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Zeitfresser E-Mail? So bekämpfst du dein überfülltes Postfach

Zeitfresser E-Mail? So bekämpfst du dein überfülltes Postfach

Es erreichen euch zu viele E-Mails am Tag und ihr habt das Gefühl, dass euer Postfach platzt? Das Problem ist oft hausgemacht, meint Autor Andreas Weck und erklärt, wie er gegen die E-Mail-Flut vorgeht.

Zeitfresser E-Mail? So bekämpfst du dein überfülltes Postfach

Zeitfresser E-Mail. (Bild: Viktor Hanacek)

Sag der E-Mail-Flut den Kampf an: Verzichte auf unnötige Nettigkeiten. (Bild:  Ryan McGuire)
Sag der E-Mail-Flut den Kampf an: Verzichte auf unnötige Nettigkeiten. (Bild: Ryan McGuire)

Es ist wie in der Geschichte von Hase und Igel: Das Wettrennen gegen das eigene E-Mail-Postfach wird zum Kraftakt für den Empfänger. Immer wenn man glaubt, alle E-Mails beantwortet zu haben und sich anderen Dingen widmen zu können, hallt es erneut – fast schon spottend – aus dem Mail-Client: „Ich bin schon da! Ich bin schon da!“ Um nicht in einen Rückantwort-Marathon zu geraten und schlussendlich – wie der Hase in dem volkstümlichen Märchen – völlig zu kollabieren, gilt es ein paar Dinge zu beachten: Vor allem das sogenannte „hermetische Schreiben“ ist hilfreich, um der E-Mail-Flut wieder Herr zu werden.

Angst vor der E-Mail-Flut? Hermetisches Schreiben hilft!

Hermetisches Schreiben bedeutet, E-Mails so zu verfassen, dass das Risiko einer Rückantwort schon im Vorfeld gering gehalten wird – definiert hat diesen Begriff Sascha Lobo. Dabei gilt vor allem: Finger weg von Smalltalk und unnötigen Fragen! Im Klartext: Ein „Hallo, wie geht’s? Was macht die Familie?“ bricht mit so gut wie jeder Effizienz-Regel digitaler Kommunikation. Natürlich heißt das nicht, dass ein unfreundlicher Ton zum Konsens werden soll. Aber im beruflichen Rahmen ist weniger oft mehr, denn der Tag im Büro hat oft sowieso viel zu wenig Stunden.

Ein ebenfalls oft gemachter Fehler liegt darin, den Gesprächspartner mit aufgesetzter Professionalität zu verwirren. Komplizierte Fachsprache und inflationär eingefügte Nebensätze, die versuchen komplexe Zusammenhänge zu erklären, gehen oft nach hinten los. Wenn der Gesprächspartner sich nicht gerade für seine Unwissenheit schämt und so tut als hätte er alles verstanden, provoziert die Verkomplizierung im Grunde nur eines: offene Fragen. Ein guter Ansatz, der im beruflichen Alltag funktioniert, findet sich zudem in der sogenannten „5-Sätze-Regel“.

Was nicht in fünf Sätze passt, gehört nicht in E-Mails

Zeitfresser E-Mail: Wer keine Rückfragen provoziert, kann früher in den Feierabend starten. (Bild: Viktor Hanacek)
Zeitfresser E-Mail: Wer keine Rückfragen provoziert, kann früher in den Feierabend starten. (Bild: Viktor Hanacek)

Der Designer Mike Davidson gilt als Begründer der „5-Sätze-Regel“, die besagt, dass Anwender ihre E-Mails in maximal fünf Sätzen abhandeln sollen. Ihm fiel eines Tages auf, dass Menschen sich nicht durch kurze Antworten vor den Kopf gestoßen fühlen, sofern sie einem übergeordneten Credo unterworfen sind. 2007 brachte er deshalb die Webseite five.sentenc.es ans Netz. Hier stellt er eine Signatur bereit, die auf die „5-Sätze-Regel“ verweist und die ihr bei Bedarf auch einsetzen solltet:

Q: Why is this email a pre-determined number sentences or less?

A: http://sentenc.es

Davidson möchte damit dem Umstand des ungleichen Zeitaufwandes von Sender und Empfänger entgegenkommen. Seiner Meinung nach, kann es nur wenige Sekunden dauern eine Frage zu stellen, die Antwort allerdings fällt in den meisten Fällen länger aus. Was ihr in fünf Sätzen aber nicht erklären könnt, sollte sowieso nicht in E-Mails besprochen werden – sondern lieber im direkten Gespräch.

