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Von Solid bis Paper: 9 Tools für effektivere Team-Meetings

    Von Solid bis Paper: 9 Tools für effektivere Team-Meetings

(Foto: © iStock/Geber86)

Die gute alte Konferenz war gestern, heute werden Meetings online abgehalten. Wir haben uns neun Tools angeschaut, die das (und mehr) möglich machen wollen und verraten euch, wo ihre Stärken und Schwächen liegen.

Meetings: Die Telefonkonferenz war gestern?

Tools wie Flock, Slack oder Producteev wollen Teams produktiver machen. (Bild: © iStock / Robert Churchill)
Etliche Tools wollen Teams produktiver machen. (Bild: © iStock / Robert Churchill)

Keine Frage: Ihr könntet euer Online-Meeting natürlich über Skype abwickeln. Oder einfach die gute alte Telefonkonferenz nutzen. Doch was ist mit Dokumenten? Mit Notizen, Diagrammen, Fotos? Was ist, wenn euch ein Kollege ein Projekt auf seinem Bildschirm zeigen will? All das wird schwierig mit konservativen Methoden. Um dem Abhilfe zu schaffen, gibt es etliche Tools, die versuchen, digitale Meetings einfacher zu machen.

So unterschiedlich ihre Ansätze, so unterschiedlich auch ihre Möglichkeiten – der Markt der Kollaborations-Tools ist groß. Einige dieser Tools setzen auch Chat-Funktionen und Kommunikation, andere auf Workflow-Methoden und wieder andere auf das Aufgaben-Management. Wir haben uns einige von ihnen angeschaut und unter die Lupe genommen, für welchen Einsatzzweck sie sich eignen. Und wenn ihr auf einen Blick sehen wollt, was welches Tool kann: Unter dem Artikel findet ihr eine kleine Tabellenübersicht, die euch genau das zeigt.

1. Jell: Endlich keine Standup-Meetings mehr

Jell: Dank dem Tool habt ihr immer im Blick, woran eure Team-Mitglieder gerade arbeiten. (Screenshot: Jell)
Jell: Dank dem Tool habt ihr immer im Blick, woran eure Team-Mitglieder gerade arbeiten. (Screenshot: Jell)

Das Software-Startup Formstack aus Indianapolis versucht, Teams durch Kollaboration produktiver zu machen. Und die passiert natürlich per App. „Je größer wir wurden, desto offensichtlicher wurde es für uns, wie wichtig regelmäßige Standup-Meetings sind“, schrieben die Gründer von Formstack über die erste Idee zu ihrer App Flock – die inzwischen Jell heißt. „Auf der anderen Seite wurde es immer frustrierender, diese Meetings mit Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen zu koordinieren.“ Und: Die Zeit, die durch solche Meetings verloren ging, wurde mehr und mehr. Ein Frust, den wohl jedes Unternehmen in der ein oder anderen Form kennt. Und so entstand Jell, eine Web-App, die digitale Standup-Meetings für Teams so einfach wie möglich machen soll. Das Prinzip? Denkbar einfach: Jedes Team-Mitglied beantwortet morgens drei simple Fragen.

  1. Was hast du gestern gemacht?
  2. Was machst du heute?
  3. Welche Herausforderungen hast du zu meistern?

Diese Fragen und ihre Antworten können dann an alle anderen Mitarbeiter verteilt oder im Team-Chat, den Jell natürlich auch mitbringt, zur Diskussion gestellt werden. Jell will somit Standup-Meetings, wie sie in vielen Unternehmen als Start in den Tag stattfinden, gleich ganz obsolet machen und alle wichtigen Tasks eines Teams an einem zentralen Ort bündeln. Darüber hinaus bietet Jell eine Integration in Slack oder HipChat, so könnt ihr die dort gespeicherten Informationen direkt über den Chat abfragen.

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Mit seinem Ansatz stützt sich das Team auf diverse Studien, die belegen, dass Mitarbeiter glücklicher und vor allem produktiver sind, wenn sie nicht an einem festen Ort und zu festen Zeiten arbeiten müssen. Interessant ist, dass Formstack sein Produkt mit allen Basis-Funktionen für beliebig viele Team-Mitglieder kostenlos anbietet. Für vier US-Dollar im Monat pro Nutzer sollen Unternehmen darüber hinaus auch noch Premium-Funktionen wie frei editierbare Fragen, Ziele oder Reports bekommen, für neun US-Dollar kommen beispielsweise ein SAML-basierter Single-Sign-on oder besserer Support dazu.

