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Startups

Alle Dokumente in einer App: Wie das Startup Fileee den Aktenordner auf das Smartphone holen will

    Alle Dokumente in einer App: Wie das Startup Fileee den Aktenordner auf das Smartphone holen will

Arne Osthues, Marius Gerwinn und Eike Thies (v.l.n.r.) haben das Startup Fileee gegründet.
(Foto: Fileee)

Kein Dokumenten-Chaos mehr – das verspricht das Münsteraner Unternehmen Fileee. Wie das funktionieren soll und warum es nicht ganz ohne Offline-Tool geht, haben wir die Gründer auf der CeBIT gefragt.

Filee: Mit dem Smartphone Dokumente scannen

Arne Osthues, Marius Gerwinn und Eike Thies (v.l.n.r.) haben das Startup Fileee gegründet. (Foto: Fileee)
Arne Osthues, Marius Gerwinn und Eike Thies (v.l.n.r.) haben das Startup Fileee gegründet. (Foto: Fileee)

Das Tool, das die Organisation unserer Steuererklärungen und unserer Rechnungen vereinfachen soll, sieht aus wie eine Schuhbox mit überdimensionalem Pappdach. Mit diesem simplen Gerät soll das lange Suchen nach dem letzten Schreiben vom Finanzamt bald der Vergangenheit angehören. Das verspricht das Startup Fileee, das die sogenannte „Fileeebox“ erfunden hat. Das 2011 gegründete Münsteraner Unternehmen will uns mit seinem Gerät die Möglichkeit bieten, Dokumente mit dem Smartphone zu digitalisieren.

Das Prinzip: Der Nutzer legt das Dokument in die Mitte der Konstruktion, das Smartphone kommt auf das „Dach“. Automatisch scannt die Fileee-App das Papier – ohne dass der Nutzer auch nur einen Knopf drücken muss. Danach kann er das Dokument in der App des Startups speichern. Sie liest die wichtigsten Daten – Absender, Dokumenttyp und Erstellungsdatum – aus, damit das Papier am Ende auch wiedergefunden werden kann. Das Offline-Dokument kann der Nutzer dann bequem in die Box legen.

Dass Fileee nicht nur auf eine App-Lösung, sondern auch auf ein Scanner-Modell setzt, erklärt Gründer und Geschäftsführer Marius Gerwinn so: „Für den Nutzer bleibt immer die Frage: wohin mit dem Papier?“ Gleichzeitig soll die Konstruktion auch das Problem schlechter Scans lösen. „Viele Leute haben ein Problem damit, ein Dokument sauber abzufotografieren“, so Gerwinn. So entstand 2012 die Idee, zusätzlich zur App auch eine Art Box anzubieten, die beide Fragen löst: durch den Scan und durch die Box als Ablage. Wenn ich das Dokument später noch einmal brauche – etwa zur Vorlage beim Finanzamt –, soll die App mir sogar sagen können, an welcher Stelle der Box ich es finde.

Die Box von Fileee lässt sich ab jetzt vorbestellen

Mit seiner App ist das Startup schon im Sommer live gegangen, seit kurzem können Nutzer jetzt auch die „Fileeebox“ vorbestellen. Wenn die Marke von 2.000 Boxen geknackt ist, sollen die Organisationshilfen ausgeliefert werden. Derzeit hat das Startup 17 Prozent seines Solls erfüllt. Auf der CeBIT, auf der das Unternehmen in dieser Woche ausgestellt hat, scheint die Idee nicht nur bei Privatnutzern anzukommen: Ein Geschäftskunde habe schon zehn Sets bestellt, sagt Gerwinn.

