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Digitale Gesellschaft

Das sind die gröbsten Fehler im Umgang mit E-Mails!

    Das sind die gröbsten Fehler im Umgang mit E-Mails!

(Bild: Alexey Boldin / Shutterstock.com)

Eure Inbox frisst immer mehr Zeit und Nerven? Womöglich begeht ihr diese Fehler im Umgang mit E-Mails.

Glaubt man einer Studie des renommierten Strategieberaters „McKinsey & Company“, verbringen wir durchschnittlich etwa 28 Prozent der Wochenarbeitszeit mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails. Wir bekommen dabei nicht nur E-Mails von Kollegen und Kunden, sondern auch Newsletter sowie dutzende Spam-Nachrichten in die Inbox. Die Art und Weise, wie wir mit diesen ganzen Nachrichten umgehen, bestimmt nicht nur den Grad unserer eigenen Produktivität, sondern beeinflusst auch unser Wohlbefinden: Lassen wir uns von der E-Mail-Welle überrollen oder finden wir einen Weg entspannt auf ihr zu Surfen?

Unüberlegte Organisationsabläufe und schlechte Verhaltensweisen fressen Zeit und Nerven

Das sind die gröbsten Fehler im Umgang mit E-Mails! (Grafik: Shutterstock-muuraa)
Das sind die gröbsten Fehler im Umgang mit E-Mails. (Grafik: Shutterstock-muuraa)

Im Umgang mit E-Mails gibt es insofern einiges zu beachten, um fokussierter und entspannter durch die Woche zu kommen. Nicht selten führen unüberlegte Organisationsabläufe und bestimmte negative Verhaltensweisen dazu, dass wir zu viel Zeit und Energie mit dem Sichten und Bearbeiten von E-Mails verplempern. Wohl einer der schwerwiegendsten Fehler ist, E-Mails sofort zu beantworten. Das fängt bisweilen schon beim Aufstehen an. Wenn am Morgen in den eigenen vier Wänden bereits der erste Griff zum Smartphone geht, um die Nachrichten zu lesen und sie zu beantworten, kann man getrost behaupten, dass hier etwas völlig schief läuft.

Doch auch auf Arbeit, ist es ratsam nicht immer auf jede E-Mail sofort zu reagieren und alles stehen und liegen zu lassen. Experten raten vielmehr dazu, sich bestimmte Zeiten einzurichten, in denen man die E-Mails nach und nach abarbeitet – beispielsweise zweimal am Tag für jeweils eine Stunde. E-Mails, die von wichtigen Absendern stammen und besonderes Augenmerk bekommen sollten, kann man zudem mit Inbox-Filtern vorsortieren, sodass diese Nachrichten bevorzugt behandelt werden.

Fehler im Umgang mit E-Mails: Ordnung ist das halbe Leben!

Mit Filtern lässt sich sowieso einiges anstellen – und dass nicht wenige Menschen sie kaum im Einsatz haben, gehört mit Sicherheit ebenso zu den größten Fehlern im Umgang mit E-Mails. Nicht jede E-Mail ist gleich wichtig – das weiß im Grund jeder. Dennoch lassen viele Empfänger die Nachrichten unsortiert in die Inbox laufen. Sinnvoller wäre beispielsweise Newsletter oder Social-Media-Benachrichtigungen (wenn sie denn notwendig sind) bereits während des Eingangs schon zu kategorisieren und in entsprechende Ordner laufen zu lassen. Tools wie SaneBox, Gmail Priority Inbox und ZeroMail helfen Anwendern dabei.

„Nicht jede E-Mail ist gleich wichtig – das weiß im Grund jeder!“

Doch nicht nur die automatisierte Kategorisierung von eingegangenen E-Mails ist sinnvoll. Auch E-Mails, die normal in die Inbox laufen, sollten spätestens nach dem Lesen in entsprechende Ordner verschoben werden. Die Ordner können projekt- oder kundenbezogen angelegt werden. Die Inbox als Archiv zu nutzen ist ein weiterer grober Fehler im Umgang mit E-Mails – das rächt sich mittel- bis langfristig. Ordnung ist das halbe Leben, heißt es so schön.

