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Papierloses Büro: In 5 Schritten zur digitalen Buchhaltung

Der Versuch, sich hoher Papierstapel zu entledigen: das papierlose Büro.
Lesezeit: 6 Min.
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Viele Unternehmen scheuen den Umstieg zur digitalen Buchhaltung, obwohl kaum Hindernisse oder Risiken dagegensprechen. Die folgenden fünf Schritte sollen auf dem Weg zu einem papierlosen Büro behilflich sein, offene Fragen beantworten und etwaige Ängste ausräumen.

Seit über 20 Jahren kursiert der Begriff des papierlosen Büros durch das Netz, doch bis heute haben die wenigsten Unternehmen die Umstellung realisiert. Eine aktuelle Studie fand sogar heraus, dass das vollständige papierlose Büro unmöglich ist. Dabei sind die Vorteile selbst für kleine Unternehmen deutlich spürbar. Laut eines Berichts der Europäischen Kommision liegt das Einsparpotenzial von E-Rechnungen europaweit jährlich bei 40 Milliarden Euro. Hauptgründe dafür sind eine schnellere Datenverarbeitung (z.B. bei der Buchhaltung) und weniger Druck- und Portokosten. Aber auch ganz praktische Vorteile wie mehr Mobilität, schnellere Zahlungseingänge und ein besseres Kundenverhältnis durch mehr Transparenz zeigen, dass die Digitalisierung der Buchhaltung lohnt.

Der Versuch, sich hoher Papierstapel zu entledigen: das papierlose Büro.

Trotzdem scheint der Wechsel zur vollständigen papierlosen Buchhaltung besonders für kleine Unternehmen noch eine Hürde zu sein. Zu groß sind die Bedenken nicht alles richtig zu machen hinsichtlich Datensicherheit, Gesetzeskonformität und Akzeptanz beim Steuerberater. Deshalb wird häufig sicherheitshalber noch das „Original“ ausgedruckt und Dokumente per Ordner in Papierform dem Steuerberater überreicht. Doch Gesetze sind heute keine Hürde mehr. Spätestens mit Abschaffung der Pflicht zur digitalen Signatur wurden die letzten ernsthaften Hürden aus dem Weg geräumt.

Papierloses Arbeiten bringt Vorteile. Es spart Kosten, schont die Umwelt und macht Daten und Dokumente schneller auffindbar. Vor allem aber ermöglicht es eine räumliche Freiheit, den Arbeitsort überall aufschlagen zu können. Das papierlose Büro wird durch Verlagerung der Dokumente und Daten in die Cloud bürolos. Wer online ist, hat auch Zugriff auf alle Daten, egal wo. Das bürolose Büro ist keineswegs ein neuer Ansatz, sondern vielmehr eine Erweiterung des papierlosen Büros. Der Fokus liegt auf Mobilität, die heute mehr denn je zu einem wichtigen Teil des Arbeitsalltags geworden ist. Eine Umstellung auf eine papierlose Buchhaltung lohnt sich also doppelt und ist mit wenig Aufwand und ein paar Anpassungen im Alltag umsetzbar:

1. Gewohnte Verhaltensmuster durchbrechen

Der Impuls aus vergangenen Jahren, eingehende Rechnungen und Belege auszudrucken und abzuheften muss zunächst im Kopf verändert werden. Zwar sind Papierrechnungen und elektronische Rechnungen (noch) nicht final gleich zu behandeln, jedoch gilt derzeit die Faustregel: Was elektronisch beim Unternehmen ankommt, muss auch bis zum Ende elektronisch weiterverarbeitet werden, inklusive der sicheren Archivierung. Was in Papierform ankommt darf zwar gescannt werden, muss dann aber auch in elektronischer Form weiter verarbeitet werden. Anders herum gilt das nicht.

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2. Ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ etablieren

Damit das papierlose Arbeiten möglich ist, verlangt der Gesetzgeber die Einhaltung bestimmter Kriterien und Strukturen, welche sich aber ohne großen Aufwand einrichten lassen, bzw. bei vielen Unternehmen bereits existieren. Zu den wichtigen Anforderungen zählen:

  • Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (Grundlage ist der §14 HGB)
  • Ein langfristiges und sicheres Archivierungssystem (Grundlage sind die GoBS)
  • Zugriffsmöglichkeiten z.B. für eine Steuerprüfung (Grundlage sind die GdPDU)

Dahinter steckt die Idee des Gesetzgebers, prüfbar zu machen, ob die Leistungen in der Rechnung tatsächlich erbracht wurden und ob der Rechnungssteller auch einen Zahlungsanspruch hat. Zur Kontrolle (für den Unternehmer und den Gesetzgeber) dient ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren. Dafür wird jedoch explizit weder eine bestimmte Technologie noch ein bestimmtes Verfahren vorgeschrieben.