Die Fileeebox auf dem Schreibtisch. (Quelle: Fileee)
Die Fileeebox auf dem Schreibtisch. (Quelle: Fileee)

Billig ist die Box allerdings nicht: Der Preis liegt derzeit bei 49 Euro. Dass das eine stolze Summe ist, weiß auch Gerwinn: „Wir wollen die Fileeebox künftig günstiger anbieten“, sagt der Gründer. Es gehe nicht darum, mit den Kartons Geld zu verdienen, das Geschäftsmodell der Münsteraner stehe auf zwei anderen Säulen. Die erste ist eine Freemium-Lösung. Bis zu einer bestimmten Dokumentanzahl und einer bestimmten Datengröße kann der Nutzer die App umsonst verwenden. Überschreitet er diese Größe, muss er zahlen. Der Preis liegt bei fünf Euro im Monat.

Die zweite Säule von Fileee ist ein sogenanntes C2B-Geschäft, die Verbindung von Konsumenten mit Firmen. „Wir wollen die Kommunikation mit Unternehmen vereinfachen“, sagt Gerwinn. Wenn der Nutzer beispielsweise seine Handyrechnung kriegt und dazu eine Nachfrage hat, kann er in der App auf den Button „Frage stellen“ klicken und wird mit dem Kundenservice des Anbieters verbunden. Der Verbraucher kann auch einen Schaden an einem Gerät melden oder eine Rechnung direkt bezahlen. Einige Unternehmen zeigten sich schon interessiert, insgesamt spricht Gerwinn von 100 Anfragen. Mit ein paar Firmen aus der Versicherungsbranche befindet sich Fileee schon in der Testphase. Die Unternehmen zahlen für die Kommunikation, die das Startup übernimmt.

„Datenhoheit liegt beim Kunden“

Die Konzerne bekommen ansonsten aber keine Daten von dem Nutzer, verspricht Fileee. „Wir setzen auf komplette Verschlüsselung“, so Gerwinn. Das bedeutet: Außer mir kann niemand die Dokumente einsehen. Wie viel der Konsument am Ende freigibt, entscheidet er selbst. So kann er beispielsweise bei einer Rückfrage an das Unternehmen angeben, welche Daten freigegeben werden sollen – vom Namen über die Kunden-ID bis zur Rechnungsnummer. „Die Datenhoheit liegt immer beim Kunden“, sagt der Fileee-Geschäftsführer. Gespeichert werden die Dokumente auf einem Server in Deutschland.

Mit seiner Idee des digitalen Papierkrams ist Fileee nicht alleine. Beim Konkurrent Dropscan lassen Kunden die Dokumente zum Startup schicken, das die dann einscannt und digitalisiert. Die Deutsche Post bietet mit E-Post ein ähnliches Angebot an. Der Wettbewerber Scanbot setzt auf das Digitalisieren per Smartphone, in dem der Kunde Briefe abfotografiert und dann in der App wiederfindet. Trotzdem sieht Gerwinn sein Startup auch im Vergleich zur Konkurrenz gut aufgestellt, gerade weil das Geschäftsmodell auf zwei Säulen stehe, so der Gründer.

Zudem hilft dem Startup im Hintergrund ein starker Partner: Nachdem Fileee mit dem Exist-Stipendium der Bundesregierung gefördert wurde, agiert es inzwischen als Tochterunternehmen des Kölner Softwareanbieters Ityx. Von einem Exit will Gerwinn aber nicht sprechen: „Wir fahren ein sehr atypisches Modell“, so der Gründer. „Andere holen sich fünf Millionen, wir haben uns für einen Mittelständler als strategischen Partner entschieden.“

Fileee zählt inzwischen 20.000 Kunden. Mehr Daten will Firmengründer Gerwinn nicht verraten. Für die Zukunft hat das Startup aber schon Pläne: Noch konzentriert es sich auf den deutschsprachigen Raum, eine Expansion will es aber nicht ausschließen.

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14 Reaktionen
grep

Hallo Tobias,

wäre das Material und die Fertigung (hoch-)wertiger wäre ich sogar bereit weitaus mehr als 49,- € für ein solches Produkt auszugeben sofern ich es denn bräuchte !
Ihr solltet euch entscheiden zwischen einfacher/m Optik, Verarbeitung und Material zum günstigem Preis oder hochwertiger/m Aussehen, Verarbeitung und Material zum gehobenem Preis.
Die Fileeebox sieht eben wie ein relativ günstiger Schuhkarton aus und dafür werden wohl die Wenigsten 49,- € ausgeben wollen.

