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Ratgeber

Auf diese kaum bekannte Meeting-Methode setzt das Silicon Valley

Arbeitsprozesse optimieren: Mit dieser Meeting-Methode reflektierst du dich selbst (Foto: Shutterstock-LDprod)

In Team-Meetings wird viel zu oft über kommende Projekte und neue Erwartungen gesprochen. Dabei lohnt ein Blick zurück, um Arbeitsabläufe zu verbessern. Diese Methode zeigt, wie das gehen kann.

Das Jahr neigt sich dem Ende zu und damit setzt ein, was sich für viele Menschen ganz natürlich anfühlt: Der Blick auf die Erfolge und Misserfolge sowie die schönen und weniger schönen Dinge, die das scheidende Jahr gebracht hat. Diese Reflexionen helfen dabei, an sich zu arbeiten und bewirken, neue Ziele für das kommende Jahr zu setzen oder einfach klarzukriegen, was zuletzt komplett blockiert hat. Vor allem letzteres haben Silicon-Valley-Firmen jetzt im Unternehmensumfeld professionalisiert. Die Methode der sogenannten Retrospektive hat die kalifornische Tech-Szene als wöchentliches To-do in Meeting-Form gegossen.

Team-Meeting: Retrospektiven als nützliche Methode bei strittigen Themen

Team-Meeting: Diese Methode wird deine Arbeitsprozesse verbessern. (Foto: Shutterstock-LDprod)

Die in San Francisco lebende Ximena Vengoechea schreibt auf Fast Company: „Typische Teambesprechungen konzentrieren sich auf die Planung von dem, was ansteht. Etwa ein bevorstehendes Projekt, die wichtigsten Ziele des nächsten Quartals oder Erwartungen, die sich entwickelt haben. Aber es gibt eine Alternative dazu, die einzig und alleine darauf abzielt, die unmittelbare Vergangenheit zu überprüfen, um das Zusammenspiel des Teams zum Besseren zu verändern.“ Vor allem in agilen Software-Entwicklungsteams sei die Methode beliebt, um einen Überblick über erzielte oder verpasste Fortschritte zu erhalten.

Die hauptberufliche Pinterest-Researcherin nennt drei Fragen, die so ein Meeting beantworten soll: Was lief gut? Was könnte besser laufen? Und was können wir tun, damit der Prozesse einfacher wird? Dabei sei es wichtig, den Anwesenden vorab zu erklären, warum das Meeting wichtig sei und ihnen auch genügend Zeit zu geben, über die Fragen nachzudenken. Denn klar ist auch: Viele Meetings laufen ins Leere, weil der Sinn sich nicht erschließt und sie unvorbereitet sind. Essentiell für den Erfolg sei, dass das Team das Zusammentreffen als Lerngelegenheit begreift und das jeder Teilnehmer eine aktive Rolle einnimmt, so Vengoechea.

„Typische Teambesprechungen konzentrieren sich auf die Planung von dem, was ansteht.“

Das Retrospektiven-Meeting sollte dabei nicht über eine Stunde hinausgehen. Ratsam sei auch ein Ablaufplan, der die Stunde viertelt: 15 Minuten für die Beschäftigung mit den guten Dingen, 15 Minuten für die Diskussion darüber, was besser laufen könnte, 15 Minuten für Lösungsvorschläge und 15 Minuten, um im Team zu entscheiden, welche Ideen in der kommenden Woche probiert werden sollen. Am Ende des Zusammentreffens sollte jeder Mitarbeiter mit einer Aufgabe – und wenn es sich dabei um nur eine Denkaufgabe handelt – aus dem Raum gehen. Sich ständig zu reflektieren, helfe, um Blockaden zu vermeiden.

Retrospektiven können vor allem dann nützlich sein, wenn Teams mit strittigen Themen zu tun haben. Optimal laufen sie dann, wenn der Zusammenhalt stark ist und alle an einem Strang ziehen. „Wenn die Dinge gut laufen, ist diese wöchentliche Diskussion eine großartige Zeit, um zu feiern, was funktioniert und die Beiträge der anderen Kollegen zu erkennen und zu erforschen, wie sie noch weitere Unterstützung finden“, so Ximena Vengoechea. Um die Methode zu perfektionieren, brauche es zwar etwas Zeit. Jedoch verbessert sich zunehmend auch die Fähigkeit jedes einzelnen Mitarbeiters, ein konstruktives Feedback zu geben.

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