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Das 37-Milliarden-Dollar-Grab: Die 10 teuersten Meeting-Fehler – und wie du sie vermeidest

    Das 37-Milliarden-Dollar-Grab: Die 10 teuersten Meeting-Fehler – und wie du sie vermeidest

Milliardengrab Meeting. (Foto: © hacohob – Fotolia.com)

Es gibt viele Milliardengräber, aber ein im Chaos endendes Meeting zählt zu den größten. Über die nervigsten Widrigkeiten und wie sie sich vermeiden lassen.

Viele Meetings sind unproduktiv – und richtig teuer

Milliardengräber gibt es viele. Zum Beispiel die Elbphilharmonie in Hamburg oder die Farce um die Eröffnung des neuen Berliner Flughafens. Mit kontinuierlich steigenden und nicht kalkulierten Mehrkosten im Bereich zwischen mehreren Hundert Millionen und mehr als einer Milliarde Euro treiben sie Vater Staat die Schweißperlen auf die Stirn. Glaubt man einer neuen Studie, die US-amerikanische Wirtschaftspsychologen im Fachmagazin European „Journal of Work and Organizational Psychology“ veröffentlicht haben, sind das aber alles Peanuts.

meeting room
Meeting-Fehler: Enden Meetings im Chaos, kann das für Unternehmen richtig teuer werden. Was die größten Fehler sind und wie sie zu vermeiden sind. (Foto © poplasen – Fotolia.com)

Unter dem vielsagenden Titel „Lateness to meetings: Examination of an unexplored temporal phenomenon“ gingen die Forscher der Frage nach, was dran ist am Mythos einer Mitarbeiterspezies, die in Unternehmen und bei Projektleitern als notorischer Zuspätkommer verschrien ist. Und tatsächlich: Laut der Studie finden mehr als ein Drittel (37 Prozent) der insgesamt elf Millionen Meetings, die jeden Tag in den Geschäftsräumen von US-Firmen abgehalten werden, nicht pünktlich zur vereinbarten Zeit statt. Im Schnitt verspäten sich Mitarbeiter um fünf Prozent der Zeit, die für das Meeting angesetzt ist.

Geht man davon aus, dass Meetings in der Regel eine halbe bis volle Stunde andauern, kommen Mitarbeiter also zwischen anderthalb und drei Minuten zu spät. So sind Meetings oft nicht nur unproduktiv, sondern vor allem eines: richtig teuer. Der Studie zufolge entstehen den Unternehmen und damit der Wirtschaft jährliche Opportunitätskosten in Höhe von 37 Milliarden US-Dollar.

Meetings: Das sind die 10 größten Widrigkeiten an deinem Konferenztisch

Eine stattliche Summe, für die es aber zweifellos auch andere Verursacher geben muss. Wie also ist das zu erklären? Sind es wirklich nur die notorischen Zuspätkommer oder auch die Naschkatzen und Smartphonisten unter den Meeting-Teilnehmern?

Antworten darauf liefern inzwischen eine ganze Reihe von Wirtschaftspsychologen, die sich in den letzten Jahren gezielt mit den Ursachen für chaotische Meetings auseinander gesetzt haben. Die häufigsten Fehler hat das US-Branchenmagazin INC zusammengefasst. Welche das sind und wie diese in Zukunft am besten zu vermeiden sind, zeigt folgende Auflistung.

Fehler 1: Mehr Meetings einberufen als nötig

Eine Quintessenz dieser Studie ist so plump wie einleuchtend: Firmen berufen ihre Mitarbeiter einfach viel zu oft für ein Meeting ein. Hinzu kommt: Meetings sind streng genommen nicht Teil der Arbeit, da hier lediglich über die Arbeit diskutiert wird. Eine Wertschöpfung findet also per se nicht statt. Wer also für jede Lappalie ein Meeting anberaumt, gräbt wichtige (und kostenintensive) Ressourcen ab und macht sich auch bei den Mitarbeitern mit Verlaub nicht beliebt.

Personalchefs und Führungsverantwortliche sollten Meetings deshalb wieder mehr Gewicht unter Mitarbeitern geben, indem sie die Anzahl der turnusgemäß anberaumten Konferenzen reduzieren. Also: Less meetings, more doing!

Fehler 2:  Großmäulern vertrauen, Experten missachten

Wem vertraust du in einem Meeting mehr? Der stillschweigenden Intelligenzbestie am Platz gegenüber oder dem extrovertierten Großmaul am Whiteboard? Wie Forscher der Universität Utah herausgefunden haben, fressen Mitarbeiter in Meetings der letzteren Spezies erschreckend oft aus der Hand. Dabei sind sie in vielen Fällen gar nicht der Experte und behindern so die Lösung eines Problems. Mehr noch: Oft werden wertvollen Vorschlägen eines Mitarbeiters nachweislich aufgrund von Diskriminierung vorsätzlich weniger Beachtung geschenkt. Das kann richtig Geld kosten.

Wer es richtig macht, stellt die inhaltliche Qualität eines Mitarbeiters über dessen Position, Geschlecht und Rasse.

Fehler 3: Kaffee-Konsum (oder -Verzicht) im Meeting

Es klingt verrückt, aber wer beim Kaffeekonsum im Meeting kein Feingefühl beweist, kann zur richtigen Produktivitätsbremse werden. Erkenntnisse einer Studie besagen: Trinken Männer in wichtigen und stressigen Meetings Kaffee, können sie sich schlechter konzentrieren als Frauen. Die wiederum erbringen eine bessere Leistung, wenn sie Kaffee trinken. Als Grund führen die Forscher die geschlechterbedingt unterschiedliche Fähigkeit an, auf Stresssituationen zu reagieren.