Fazit

  • Kann Jell: Stehmeetings ersetzen
  • Kann Jell nicht: Aufgaben-Koordination, Audio-Konferenzen, Video-Konferenzen, Screen-Sharing, Dokumenten-Sharing, Meeting-Planung, Mobile Lösung / Apps,Team-Chat, Eigene Installation

2. TeamViewer: Screen-Sharing und (viel) mehr

Auch TeamViewer will Meetings überflüssig machen. (Screenshot: TeamViewer)
Auch TeamViewer will Meetings überflüssig machen. (Screenshot: TeamViewer)

TeamViewer ist eine der vielleicht bekanntesten Apps, wenn es um das Thema Screen-Sharing geht. Die App, die es für Mac OS, Windows, Linux, Android, iOS, Windows Phone und BlackBerry gibt, gehört wohl zum Besten und Beliebtesten in diesem Bereich. Doch dass TeamViewer auch eine Lösung für Online-Meetings bietet, wissen wohl nicht alle. Dabei bringt die Funktionen mit, die es in sich haben. Mit TeamViewer lassen sich bis zu 25 Personen an verschiedenen Standorten zu einem Online-Meeting einladen. Den Link zu einem solchen Meeting können die Organisatoren einfach per E-Mail verschicken, und damit die Planung solcher Meetings einfacher wird, bietet TeamViewer auch eine Outlook-Integration an.

Die Palette der Möglichkeiten während dieser Meetings ist groß: Von Videoübertragung, VoIP oder Chat über Telefonkonferenzen, Whiteboards oder File-Sharing bis hin zur Bildschirmaufzeichnung bietet Team-Viewer alles, was Teams brauchen könnten. Dabei verspricht TeamViewer, alle Meetings über 256-Bit-gesicherte Kanäle abzuwickeln und bietet darüber hinaus auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Während TeamViewer für private Zwecke kostenlos ist, müssen Business-Nutzer für das Tool natürlich zahlen. Besonders beim Thema Online-Meetings spielt hier das gebuchte Paket eine Rolle. Für 549 Euro können bis zu fünf Teilnehmer eingeladen werden, ab 1.149 Euro sind es 15, ab 2.489 sind es 25. Wer alle Pakete miteinander vergleichen will, findet eine Übersichtstabelle auf der TeamViewer-Seite.

Fazit

  • Kann TeamViewer: Audio-Konferenzen, Video-Konferenzen, Screen-Sharing, Dokumenten-Sharing, Meeting-Planung, Team-Chat, Mobile Lösung / Apps
  • Kann TeamViewer nicht: Aufgaben-Koordination, Eigene Installation

3. Vyte.in: Meetings automatisiert planen

Vyte.in hilft euch bei der Terminplanung und steigert so eure Produktivität. (Screenshot: Vyte.in)
Vyte.in hilft euch bei der Terminplanung und steigert so eure Produktivität. (Screenshot: PlaceIt / Vyte.in)

Das Tool Vyte haben wir euch auch schon in einem eigenen Artikel vorgestellt, dennoch darf es in dieser Übersicht nicht fehlen. Denn es will ein Problem lösen, das wir alle kennen: Ihr wollt ein Meeting ansetzen, aber bis ihr euch mit allen Beteiligten auf einen passenden Termin geeinigt habt, vergehen unzählige Stunden und Dutzende E-Mails werden hin- und hergeschickt. Vyte.in  zeigt euch euren eigenen Kalender, kann euch aber auch anzeigen, wann eure Kontakte beschäftigt sind. Anschließend habt ihr die Möglichkeit, mehrere Terminvorschläge anzulegen. Die werden an eure Kontakte verschickt und jeder kann darüber abstimmen, wann es ihm am besten passt. Haben alle ihre Stimme abgegeben, könnt ihr den besten Termin bestätigen und jeder bekommt den entsprechenden Kalendereintrag übermittelt. Auf die Art und Weise könnt ihr außerdem auch über den möglichen Treffpunkt abstimmen.

Terminoptionen werden automatisch von Vyte.in in eurem Kalender blockiert, damit ihr nicht versehentlich doppelt Termine legt. Außerdem soll das Tool auch automatisch erkennen, in welcher Zeitzone sich die unterschiedlichen Personen befinden. Die Web-App wurde responsiv gestaltet und funktioniert auf Desktops genauso gut wie Smartphones und Tablets. Eure Kontakte müssen nicht zwingend ein Konto bei dem Dienst haben, um über mögliche Terminoptionen abzustimmen. Vyte.in funktioniert nach Angaben der Entwickler nicht nur mit einem Google-Konto, sondern mit jedem Kalender, sei es Outlook.com, iCloud, Yahoo, Microsoft Exchange oder Outlook. Die Basis-Version ist dabei kostenlos, für die Pro-Version gibt es die Möglichkeit, Vyte optisch anzupassen oder bestimmte Zeiten von Einladungen auszuschließen. Weitere Pro-Features sollen folgen, Accounts beginnen bei drei US-Dollar pro Monat.

