdem noch den webbasierten Brief- und Fax-Versand an.
    Und mit Billomat können die PixelLetter-Dienstleistungen auch bequem direkt aus Billomat genutzt werden. So sind Rechnungen schnell verschickt, egal ob per E-Mail mit Signatur oder via Post und Fax.
    Übrigens: Billomat-Kunden erhalten bei PixelLetter Sonderkonditionen.

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  17. von Sebastian am 12.08.2009 (12:22 Uhr)

    Hallo Dirk,

    hier sind die Pakete im Vergleich: Pakete für online-Rechnung mit elektronischen Signaturen


    Die Signatur kostet 10 Cent, wenn man sich auf eine monatliche Grundgebühr einlässt und sonst 20 Cent.

    Schöne Grüße
    Sebastian

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  18. von Thomas Kiwispotter am 12.08.2009 (13:04 Uhr)

    @Monika Meurer: Der Prüfer könnte bereits die ordnungsgemäß zugeschickten Rechnungen anzweifeln, wenn sie wie einfache Ausdrucke aussehen, und Nachweis fordern. Fehlende Knicke im Papier sind auch Indizien. Aber wie gesagt, die Prüfer werden in der Regel nicht danach suchen.

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  19. von Ducrot Websolutions am 14.08.2009 (16:42 Uhr)

    Kennt jemand eine einfache Lösung für die "andere Seite". Also für die Empfänger solcher E-Rechnungen die diese in einem sicheren Archiv aufbewahren müssen? Ich kenne bislang nur epoststelle.de und suche nach einer Alternative.

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  20. von Dirk Wohlrabe am 01.10.2010 (13:05 Uhr)

    Ich habe seit neuesten die Software von buhl im Einsatz: WISO mein Büro professional. Die Software kann alles was das Herz begehrt. Signaturen automatisch für die Rechnungen erstellen, Postversand, PDF, und und .....
    Kostet zwar 240 Euro im Jahr, aber ich muss sagen die Zeitersparniss macht das wieder wett.

    Gruß

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