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Produktivität mit System: Von Getting Things Done bis Personal Kanban

Aus dem
t3n Magazin Nr. 38

12/2014 - 02/2015

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Egal ob Getting Things Done oder Personal Kanban – unzählige Methoden sollen die Arbeitsorganisation optimieren und so die Produktivität verbessern. Jedes System hat Vor- und Nachteile. Oftmals ist eine individuelle Kombination aus mehreren Techniken sinnvoll. Wir zeigen, worauf es ankommt.

Produktivität mit System: Von Getting Things Done bis Personal Kanban

(Bild: t3n)

Wer produktiver sein will, sollte sich auf das Wesentliche konzentrieren, Ablenkungen reduzieren und stets eine Aufgabe nach der anderen angehen. Doch was ist eigentlich Produktivität? Gemeinhin versteht man darunter eine Art Kennzahl, mit der sich die Leistung messen lässt. Es geht um das genaue Verhältnis von Ergebnis und benötigter Arbeitszeit. Man ist umso produktiver, wenn es gelingt, die benötigte Zeit zum Erreichen eines Ziels zu verringern. Denn besonders in unserer schnelllebigen Welt gilt: Zeit ist Geld.

Allerdings können sich Webworker ihre Zeit – in gewissem Rahmen – selbst einteilen und entscheiden, wie viel Zeit sie für das Erreichen eines bestimmten Arbeitsergebnisses aufwenden wollen. Genau hier setzen viele Produktivitätsmethoden an: Es geht darum, dem Nutzer dieser Methoden dabei zu helfen, die benötigte Zeit für einzelne Aufgaben festzulegen.

Dabei kann beispielsweise das Festlegen von Prioritäten helfen – ein nicht zu unterschätzender Faktor für Webworker, die in einem Meer aus anscheinend gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben zu ertrinken drohen. Hier eine wichtige Mail, die es zu beantworten gilt, da die Vorbereitung auf eine Präsentation und gleich zwei Projekte, deren Deadline naht – da kann man sich leicht verrennen. Wer seine Aufgaben nicht priorisiert, tappt schnell in die Falle und fühlt sich überfordert: die Produktivität leidet. Problematisch ist außerdem, dass sich die Priorität einzelner Ziele mit der Zeit verändern kann. Aus diesem Grund sollte man eine Produktivitätsmethode auswählen, die sich agil einsetzen lässt und dafür eignet, Aufgaben immer wieder neu zu priorisieren.

Die richtige Einstellung

Egal für welche der unten vorgestellten Methoden man sich entscheidet – die richtige Einstellung und ein paar universal gültige Regeln sind unumgänglich, um die eigene Produktivität zu steigern:

  1. Theorie der angewendeten Methode verstehen
  2. Kontrolle über die eigene Arbeit erlangen
  3. Verantwortungsbewusstsein schaffen
  4. Bewusst Ziele setzen
  5. Gute Gewohnheiten etablieren, schlechte Gewohnheiten ablegen

In erster Linie sollte man keine Technik einsetzen, ohne die Theorie dahinter verstanden zu haben. Bei fast allen Methoden geht es nicht primär darum, dass man besser organisiert ist, sondern darum, dass man die Kontrolle darüber erlangt, wann man wie lange woran arbeitet. Das setzt Verantwortungsbewusstsein voraus – es gilt, alle anstehenden Aufgaben zu priorisieren und die dafür zur Verfügung stehende Zeit festzulegen. Einzelne Aufgaben nach deren Priorität zu sortieren funktioniert nur, wenn man seine Ziele bewusst setzt. Wer nicht weiß, was er will und wohin die Reise gehen soll, neigt zu Prokrastination und wird Zeit mit unwichtigen Dingen verschwenden.

Viele der folgenden Produktivitätsmethoden, wie etwa die 80/20-Methode, setzen genau an diesem Punkt an. Hat man das anvisierte Ergebnis im Blick, ergibt sich oft ganz von selbst, welche Aufgaben wichtig und welche weniger wichtig für das Erreichen des Ziels sind. Gelingt es, gute Gewohnheiten für das Abarbeiten von Aufgaben zu etablieren – beispielsweise Slots für das Bearbeiten von Mails festzulegen – und schlechte Gewohnheiten – wie zum Beispiel Multitasking oder das Nichteinhalten von regelmäßigen Pausen – abzulegen, kann man die eigene Produktivität merklich steigern.