Tipp für Männer: den Kaffee einfach mal weglassen.

Fehler 4: Die Minuten zählen, nicht die Agenda

Nicht jeder Mitarbeiter kann sich für ein Meeting begeistern. Erst recht nicht, wenn der Vorgesetzte das branchenübliche Pensum von 30 oder gar 60 Minuten anberaumt hat. Ein Trick, wie man selbst schlafmützige Mitarbeiter zu mehr Engagement bringen kann, ist, einfach gar keine Zeiten vorzugeben.

Facebook-Koryphäe Sheryl Sandberg hat es einem Bericht von Fortune zufolge vorgemacht: Sie arbeitet konsequent alle TOPs der Agenda ab, die sie in ihrem Notizbuch vermerkt hat. Erst dann beendet sie das Meeting. Je engagierter das Team also mitmacht, desto schneller rückt das Ende des Meetings näher. Oft mit einem am Ende zufriedenstellenden Ergebnis für alle.

Fehler 5: Kollegen durch Zuspätkommen ausbremsen

Der Klassiker unter den Widrigkeiten des Meeting-Alltags, und inzwischen – wie die eingangs zitierte Studie belegt – sogar wissenschaftlich erwiesen. Kommt auch nur einer zu spät, drückt das die Stimmung der übrigen Teilnehmer und damit die Produktivität der gesamten Veranstaltung. Mit Unhöflichkeit, Frust, Ärger und Respektlosigkeit lassen sich Probleme nur schwer lösen.

Also: Lieber fünf Minuten vorher erscheinen und sich dafür einen Reminder ins Smartphone hacken.

Fehler 6: Mitarbeiter zum Lächeln verpflichten

Hefte raus, Emotionsarbeit! Hinter dem in der Wirtschaftspsychologie verankerten Begriff des „Surface Acting“ verbirgt sich der zwanghafte Versuch von Chefs und Projektlern, die eigenen Mitarbeiter zum Lächeln zu verpflichten. In jeder Situation, an jedem Tag, zu jeder Zeit, in jedem Meeting. Das aber kann zu einem echten Problem werden.

Wie eine Studie zeigt, hindert Emotionsarbeit Mitarbeiter kurz- bis mittelfristig daran, ihre Aufgaben effektiv zu erledigen. Langfristig bestehe dem Papier zufolge sogar die Gefahr an Burnout zu erkranken. Wenig Produktivität, Krankheitsfälle, leere Meetingräume – das kann nur teuer werden.

Fehler 7: Zu viele Mitarbeiter ins Meeting berufen

Chaos am Konferenztisch lässt sich schon dadurch vermeiden, indem man nicht unnötig viele Mitarbeiter einbestellt. Doch wie viele Mitarbeiter sind für dieses eine Meeting nun gerade richtig? Der Amazon-Chef Jeff Bezos hat dafür die sogenannte „Zwei-Pizza-Regel“ erfunden. Sie besagt: Lade nie mehr Mitarbeiter zu einem Meeting ein, als du mit zwei Pizzen satt kriegen kannst.

Der so deutlich reduzierte und vor allem nach echten Relevanzkriterien bestimmte Teilnehmerkreis birgt wichtige Vorteile: Entscheidungen lassen sich schneller treffen und auch der störende Einfluss von Gruppendynamiken wird so verhindert.

Fehler 8: Das Meeting zum dekadenten Bankett machen

Ein sehr beliebter Fehler, der Projektlern und erfolgshungrigen Kollegen schon mal zur Weißglut treiben kann. Wenn Mitarbeiter die „freie“ Zeit beim Meeting für eine zweite oder dritte Mittagspause nutzen. Es wird geschmatzt, gekrümelt und genuschelt was das Zeug hält.

Wie eine Verhaltensforscherin gegenüber dem Businessinsider erklärte, ist das eines der größten Produktivitätskiller. Tipp: Die kalte Bulette von gestern Abend lieber in der Brotdose lassen.

Fehler 9: Nicht ohne das Smartphone können

Was wäre ein Meeting nur ohne diese Spezies. Auch unter dem Begriff „Smartphonist“ bekannt, stören nicht wenige dieser Mitarbeiter permanent den Betriebsablauf. Und nicht nur das: auch bringen sich Smartphonisten bei Kollegen und Vorgesetzten in Verruf. Wer auch im Meeting mit dem Handy spielt, stellt E-Mails, Tweets und Status-Updates bei Facebook über die Tagesordnungspunkte der Agenda. Außerdem könnten Push-Benachrichtigungen das Meeting stören.

Deshalb sollten Mitarbeiter das Handy besser ganz ausschalten oder zum Beispiel die Nicht-Stören-Funktion beim iPhone nutzen. Hier kommen sogar Anrufe durch, die wirklich wichtig sind.

Fehler 10: Meetings nicht evaluieren

Jedes Meeting kann einmal danebengehen, wichtiger ist dann aber, die Mitarbeiter für die Fehler zu sensibilisieren und sie zum Beispiel für eine regelmäßige Evaluierung der Veranstaltungen zu bewegen. Leider findet das oft nicht statt, die Produktivität bleibt auf der Strecke. Frage dein Team stattdessen: Was lief gut, was eher schlecht? Wo können alle Seiten etwas zur Verbesserung der Meeting-Qualität beitragen und wie lassen sich mehr Tagesordnungspunkte in weniger Zeit besprechen?

Als ein Ergebnis dieser Studie sehen Forscher darin eines von zehn wichtiges Hilfsmitteln, wie man Meetings deutlich effektiver machen kann.

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1 Reaktionen
farroliver
farroliver

Ein richtig guter Artikel! Danke für die tolle Aufarbeitung es Artikels.

Viele Grüße
Oliver

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