Das Kontrollverfahren ist bereits etabliert, wenn ein Abgleich der vorliegenden Rechnung mit vorhanden Unterlagen wie einem Auftrag, einem Lieferschein, einer Bestellkopie, einem Kaufvertrag, oder einem Zahlungsbeleg möglich ist. Denkbar ist zum Beispiel auch eine Ordnerstruktur, in der die Dokumente zusammen je Kunde und „Vorfall“ aufbewahrt werden. Wie das konkret im Unternehmen umgesetzt wird, bleibt jedem selbst überlassen.

3. Papierlose Prozesse etablieren

Wer unabhängig vom Standort arbeiten möchte, muss gezwungenermaßen nahezu 100% papierlos werden. Das betrifft nicht nur die Archivierung von Dokumenten, sondern auch vorhandene Prozesse. Wer kein Tool für ein Status-Tracking verwenden möchte, der sollte für die Ablage in einer Ordnerstruktur jeweils einen unterschiedlichen Status per Unterordner erkennbar machen (z.B. je einen Ordner „eingegangen“, „kontrolliert“, „bezahlt“). Der Zugang zum System muss jedoch geschützt sein, was mit einem einfachen Passwortschutz des Computer bereits erfüllt ist.

Der größte Änderungsaufwand betrifft jedoch die Dokumente, die zunächst in Papierform vorliegen und üblicherweise in Ordnern abgeheftet werden. Neben Präsentationen, Notizen, Verträgen und Kontoauszügen sind das in der Buchhaltung vor allem Rechnungen und (Papier-) Belege, welche ggf. erst noch digitalisiert werden müssen. Ob das per mobiler Scan-App oder per Scanner erfolgt, ist an der Stelle vorerst nicht wichtig. Hauptsache es landet im digitalen Ablagesystem, bleibt lesbar und kann von außen (für den Steuerberater/Steuerprüfer) zugänglich gemacht werden.

Mehr über den Weg zur digitalen Buchhaltung erfahrt ihr auf der zweiten Seite des Artikels.

4. Buchhaltung als Teil der digitalen Arbeitswelt etablieren

Der moderne Arbeitsalltag funktioniert längst digital. Egal ob Produktivitäts-Tools, ToDo-Listen oder Projektmanagement-Software, kaum eine Aufgabe wird heute ohne digitale Helfer und webbasierte Tools ausgeführt. Sie versprechen gewohnte Prozesse einfacher, schneller und papierloser zu gestalten, und sie sind längst zentraler Bestandteil unserer täglichen Arbeit geworden. Längst erfassen wir Arbeitszeiten unterwegs, schreiben Nachrichten via Facebook, und kommunizieren mit Kunden in Echtzeit.

Was für die meisten Aufgaben im Arbeitsalltag bereits zum digitalen Selbstverständnis geworden ist, muss in Sachen Buchhaltung bei vielen noch umgesetzt werden. Ein Blick in die Büros kleiner Unternehmen zeigt, dass trotz massiver Digitalisierung des Arbeitsalltags besonders Belege und Rechnungen in Papierform mit einem Anteil von 87 Prozent immer noch sehr „offline“ funktionieren.

Und so kommt es, dass selbst im Jahr 2013 die meisten kleinen Unternehmen in Deutschland ihre Buchhaltung nach wie vor mit Word und Excel erledigen und Dokumente ausdrucken. Damit jedoch auch die Buchhaltung Teil des digitalen Ökosystems werden kann, bedarf es einer digitalen Lösung für Kernaufgaben wie Rechnungen schreiben, Belege archiveren, und die Weitergabe elektronischer Dokumente. Damit dieser Ablauf nicht nur papierlos, sondern auch bürolos funktioniert, muss zusätzlich eine standortunabhängige (Cloud-) Lösung für die folgenden Aufgaben her. Auch hier ist das Tool der Wahl zunächst nicht entscheidend, solange alle Anforderungen an Sicherheit und Mobilität erfüllt sind.

5. Den Steuerberater mit einbeziehen

Für die meisten kleinen Unternehmen dürfte der Steuerberater derjenige sein, der die Form der benötigten Dokumente vorgibt. Trotz des allgemeinen Fortschritts hat sich leider bis heute noch keine flächendeckende digitale Verarbeitung von Buchhaltungsdokumenten etabliert. Die meisten Steuerberater setzen tatsächlich noch ganz klassisch auf Rechnungen, Belege und Kontoauszüge in Papierform. Ein kleiner Teil akzeptiert bereits den Dokumentenempfang via E-Mail oder Dropbox, und ein paar ganz wenige freuen sich über einen Datensatz, der alle relevanten Informationen für die weitere Buchhaltung beinhaltet.