Eine solide Aufgabenverwaltung wie beispielsweise Todoist eignet sich als Tool für fast jede Produktivitätstechnik. (Screenshot: todoist.com)
Eine solide Aufgabenverwaltung wie beispielsweise Todoist eignet sich als Tool für fast jede Produktivitätstechnik. (Screenshot: blog.todoist.com)

Im Folgenden werden fünf Produktivitätstechniken vorgestellt. Dabei geht es jeweils zuerst um die Methodik der entsprechenden Technik und deren Stärken sowie Schwächen. Darauf folgen einige Tool-Empfehlungen und Hinweise darauf, wie man möglichst schnell mit der jeweiligen Produktivitätstechnik loslegen kann.

Getting Things Done

GTD (Getting Things Done) ist eine der wohl bekanntesten Produktivitätsmethoden. Die von David Allen erdachte Technik existiert bereits seit rund zehn Jahren und erfreut sich besonders unter Webworkern großer Beliebtheit. Sie wird auch in einigen börsennotierten Unternehmen eingesetzt.

Bei GTD handelt es sich in erster Linie um ein System zum Organisieren. Die Technik schreibt dem Nutzer nicht vor, wie er seine Arbeit zu verrichten hat, sondern legt den Fokus auf das Erfassen und Organisieren von Aufgaben. GTD hilft dabei, alles, an das man denken muss, aus dem Kopf zu verbannen, damit man sich auf die wirklich wichtige Arbeit konzentrieren kann. Richtig angewendet resultiert die Methode in einer To-Do-Liste, die auf einen Blick zeigt, welche Aufgaben anstehen und welche Aufgaben wichtig sind. Auf diese Weise bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Um das zu erreichen, setzt GTD auf fünf Regeln: Capture, Clarify, Organize, Reflect, Engage. Beim ersten Punkt geht es darum, dass man alles – wirklich alles – schriftlich festhält. Egal ob Aufgaben, wiederkehrende To-Dos oder Ideen: alles wird aufgeschrieben. Dabei ist es egal, ob man das in Papierform oder mit einer App bewerkstelligt. Im Sinne des „Clarify“-Gedanken sollte man dabei so genau wie möglich sein und beispielsweise nicht einfach „Website-Relaunch“ notieren, sondern diese große Aufgabe in möglichst viele kleine und besser handhabbare Aufgaben unterteilen. Die kleinen Aufgaben gilt es dann nach Kategorien und Prioritäten zu organisieren. Wann immer möglich sollte eine Deadline für jede Aufgabe inklusive entsprechender Erinnerungen vergeben werden. Nutzer der Methode müssen die Aufgabenliste regelmäßig neu evaluieren, um zu erkennen, ob Prioritäten oder Deadlines einer Änderung bedürfen. Dies geschieht gemäß der „Reflect“-Regel. Beherzigt man die ersten vier Regeln, ergibt sich der Punkt „Engage“ fast von selbst, denn man hat eine To-Do-Liste vorliegen, aus der sofort ersichtlich ist, welche Aufgaben als nächste angegangen werden sollten.

Grob gesagt geht es bei GTD darum, seine Aufgaben, Prioritäten und Terminkalender in Einklang zu bringen und durch Organisation produktiver zu werden. Einer der größten Vorteile der Methode ergibt sich aus dem Fakt, dass sie es dem Anwender erleichtert, auf einen Blick zu sehen, was es noch zu erledigen gilt, und zu entscheiden, woran man als nächstes arbeiten möchte. Allerdings leidet GTD unter dem Ruf, zu kompliziert zu sein. Das liegt in erster Linie daran, dass es nicht den einen richtigen Weg gibt, die Methode einzusetzen. Vielmehr lässt sich die Technik gut an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Daher mag die Einstiegshürde hoch sein, doch hat man seinen individuellen Weg gefunden, ist GTD alles andere als kompliziert.