Fazit

  • Kann Vyte: Meeting-Planung, Mobile Lösung / Apps
  • Kann Vyte nicht: Audio-Konferenzen, Video-Konferenzen, Screen-Sharing, Dokumenten-Sharing, Aufgaben-Koordination,Team-Chat, Eigene Installation

4. OpenMeetings: Die Open-Source-Lösung

Das Open-Source-Projekt OpenMeetings. (Screenshot: openmeetings.apache.org)
Das Open-Source-Projekt OpenMeetings. (Screenshot: openmeetings.apache.org)

Zugegeben, besonders sexy kommt das Tool OpenMeetings nicht daher. Dafür aber bietet die von Sebastian Wagner entwickelte Browser-Lösung (benötigt wird ein Browser mit Flash-Plugin) andere Vorzüge. So ist das Projekte Open Source und unter der Eclipse-Public-License veröffentlicht worden und kann sowohl als Hosted Service als auch auf dem eigenen Server installiert werden. Technisch basiert OpenMeetings auf dem RIA-Framework OpenLaszlo und dem Media-Server Red5, eine MySQL-Datenbank wird empfohlen.

Einmal aufgesetzt bietet OpenMeetings abseits der durchaus konservativen Oberfläche einige spannende Features. So lassen sich sowohl Audio- als auch Video-Meetings abhalten, das Tool bietet eine Whiteboard-Funktion und Screen-Sharing, zudem können Meetings auch aufgezeichnet werden. Darüber hinaus bietet OpenMeetings die Möglichkeite, kollaborativ Dokumente zu bearbeiten und die Planen von Besprechungen mit Kalendern. Wer sich OpenMeetings näher anschauen will, findet auf om.alteametasoft.com einen Testserver.

Fazit

  • Kann OpenMeetings: Audio-Konferenzen, Video-Konferenzen, Screen-Sharing, Dokumenten-Sharing, Meeting-Planung,Team-Chat, Eigene Installation
  • Kann OpenMeetings nicht: Aufgaben-Koordination, Mobile Lösung / Apps

Auf der nächsten Seite stellen wir euch neben TeamSnippets, Solid und StandupTime auch noch Paper von Dropbox und Ensō von Atlassian vor.

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9 Reaktionen
Philooo
Philooo

Gibt ja zusätzlich dazu auch noch klassischere Methoden um ein Meeting/Telefonkonferenz durchzuführen. Vor allem international nutzt, aus meiner Erfahrung, jeder ein anderes Tool. betrifft es also Firmenübergreifende Teammeetings, so ist es m.M. nach am einfachsten sich wie z.B. bei https://www.telefonkonferenz.de einfach in einen Call einzuloggen und dann darüber zu "meeten". Klar ist diese Variante nur auf den Sprachverkehr beschränkt, allerdings ist es dafür einfach simpel und barrierefrei wenn sich jeder mit einer Telefonnummer einwählen kann.

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Franzis
Franzis

http://fastviewer.com/de/ - Online-Meeting Lösung von FastViewer mit vielen Funktionen, hohen Sicherheitsstandards & individuelle Anpassungen

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jooo
jooo

http://www.gotomeeting.de bietet ab sofort auch eine kostenlose Variante an, die ich noch nicht gestestet habe. Die kostenpflichtige Version ist jedenfalls sehr gut.

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Nic
Nic

Flock sieht gut aus. Gibt es so etwas auch Als Open Source oder zumindest mit Datenbank unter meiner Kontrolle?

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Thomas

Circuit passt auch noch gut in die Reihe. Einfach mal das Trial anschauen.
Ist aus der Siemens-Telefonsparte wurzelnden Firma Unify. https://www.yourcircuit.com/

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Torsten Materna

Hi,
warum habt Ihr Google Hangouts nicht bei der Aufzählung dabei?

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Florian Blaschke

Hi Torsten. Wir haben ja auch Skype nicht dabei, unter anderem, weil das Tools sind, die wirklich schon jeder kennt. Spricht aber gar nichts dagegen, sich in einem späteren Update noch mal mit ihnen und ihren Vor- und Nachteilen auseinanderzusetzen.

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Torsten Materna

Stimmt, Skype fehlt auch. Danke für Deine Antwort.

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