Social-Intranet-Lösungen haben seit meinem letzten Beitrag „Was ist eigentlich ein Social Intranet?“ eine enorme Weiterentwicklung erfahren. Dabei überrascht mich weniger die Weiterentwicklung der Lösungen am Markt, sondern vielmehr die kurze Zeitspanne, in der sich der Markt und die Akzeptanz interner Sozialer Netzwerke entwickelt haben. Der Wunsch vieler Mitarbeiter nach einem modernen und interaktiven Intranet findet in immer mehr Unternehmensführungen Gehör und wird mittlerweile in die mittel-bis langfristigen Planungen vieler Unternehmen mit einbezogen.

Eine vor kurzem auf t3n veröffentlichte Umfrage zeigt die beliebtesten Social-Intranet-Lösungen der t3n-Community und zeigt dabei vor allem eins: Vielfalt. Trotz der oft vorherrschenden Unsicherheit über die genaue Definition eines Social Intranets und der geschäftsorientierten Nutzung modernisieren immer mehr Unternehmen ihre interne Kommunikation. Was Unternehmen aber laut eigener Aussage vor die größere Herausforderung stellt, ist, neben einer langfristigen Strategie, eine koordinierte Methodik bei der Einführung eines neuen oder überarbeiteten Intranets. Mit den folgenden Aspekten aus der täglichen Arbeit als Informationsarchitekt bei HIRSCHTEC will ich euch einige Denkanstöße und mögliche Lösungsansätze vorstellen, sich dem Thema interaktives Intranet gezielter, konzeptioneller, aber auch offener zu nähern.

Vorweg aber noch ein Hinweis: Die folgenden Punkte erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, und auch die Reihenfolge der Schritte kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren.

„Rühr möglichst kräftig die Werbetrommel für deine Umfrage und mach von allen Kanälen Gebrauch.“

Frag dich schon zu Beginn deiner Planungen, wen du mit einem neuen Intranet unterstützen willst. Wessen Arbeit soll durch eine transparente und bereichsübergreifende interne Kommunikation erleichtert und effektiver gestaltet werden? Wer entscheidet am Ende über Erfolg oder Misserfolg deines Intranets? Deine Mitarbeiter! Ohne die stehen die Chancen auf ein erfolgreiches neues (oder neu strukturiertes) Intranet von Beginn an auf wackeligen Beinen. Binde deine Mitarbeiter deshalb frühestmöglich in deine Planungen ein und orientier dich bei der Entwicklung an den wirklichen Interessen deiner Belegschaft.

Intern durchgeführte Online-Umfragen sind hier eines der einfachen, aber auch effektiven Mittel. Mögliche Tools für die Erstellung und Verarbeitung von Online-Umfragen sind oft schon vorhanden. Rühr anschließend möglichst kräftig die Werbetrommel für deine Umfrage und mach von allen zur Verfügung stehenden Kanälen Gebrauch. Nur so erhältst du ein möglichst breites und repräsentatives Feedback deiner Mitarbeiter.

Mit der Durchführung von Fokusgruppen steht dir ein weiteres, zugegebenermaßen etwas aufwendigeres Format zum Einholen von Feedback zur Verfügung. Achte bei der Zusammenstellung der Teilnehmer darauf, dass du möglichst viele Bereiche des Unternehmens einbindest. Die Ansprüche an ein Intranet können zum Beispiel für einen Mitarbeiter aus dem Bereich Finanzen ganz anders aussehen als für einen Mitarbeiter im Außendienst. Vermittel vorab einen Überblick über das Thema Intranet, beleuchte dann die Situation deines aktuellen Intranets und zeige die Potentiale eines interaktiven Intranets auf. Hol dir während eines Workshops oder einer Fokusgruppen-Befragung das direkte Feedback, Wünsche und Erwartungshaltungen deiner Mitarbeiter an ein neues Intranet ein.

Bevor du in die detaillierten Planungen deines Intranet-Projekts einsteigst, verschaff dir einen genauen Überblick über deine aktuelle IT-Landschaft. Welche Anwendungen hast du heute im Einsatz, gibt es hierbei eventuell Möglichkeiten der Erweiterung und welche IT-Voraussetzungen muss ein neues Tool erfüllen? Die Tatsache, dass ein Intranet-Projekt kein (reines) IT Projekt sein sollte, stimmt zwar, trotzdem ist die IT ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Projektes und sollte nicht vernachlässigt werden. Auch haben in der Regel die IT-Abteilungen in Unternehmen die Hoheit über zu installierenden Applikationen und verfolgen dabei eigene Roadmaps.

Am Ende musst du, egal für welche Social-Software-Lösung du dich entscheidest, zu einem Konsens mit deiner IT-Abteilung finden und eine gemeinsame Entscheidung treffen. Nicht zuletzt, weil diese Entscheidung auch Konsequenzen für weitere Fragen wie die IT-Sicherheit, Cloud oder On Premise, nach sich zieht.