Wir wollen doch alle den „Inbox-Zero“-Moment, oder?

Fehler im Umgang mit E-Mails: Wir wollen doch alle den „Inbox-Zero“-Moment, oder? (Grafik: Shutterstock-GreenStockCreative)
Fehler im Umgang mit E-Mails: Wir wollen doch alle den „Inbox-Zero“-Moment, oder? (Grafik: Shutterstock-GreenStockCreative)

Zu guter Letzt noch einmal ein Reminder an alle, die zu viel Zeit damit verbringen, lange und ausführliche E-Mails zu schreiben und sie an Kunden und Kollegen abzuschicken: Effizient geht anderes! Absender sollten sich die 3-Sentence-Regel einprägen – eine gute E-Mail sollte nicht länger als drei Sätze lang sein. Sollte das nicht möglich sein, so können aber auch einfach Aufzählungszeichen und Absätze dem Empfänger helfen, den Inhalt der E-Mails schneller zu überfliegen. Das Wichtigste sollte zudem immer zuerst kommen. Und: Verzichtet auf Romane, verzichtet auf unnötige Floskeln – das spart euch und eurem Gegenüber eine Menge Zeit. Schlussendlich wollen wir doch alle den „Inbox-Zero“-Moment, oder?

Übrigens: Wer unterwegs ist und häufiger seine Zeit in Bus und Bahnen verbringt, kann und sollte die Zeit nutzen, die Inbox abzuarbeiten. Für Android-Nutzer haben wir kürzlich die besten E-Mail-Apps vorgestellt und von der Leserschaft die Favoriten küren lassen. Hier lohnt sich also ein Blick hinein: „Nicht Gmail: 7 alternative Email-Apps für Android-Gadgets“

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3 Reaktionen
Nico
Nico

Den Inbox Zero erhalte ich regelmäßig, wenn alle kleinen Dinge sofort erledigt werden. Alle E-Mails, in denen es um wichtige Projekte o.ä. geht (dauern somit länger), werden direkt als Ticket wegsortiert oder bleiben als "unerledigt" in meiner Inbox.

Natürlich gibt es Tage, an denen es drunter und drüber läuft, die Inbox überläuft. Doch man sollte sich dann einfach (sobald wieder Ruhe eingekehrt ist) die Zeit nehmen, um mit dem Sortieren und Filtern weiter zu machen.

PS: Sortieren und Filtern mache ich manuell, so entgeht mir auch wirklich keine wichtige E-Mail, denn wie filter ich zuverlässig, wenn jeder Sender mit jeder E-Mail zu verschiedensten Zeitpunkten unterschiedlich wichtig ist? Genau: garnicht :D "meine Meinung" ;)

PS 2: Nur jede Stunde abrufen kann gut sein, sollte aber individuell und situationsabhängig sein => Warte ich auch wichtige E-Mails, dann muss es natürlich regelmäßiger sein.

Grußs,
Nico

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Jörn

2 einfache Regeln die zu Inbox Zero führen:
Erstens, Emails dürfen beliebig oft gecheckt werden.
Zweitens, alle Emails müssen am Ende desTages innerhalb von 25 Minuten bearbeitet werden. Mehr dazu, warum dies funktioniert unter http://skillday.de/email-zeitmanagement/

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Anonymous
Anonymous

". Sinnvoller wäre beispielsweise Newsletter oder Social-Media-Benachrichtigungen[...] bereits während des Eingangs schon zu kategorisieren und in entsprechende Ordner laufen zu lassen."

Ja. Klingt plausibel. Bloß, es gab da mal eine Studie, die sagte: Alles Quatsch, in der Praxis bringt das ganze Sortieren etc. nichts, echter Zeitgewinn ist nicht auszumachen. Habe ich natürlich jetzt nicht zur Hand :/

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