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Startups

Schluss mit Papierkram: Dropscan ebnet den Weg zum papierlosen Büro

Auf dem besten Weg zum papierlosen Büro, mit Dropscan. (Screenshot: Dropscan.de)

Das Startup Dropscan aus Berlin bietet Privatpersonen und Unternehmen einen Scan-Service, der Briefpost in PDF-Dateien wandelt. Offenbar besteht Bedarf, schon während der Beta-Phase war Dropscan profitabel. Wie der Scan-Service funktioniert, wie viel er kostet und was es zu beachten gilt, erklären wir in diesem Artikel.

Mit ihrem Startup Dropscan führen die Geschäftsführer Christian Schulte und Sebastian Maurer die deutsche Wirtschaft in eine papierlose Zukunft. Dies zumindest ist die Hoffnung des Berliner Unternehmens, dessen offizieller Starttermin rund anderthalb Monate zurückliegt. 100 Kunden haben Dropscan während der Beta-Phase genutzt, darunter zu gleichen Teilen Privatpersonen und Unternehmen. Ein größerer Kunde sorgte schon zu dieser Zeit für schwarze Zahlen.

Dropscan: So funktioniert der Berliner Scan-Service

Dropscan bietet Nutzern einen Scan-Service, der eingehende Briefpost digitalisiert. Jeder Account hat ein oder mehrere sogenannte Scanboxen, also eine Art Briefkasten in Berlin. Die Umschläge der dort eingehenden Sendungen werden gescannt und Nutzern per E-Mail zugeschickt. Sie können daraufhin entscheiden, ob die Sendungen geöffnet und digitalisiert werden sollen. Alternativ steht auch die Weiterleitung an eine private Adresse oder die Entsorgung zur Auswahl.

Auf dem besten Weg zum papierlosen Büro, mit Dropscan. (Screenshot: Dropscan.de)
Auf dem besten Weg zum papierlosen Büro – mit Dropscan. (Screenshot: Dropscan.de)

Entscheidet sich der Nutzer für den Scan-Service, wird die Sendung verarbeitet. Das Endergebnis: eine gut lesbare und dank OCR-Software durchsuchbare PDF-Datei. Je nach Paket stehen jedem Dropscan-Account darüber hinaus ein oder mehrere Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung. Wer mit dem Original arbeiten möchte, kann sich die Sendungen aber auch jederzeit zuschicken lassen. Sie bleiben bestehen, bis sich der Nutzer aktiv zum Weiterleiten oder Löschen entscheidet.

Saftige Preise sichern die Profitabilität

Sowohl private als auch gewerbliche Kunden haben die Wahl zwischen drei Inklusivpaketen sowie „Pay-As-You-Go“, also der Abrechnung pro Einsendung und Scan. Erstgenannte Inklusivpakete beginnen im privaten Sektor bei 15 Euro im Monat und beinhalten eine fixe Anzahl eingehender Sendungen sowie Scans. Jede weitere Einsendung kostet 30 Cent, jeder weitere Scan 60 Cent. Je nach Postaufkommen kann Dropscan also durchaus teuer werden. Details zur Preisfindung im privaten und gewerblichen Sektor listet die Dropscan-Website auf.

Dropscan: Die hohen Preise schrecken ab. (Screenshot: Dropscan.de)
Dropscan: Die hohen Preise schrecken ab. (Screenshot: Dropscan.de)

Etwas ähnliches bieten die Schweizer und die Österreichische Post. Hierzulande ist der Dienst noch ein Novum. Man befinde sich allerdings in Gesprächen mit der Deutschen Post, erklärte Geschäftsführer Christian Schulte im Interview mit Gruenderszene. Im direkten Vergleich zum US-Pendant Outbox ist Dropscan teurer. Die US-Amerikaner bieten den Scan-Service als Flatrate für fünf US-Dollar im Monat. Dieses Unterfangen sei aber nur mithilfe „ein paar Millionen Venture-Capital“ möglich, mutmaßt Schulte. Profitabel sei das nicht.

Dropscan: „Datenschutz hat absolute Priorität“

Was viele Nutzer irritiert, ist die Frage des Datenschutz. Wie werden Einsendungen verarbeitet? Wer kann meine Briefe lesen? Dropscan erhalte hierzu häufig Anfragen, erzählt Schulte Gruenderszene. Doch „Datenschutz hat absolute Priorität“, beteuert er. Dropscan unterscheide hier zwischen drei Bereichen: der physischen, elektronischen und rechtlichen Sicherheit. Sie stellen sicher, dass niemand Externes zu irgendeinem Zeitpunkt Zugriff auf die Daten der Nutzer erhält – weder in physischer noch in digitaler Form. Und auch rechtlich bleiben alle generierten Daten immer absolutes Eigentum der Dropscan-Nutzer.

Egal welche Sendung: Datenschutz habe oberste Priorität, versichert Dropscan. (Screenshot: Dropscan.de)
Egal welche Sendung: Datenschutz habe oberste Priorität, versichert Dropscan. (Screenshot: Dropscan.de)

Wer die Unterlagen lesen kann, erklärt die Hilfesektion der Dropscan-Website kurz und knapp: „Niemand!“, heißt es dort. Alle Einsendungen würden in einem stark automatisierten Prozess verarbeitet, „der den manuellen Zugriff auf Ihre Sendungen auf ein Minimum reduziert“. Die Mitarbeiter hätten ohnehin keine Zeit zur Lektüre der Unterlagen, fügt Dropscan hinzu. Auf den ersten Blick scheint deshalb alles geklärt. Solange die Berliner das Vertrauen ihrer Kundschaft nicht aufs Spiel setzen, ist der Weg in die papierlose Zukunft geebnet.

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3 Reaktionen
Hubert Mayer

Nett. Würde mir gefallen. Dann überlege ich mir, wie geht so ein Service mit Post mit stückigen Inhalten um? Sind ja häufig nicht gekennzeichnete Umschläge, in denen Kredit- / Kundenkarten versendet werden. Oder PINS/TANS (für Smartphone, whatever).

Antworten
Eimert

Warum bekommt solch ein Ereignis einen eigenen Artikel?
Dokument- und Inputmanagementsoftware gibt es schon seit Jahren,
dort werden die Dokumente nicht nur eingescannt, sondern auch gleich
weiterverarbeitet. Für 75€ absolut uninteressant, das kann jeder Hiwi besser.

Auch die Preisgestaltung ist mir ein Rätsel - für 200€ (größtes Paket) werden 440 Sendungen bearbeitet, ein solches Eingangsvolumen haben selbst Mittelständler innerhalb eines Tages erreicht.

Antworten
Lorenz

Versteh ich das richtig? Man kann z.b. in dem Packet XL 60 Briefe dorthin senden, aber die scannen letztendlich nur 15 Stück? Also bezahl ich letztendlich 30 Tacken im Monat nur damit mir jemand meine 15 Briefe öffnet, die durch eine OCR-Software jagt und mir per E-Mail zusendet. *sehr profitabel* :-|

Mittlerweile hat fast jeder rumstehen. Dazu noch eine bessere OCR-Software. Fertsch.

Klar hat man etwas mehr Aufwand, aber allemal besser als seine private/firmen-post zu irgendwelchen Heinis nach Berlin zu schicken. Zumal die Preise happig sind.

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