Denn was viele nicht wissen: Der Steuerberater benötigt nicht die Dokumente selbst, sondern nutzt diese nur, um folgende Informationen nachzuvollziehen:

  1. Was ist wann an Umsatz oder Ausgaben angefallen (inkl. Steuer)?
  2. Was wurde wann von welchem Konto bezahlt?
  3. Was steckt hinter den einzelnen Transaktionen (z.B. Gebühr, Erlös aus Dienstleistung mit 19% MwSt, etc.)?

Es muss also nicht gleich die DATEV-Integration sein. Eine einfache Übergabe der Dokumente oder Daten in digitaler Form würde zunächst vollig ausreichen, egal ob als als ZIP Archiv oder als CSV-Datensatz.

Der wichtigste Schritt auf dem Weg zum papierlosen und bürolosen Büro bleibt der Austausch mit dem Steuerberater. Denn nur wenn dieser dem papierlosen Austausch von Daten und/oder Dokumenten zustimmt, kann das bürolose Büro Wirklichkeit werden.

Fazit: Das papierlose Büro ist möglich, aber zum Großteil Kopfsache

Die Vorteile für eine voll-elektronische Verarbeitung von Rechnungen und Belegen liegen auf der Hand: Prozesskostenersparnis beim Unternehmer (die IHK Koblenz beziffert die Ersparnis auf bis zu 11,60€ / Rechnung), beim Steuerberater (weniger Sortieren, Stempeln, Abtippen) und jede Menge eingespartes Papier zur Schonung der Umwelt. Für den Unternehmer bedeutet dies zugleich ein Zugewinn an Mobilität und Geschwindigkeit.

Es ist jedoch ein klassisches „Henne-Ei-Dilemma“ zwischen Unternehmen und Steuerberatern. Fraglich ist also nicht, ob es jemals eine Umstellung geben wird, sondern nur, ob zuerst die Steuerberater oder die Unternehmen flächendeckend den Wunsch nach papierloser Buchhaltung durchsetzen werden.

Fest steht jedoch, dass alle ernsthaften Hürden bereits genommen wurden und ausreichend Lösungen zur Verfügung stehen.

Über den Autor

Christian Häfner (Dipl. Kfm, MBA)  ist Geschäftsführer bei FastBill und verantwortlich für Vertrieb und Kooperationen. Mit FastBill richtet er sich an kleine Unternehmen, die das bürolose Büro Wirklichkeit werden lassen möchten, vom Rechnungen schreiben, Belege archiveren bis hin zum papierlosen Austausch mit dem Steuerberater. Er bloggt regelmäßig zu Themen rund um das papierlose Büro, sammelt und bewertet Web-Apps und ist auf Twitter und G+ zu finden.

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18 Kommentare
Alexandra
Alexandra

„Was in Papierform ankommt darf zwar gescannt werden, muss dann aber auch in elektronischer Form weiter verarbeitet werden.“

Habe ich das richtig verstanden, dass man Papierbelege, nachdem man sie eingescannt hat, folglich ruhigen Gewissens entsorgen darf?

Antworten
Johannes
Johannes

@ Alexandra: Ja, solange alle Arbeitsschritte nach dem Scan mit dem elektronischen Dokument bearbeitet werden ist dies möglich bzw. sogar erwünscht. Ansonsten bringt diese Digitalisierung mit dem Blick auf die Archivierung ja nicht viel. Es kann sogar gefährlich werden wenn ich dass papierhafte Dokument noch aufbewahre und es zum Rechtsstreit kommt.

Antworten
Christian Häfner
Christian Häfner

Hi Alexandra, ja,
so ist es, sofern die Voraussetzungen aus HGB und GoBS erfüllt sind (also eine Verfahrendokumentation vorliegt) kannst du die Belege nach dem Scan auch wegwerfen. Damit es aber nicht schief läuft, solltest du aber auf jeden Fall das „go“ von deinem Steuerberater / Finanzamt einholen.
Mehr zum innerbetrieblichen Kontrollverfahren findest du auch hier: http://blog.fastbill.com/2012/08/innerbetriebliches-kontrollverfahren-fuer-elektronischen-rechnungsversand/

Was für eine Verfahrensdokumentation erfüllt sein muss, findest du hier: http://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation

Viele Grüße
Christian

Antworten
davidgmi
davidgmi

Ein weiteres nettes Tool zum Thema „papierloses Büro“ lädt automatisiert Rechnungen aus diversen Portalen, extrahiert Rechnungsnummern, Datum und Beträge: http://www.getmyinvoices.com

Antworten
Michael
Michael

Klasse Artikel, wenngleich etwas älter.
Ich nutze http://www.fastbill.com schon länger zum Rechnungen schreiben.
Meine Buchhaltung mache ich dann aber mit http://www.buchhaltungsbutler.de, die haben, wie ich finde, den höchsten Automatismus drin…
LG, Michi!

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