Übrigens: Dass kurz gehaltene E-Mails oft effektiver sind, haben auch einige digitale Köpfe vor ihm verstanden – wenn auch nicht in eine allgemeine Regel verpackt. Apple-Gründer Steve Jobs antwortete immer kurz und knapp – wie beispielhaft auch der hier eingefügte Ausschnitt zeigt. Auch Amazon-Gründer Jeff Bezos leitet heute noch an ihn adressierte E-Mails an Mitarbeiter weiter und versieht sie einzig und alleine mit einem Fragezeichen. Nur ein Symbol, dass dem Empfänger klar aufzeigt, was er zu tun hat. Schneller kann man seine Mails nicht abarbeiten.

Checke E-Mails sofort

Den „Checke E-Mails sofort“-Tipp dürften einige Leser kritisch bewerten – doch bei mir funktioniert er bestens: Lies deine E-Mails sofort und entscheide, ob du sie mit einer schnellen Antwort abgehandelt bekommst!

Seien wir ehrlich, meist ist eine E-Mail informativer Natur und braucht keine Rückantwort, kann mit einem kurzen Statement abgehandelt werden oder ist so wenig zeitkritisch, dass sie auch problemlos zu einem anderen Zeitpunkt bearbeitet werden kann. Ich entscheide das direkt und wehre mich gegen den Ratschlag, sich feste E-Mail-Zeiten am Tag zuzulegen. Der Grund ist ganz einfach: Es erschlägt mich förmlich, wenn ich zweimal täglich in mein Postfach schaue und jedes mal dutzende E-Mails auf mich warten. Im besten Fall ploppt eine E-Mail auf, der Betreff und Inhalt ist kurz und konkret verfasst und ich erkenne sofort worum es geht. Interne E-Mails beantworte ich – unter Einhaltung der obigen Tipps – im selben Moment, damit der Kollege schnell weiterarbeiten kann. Externe E-Mails – insofern sie nicht irgendwie meine ungeteilte Aufmerksamkeit gewinnen – werden beantwortet, sobald ich Zeit dafür finde. Der Vorteil: Ich habe nie das Gefühl, dass mein Postfach überläuft.

Wie lauten eure Ratschläge gegen die E-Mail-Flut?

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13 Antworten
  1. von Jan am 22.04.2014 (14:39 Uhr)

    Deaktiviere Push Delivery und stelle das Abruf-Intervall des Email Programms auf 1h.

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  2. von Andreas Weck am 22.04.2014 (16:37 Uhr)

    Lieber Jan, auch ein guter Tipp! Beißt sich ein wenig mit meinem „Checke E-Mails sofort“-Tipp, aber der Ratschlag ist auch per se eher subjektiver Natur. Danke dir!

    Herzlichst, Andreas Weck

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  3. von Dietmar am 22.04.2014 (17:34 Uhr)

    Es gibt m.a. nicht den Tipp zur Bewältigung der eMail Flut. Erst einmal muss ja eMail Flut definiert werden.
    Für den einen sind 2 Mails die Stunde = 16 Mails am Tag eine Flut, für die anderen sind 50 Mails am Tag eine Flut.
    Weiterhin muss man sich als Typ definieren. Lenke ich mich gerne durch Mails ab oder nicht? Dann erst kann man defineiren, ob man enbloc oder direkt antworten will.
    Auch gibt es Zeiten, wo die Flut steigt, und wo sie sinkt. Da ist unterschiedliches Arbeiten angezeigt ;-)
    In einem gebe ich Recht: Meist ist man selbst der Urheber der Flut. In dem man nämlich wie in einer richtigen Diskussion immer das letzt Wort haben will, will man das bei einer eMail Kommunikation auch. Das Problem: Das Gegenüber auch ;-)
    Schlimm ist es bei CC Marathons ;-)

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  4. von Roman am 22.04.2014 (18:07 Uhr)

    Dem Tipp von Jan noch hinzuzufügen: E-Mails dementsprechend beantworten und dann abends alle komplett verschicken. Das nimmt den Schreibern, die E-Mails mit einem Chat verwechseln, die Energie ;)

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  5. von Fahim am 22.04.2014 (18:28 Uhr)

    An sich gute Ratschläge, wenn wir nicht schon GTD hätten:
    http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

    GTD schreibt einem ein festes Vorgehen für die Bearbeitung von TODOs (z.B. Emails) vor. Seitdem ich mich teilweise an GTD halte gehe ich etwas erleichterter in den Feierabend :)

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  6. von Mathis am 22.04.2014 (20:18 Uhr)

    Das Problem bei E-Mail sehe ich darin, dass viele dinge nicht genau beschreiben oder einfache Dinge nicht berücksichtigen.
    Weshalb ich ab und an hin gehe und nur Sachen aus dem Ticket System bearbeite, und E-Mails komplett ignoriere. und E-Mail Programm ist bei uns meist bis 15 Uhr eh zu.
    Es hapert meistens an einfachen dingen, wie "Da ist ein Fehler". oder es fehlt in der Mail der Kundenname. etc.
    Wir gehen, daher hin und sagen, auch dem Kunden, dass er die Abzuarbeitenden Punkte im Ticket System (bei uns Redmine) schreiben soll.
    So kann man besser planen.