Ich verstehe schon das Dilemma ... !

Ciao, Sascha.

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grep

Hallo Tobias,

ihr Produkt zum offerierten Preis würde ich nicht ordern ... auch wenn ihre Produktionskosten (noch) derart hoch liegen !
Ich finde es bemerkenswert geschickt wie man ein eher minderwertiges Produkt zu einem derart hohem Preis erfolgreich (?) vermarkten kann ... ich wünschte ich könnte (auch !) aus Sch**ß* Geld machen - ganz ehrlich.

Für unter 10,- € würde ich mir die Fileeebox evtl. kaufen, würde ich sie denn tatsächlich benötigen ... aber wahrscheinlich würde ich sie mir dann aus einer Kartonage eher selbst basteln.

Ihr Produkt ist nicht per se 'Sch**ß*' es ist simpel und dürfte von jedem der etwas basteln kann selbst gebaut werden können und genau deshalb sind 49,- € überzogen teuer ... gerade auch weil das Material / die Fertigung (entsprechend der Bebilderungen) nicht sonderlich wertig anmutet.

Ciao, Sascha.

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Tobias Emmerich

Hi Sascha,

während die fileeeBox zugegebenermaßen schlicht und funktional ist, steckt im Scanaufsatz mit den verbauten LEDs, dem Klappmechanismus und den Magneten deutlich mehr "Technik" und Entwicklung, die man so nicht ohne Weiteres nachbauen kann. Und für beides zusammen kommt der Preis von 45€ (+Versand) zustande, nicht alleine für die Box.
Darüberhinaus ist der Mehrwert nur im Zusammenhang mit der fileee App zu verstehen. Die Box mit Aufsatz unterstützt einmal bei der Digitalisierung der Dokumente und ermöglicht es, dass man alles digital und intelligent mit der App verwalten kann und im Bedarfsfall seine Originale wiederfindet, ohne einen doppelten Archivierungsaufwand mit Aktenordnern betrieben zu haben.
Von einem "minderwertigen" Produkt zu sprechen, ist die Interpretation des Betrachters. Wer auf der Suche nach einer kostengünstigen Lösung ist und für den teure Einzugscanner einfach überdimensioniert sind, hat mit der fileeeBox und der fileee App zwei Tools zur Hand, um seinen Papierkram digital zu verwalten und die archaischen Aktenordner hinter sich zu lassen. Ich kann nur nochmals betonen, dass hier kein großartiger Gewinn generiert wird, sondern durch das Tool neue Kunden gewonnen und gebunden werden sollen.

Viele Grüße,

Tobias

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grep

Hallo ...,

solche Unternehmen zeigen immer wieder sehr anschaulich wie man tatsächlich aus Sch**ß* Geld machen kann; 49,- € (?!) - ich hätte so eine 'Spielerei' eher im Ein-Euro-Shop (zum absolutem Niedrigpreis) erwartet.
Sicherlich werden einige Leute ihr Geld hierfür zum Fenster herausschmeißen.

Ciao, Sascha.

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Doris Schlecker
Doris Schlecker

Ich fürchte leider du hast die Technik hinter der Box nicht verstanden, schade eigentlich. Die Box erlaubt nämlich ähnlich wie Augmented Reality das einem genau angezeigt wird wo welches Dokument auf welcher Höhe in einem Stapel wiederzufinden ist.

Und das war jetzt nur die Box. Der Scanner oben drauf verbessert die Scanqualität auch noch mal immens. Ich habe selber zwar ein gutes Smartphone, aber das Licht macht den Scan viel rauschärmer und ich muss keine Knöpfe o.ä. drücken.

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Mario
Mario

DU hast es aber nicht gemacht. Noch Fragen?

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Thomas
Thomas

Sry aber bitte schau dir mal das Produkt an, 49€ halte ich für absolut akzeptabel, insb. wenn man sich überlegt was andere für solche mobilen Scanner alleine nehmen. Die Box ist echt klasse. Wer das einmal auf der Cebit erlebt hat, der will gar nicht mehr Aktenordner sortieren.