Stärken
Etablierte Methode, die von vielen Nutzern und Unternehmen eingesetzt wird
Eignet sich auch für komplexe Projekte
Viele Informationen, Tutorials und Online-Support erhältlich
Schwächen
Bedarf besonders zu Beginn Disziplin
Erhebliche Einarbeitungszeit
Nicht unbedingt für kreative Tätigkeiten geeignet

Tools und Schnellstart

Für GTD kann man auf eine ganze Reihe unterschiedlicher Tools zurückgreifen, die einem die Arbeit mit der Methode erleichtern. Ein generell empfehlenswertes Tool für fast alle Produktivitätstechniken ist eine Zeiterfassungsapp wie beispielsweise Clocking IT. Für GTD bietet sich darüber hinaus eine Aufgabenverwaltung mit Listenansicht an. Hier kann man aus dem Vollen schöpfen – OmniFocus, Things, Evernote, Doit.IM oder auch Todoist sind nur einige der möglichen Kandidaten.

Es ist gar nicht so kompliziert, mit GTD loszulegen. Viele der Säulen, auf denen diese Technik beruht – wie eine To-Do-App oder regelmäßige Meetings zum Festlegen von Prioritäten – dürften sich bereits im Repertoire der meisten Nutzer befinden. Man benötigt ein Tool zur Aufgabenverwaltung und ein System zum Anlegen von Notizen und Festhalten von Ideen. Dann gilt es, jeden Tag mit einer kurzen Phase zum Organisieren der Aufgaben zu beginnen – nichts ist unproduktiver, als blind drauflos zu arbeiten.

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4 Antworten
  1. von der.pfeifer am 22.11.2014 (18:10 Uhr)

    Hmm, ob man hier diskutieren kann? :)

    Was mir fehlt in diesem Artikel ist Nichts. Was vielleicht ein bisschen komisch klingt hat einen einigermaßen reflektierten Hintergrund. Wer die Diskussion zwischen Andreas Weck und Florian Blaschke verfolgt hat, weiß ca. worauf ich hinaus will.

    Vielleicht denken wir einfach zu oft und zu lange darüber nach Wie wir die Dinge anpacken wollen anstatt diese einfach zu tun.

    Die Diskussion zwischen den T3N Redakteuren gibt es übrigens zum Nachlesen: http://t3n.de/news/beerdigt-to-do-listen-kalender-572561/

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  2. von Dominic am 26.11.2014 (15:38 Uhr)

    Pareto hatte etwas tolles entdeckt. "Wenigen gehört viel. Im Artikel über die Pareto-Verteilung werden Äpfel mit Birnen verglichen, denn wie im Artikel korrekt geschrieben gehören 20% (Anzahl Menschen) 80% der Fläche (zB in km2). Eine Anzahl (von Menschen) kann mathematisch nichts mit mit Flächen verrechnet werden. Dass hier die Summe 100% ergibt, ist Zufall.

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  3. von Florian am 28.01.2015 (12:42 Uhr)

    Vielen Dank für die gute - und in meinen Augen - sehr vollständige Übersicht über die unterschiedlichen Produktivitätsansätze. Was man meiner Meinung nach auf keinen Fall außer Acht lassen darf bei all den Management-Techniken, ist die Tatsache, dass das Ziel dieser Übungen ein stressfreies und proaktives Handeln ist. Es geht nicht um das Verwalten von Aufgaben, sondern darum, sich eine gewisse Flexibilität in seinem Alltag zu sichern. David Allen, der Erfinder von Getting Things Done sagt dazu treffend: "Flexibility trumps perfection!"

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  4. von Wilm33r am 31.10.2015 (00:51 Uhr)

    Aus Erfahrung kann ich kanban-Methode auf jedem Fall empfehlen- Meine Firma benutzt im Artikel schon genannten Kanbantool was hat einen großen Einfluss auf Produktivität und Teamarbeit gemacht.. Ich hab früher nie gedacht, dass relativ so simpele Tool so gut wirken könnte ;)

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