    Erleichtert die Arbeit ungemein und jeder kann mit dem Fehler was anfangen, ohne sich lang reinzuarbeiten.

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  7. von Atilla am 22.04.2014 (22:11 Uhr)

    Hallo Andreas,
    Ich hinterfrage bei meinen Posteingang sehr kritisch und teils recht radikal, welche Mails wirklich einer Antwort bedürfen beziehungsweise ob sie überhaupt gelesen werden müssen.
    Viele Grüsse

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  8. von farroliver am 23.04.2014 (00:28 Uhr)

    Guten Abend zusammen,

    auch ich kenne die Situation, das mein Postfach immer voller wird.

    Ich arbeite seit einigen Wochen mit bedingten Formatierungen im Outlook um zu erkennen ob ein E-Mail an mich direkt gesendet wurde, ich nur CC stehe oder ob an einen Verteiler angeschrieben wurde.

    Somit filtere ich mein Postfach und priorisiere. E-Mails an mich werden sofort bearbeitet. Ausser ich muss für die Antwort länger recherchieren. Der Rest kommt am Ende das Tages.

    Danke Dir für Deine Arbeit, ist ein wirklich guter Artikel. Ich werde mir das Thema mit den "5 Sätzen" Mal zur Brust nehmen.

    Viele Grüße
    Oliver

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  9. von Marco am 24.04.2014 (09:41 Uhr)

    Heißer Tipp: Nicht jeder muss in den CC ein Mail.

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  10. von Tomalla am 25.04.2014 (09:13 Uhr)

    Wichtig ist auch konsequente "Verteilung" der Mails.

    Erledigte Mails kommen in Unterordner.
    Im Eingang sind nur Mails, die noch bearbeitet werden müssen.
    Im Ausgang sind nur Mails, wo ggf. noch eine Antwort kommt.

    Das Ziel ist es, zum Feierabend Mail-Ein- und Ausgang nicht scrollen zu müssen.

    Die Erhöhung der Bildschirmauflösung ist NICHT gestattet! ;)

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  11. von Marco am 25.04.2014 (09:21 Uhr)

    Diese Einteilung kenne ich auch aus Getting Things Done (GTD), Tomala. Bei mir heißen die beiden Ordner ACTIONS und DELEGATED und beinhalten entweder Mails, für die ich noch etwas tun muss (ACTIONS) oder aber solche, bei denen ich noch auf eine Antwort warte (DELEGATED).

    Vom Eingang her werden die Mails entweder 1) direkt beantwortet, wenn es schnell geht oder 2) archiviert, wenn es nur eine Infomail ist.

    Zusätzlich gibt es noch einen Ordner auto_generated, in den Newsletter und automatisch generierte Infomails wegsortiert werden.

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  12. von Gaby am 25.04.2014 (10:43 Uhr)

    Mein Tipp: öfters telefonieren (gerne auc per Skype) oder mit den Leuten direkt reden.

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  13. von StefanS2 am 18.12.2014 (11:45 Uhr)

    Ich denke jeder kennt die Situation, des überfüllten Postfachs. Da sehe ich die Tipps, welche hier genannt werden, als hilfreich an. Das "hermetische" schreiben ist meiner Meinung nach, etwas geschickter für den Büroalltag, als die 5-Satz-Regel. Denn mit der 5-Satz-Regel entsteht ein höheres Datenvolumen was wiederum Zeit und Geld Kostet. Passend dazu habe ich einen Artikel gefunden, welcher die immensen Kosten verdeutlicht, welche anhand Emails entstehen können. ( http://www.lookeen.net/de/5881/news/a-fundamental-waste-of-money-through-searching-for-relevant-information/ ). Ebenfalls kann es von Vorteil sein, seine Emails sofort zu checken. Dies verhindert oft einen Datenflut und einen unendlich langen Suchmarathon, welcher natürlich wieder Kosten aufwirft.

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