Ggf. sollte man die Box auf der Webseite nochmal näher in den Vordergrund stellen, denn ich habe auch erst auf der Cebit verstanden, das die Box intelligent ähnlich wie Augemented Reality die Dokumente haargenau archiviert. Ich kann immer genau sehen wo was in welcher Box auf welcher Höhe liegt.

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Thomas
Thomas

Sry, aber Ich halte 49€ für absolut akzeptabel, wenn man bedenkt was andere für mobile Scanner verlangen. Der eigentliche Clou ist ja die Box und wer wie ich das auf der Cebit einmal in echt gesehen hat, will gar nicht mehr mit Aktenordner rumhantieren.

Vielleicht sollten die Jungs die Box stärker nochmal in den Vordergrund rücken, ich hatte es auch erst nicht sofort verstanden. Aber wie gesagt, die Idee ist genial. Trackt quasi wie augmented Reality die Dokumente live wo was in welcher Box auf welcher Höhe ist. So muss ich endlich nicht mehr Papier einsortieren, das fand ich nämlich bisher bei egal welcher Lösung immer unpraktisch.

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Tobias Emmerich

Hi Sascha! Nein, "Sch**ß*" ist das sicherlich nicht. Beim aktuellen Preis geben wir fast zu 100% die reinen Produktionskosten weiter. Das liegt aber an der geringen Bestellmenge von 2000 Stück. Sollte die Kampagne erfolgreich sein und wir in Zukunft größere Mengen bestellen können, wird sich der Preis nach unten verschieben und eher mit dem archaischen Aktenordner konkurrieren können. Jetzt brauchen wir aber erstmal jede Unterstützung in Form von Vorbestellungen, damit wir die fileeeBox auf den Markt bringen können :) Ansonsten freue ich mich über einen Tipp, wo der Ein-Euro-Shop zu finden ist, der ein Produkt wie die fileeeBox anbietet ;)

Viele Grüße,
Tobias

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Tobias Emmerich

Bis zum 14.04. kann man die fileeeBox noch auf box.fileee.com vorbestellen. Mit dem Code "T3N" kann man sich das Komplettset 10% günstiger sichern ;)

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MarcHe
MarcHe

Die Firma CIB München hat mit der doXibox und der App doXisafe, ein ähnliches Produkt auf der Cebit vorgestellt.

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Eike Thies

Nicht wirklich, das war nur ein Pappständer in Weiß. Kein intelligentes Abheften, keine Elektronik, kein NFC und schon gar nicht eine Software dahinter.

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MarcHe
MarcHe

zum einen hab ich ja geschrieben "ähnlich", da ich beide Produkt noch nicht in der Hand hatte bzw. die Unterschiede so nicht ausmachen kann.

Des weiteren sollte man die Einwände, auch der nachstehenden User zum Anlass nehmen, evtl. nochmals mit Informationen (Details) nachzulegen.
Vielleicht wäre auch CIB eine Kooperation bzw. die Bekanntgabe des Herstellers bereit
oder
auf der anderen Seite, sollte man überlegen, ob man nicht ein DIY-Baukasten liefert und der User die LED/Magnete o.ä. selbst anbringen, da die Konfektionierung evtl. das teuere ist.

zu guter letzt würde ich die App aber auch gleich noch "ausbauen", denn viele User hab einen einfachen scanner daheim und würden sich eine Ablageschachtel wünschen, statt Aktenordner. (soweit die App vom handling hierfür einsetzbar wäre)

Dh. ich finde die Idee TOP, nur die Kommunikation, die evtl. Kosten und den Nutzen sollte man hier und dort überdenken und evtl. mehrgleisig fahren.

MarcHe
MarcHe

nur der guten Ordnung-/vollständigkeitshalber - ist zwischenzeitlich im Verkauf - https://www.cib.de/de/news/einzelansicht/artikel/unsere_doxibox_ab_sofort_bei_amazon_erhaeltlich.html

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