Ohne speziell auf deine Mitarbeiter ausgelegte Anwendungsfälle, die schnell und offensichtlich die tägliche Arbeit unterstützen, werden deine Mitarbeiter ihr neues Intranet nicht zu 100 Prozent akzeptieren. Identifiziere daher frühestmöglich die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter. Skizziere und entwickle klare Anwendungsfälle für die Umsetzung im Intranet und kommunizier diese klar an deine Belegschaft. Die wichtigsten und wertvollsten Informationen dazu erhältst du in Workshops oder Fokusgruppen direkt von deinen späteren Anwendern. Klassische und immer wiederkehrende Anwendungsfälle sind zum Beispiel:

• Expertensuche: Der Bedarf an einer einfachen, schnellen und innovativen Suche, in diesem Fall nach Personen, um weniger Zeit mit der Suche nach dem richtigen und/oder besten Ansprechpartner zu vergeuden. Findet man diese Informationen schnell und einfach, spart das nicht nur Zeit, es sorgt durch die schnellere Bearbeitung von Anfragen, eventuell direkt am Telefon, auch für eine höhere Kundenzufriedenheit – was wiederum für zufriedenere Kunden sorgt, die immer wieder bei dir kaufen, dein Unternehmen weiter empfehlen und so auch dein externes Erscheinungsbild – dein Branding – beeinflussen.
• Projekt- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit: In vielen Unternehmen jeder Größe wird heutzutage international zusammengearbeitet – in Teams, in Bereichen oder auf persönlicher Ebene. Gerade bei international agierenden und dezentralen Teams ist eine primäre Kommunikation via E-Mail nicht immer die beste Lösung. Eine Kommunikation über Team-Sites, Team-Räume oder Communities stellt hier ein wesentlich bessere und effektivere Art der Kommunikation dar. Das Wissen aller Teammitglieder wird dabei nicht an die Inbox der jeweiligen Mitglieder gebunden, sondern öffentlich innerhalb der Community seinen Mitgliedern zur Verfügung gestellt. Neue Mitglieder haben so schnell die Möglichkeit, sich selbst auf den aktuellen Stand zu bringen und somit schneller effektiv einsatzfähig zu sein. Jedes Teammitglied, auch diejenigen, die in der Vergangenheit keine E-Mail für diese Konversation erhalten hätten, kann sich aktiv in die Unterhaltung und die Lösungsfindung einbringen. Produkt- und Innovationszyklen können, gerade im kreativen Umfeld, enorm verkürzt und optimiert werden.

Identifiziere Teams oder Bereiche, die schon in dieser Form zusammen arbeiten. Analysiere genau, vor welchen Problemen die Teams gestanden haben und wie diese Teams das Problem mit Hilfe von Social-Media-Mechanismen gemeistert haben. Profitiere von den ersten Erkenntnisse deiner „Leuchttürme“ und promote  die positiven Ergebnisse der kollaborativen Art der Zusammenarbeit intern als Erfolgsgeschichten. Er gibt keine bessere Werbung für dich und dein Intranet-Projekt als den Erfolg. Mach ihn öffentlich.

„Bekenn dich zu deinem Intranet-Projekt! Sei ein Vorbild!“

Schaff Klarheit. Implementiere ein Kern-Team und betraue es mit der Durchführung, Analyse und Kommunikation deines Intranet-Projekts. Klare Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass sich die Mitglieder deines Kern-Teams auf ihre Aufgaben konzentrieren können. Je nach Unternehmensgröße sollten die Mitglieder des Kern-Teams gezielt und ausschließlich an Aufgaben im Rahmen des Intranet-Projektes arbeiten. In Unternehmen jeglicher Größe stellt man immer wieder fest, dass die enormen Aufwände in der Analyse und Durchführung eines solchen Projekts nicht parallel zum eigentlichen Job zu bewältigen sind. Mit einem Kern-Team verschaffst du den Team-Mitgliedern die für Erfolg so dringend benötigte Luft und schaffst Freiräume.

Binde von Anfang an deinen Betriebsrat und sämtliche weiteren Mitbestimmungsgremien mit ein, die sich dadurch besser informiert und nicht übergangen fühlen. Ein gutes Miteinander aller Parteien kann im Laufe deines Projektes für einen schnelleren Fortschritt und weniger Gegenwind sorgen.

Kommuniziere dein Intranet-Projekt offen und transparent für den Rest deiner Belegschaft. Informiere beispielsweise über Umfrageergebnisse, deine weiteren Planungen und die bereits erreichten Meilensteine. Eine offene und dialogorientierte Kommunikation sorgt dafür, dass sich alle Mitarbeiter aktuell und umfassend informiert fühlen. Sie zeigt aber auch, dass mit Nachdruck und Engagement an den durch das Unternehmen vorgestellten Visionen gearbeitet wird.

Bekenn dich zu deinem Intranet-Projekt! Zum einen dadurch, dass du die benötigten finanziellen Mittel bereit stellst, aber was noch viel wichtiger ist: Zeige eigenes Engagement! Die Unterstützung des Managements ist immer wichtig. Noch wichtiger ist aber dein persönliches Mitwirken bei dem, was du von deinen Mitarbeitern verlangst. Fordere nicht nur zum Dialog auf, sondern lebe ihn vor. Blogge, kommentiere und sei aktiv im Intranet unterwegs. Sei ein Vorbild!

Auch auf Smartphones und Tablets muss ein Social Intranet optimiert sein.

Ob ein Intranet mobil sein muss oder nicht, ist denke ich schon lange keine Frage mehr. Es muss mobil erreichbar, für alle mobilen Endgeräte optimiert und im vollen Umfang nutzbar sein. Diesen Umstand solltest du von Beginn an berücksichtigen und in deine Strategieplanungen mit einbeziehen. Schaut man sich beispielsweise Mitarbeiter in der Produktion oder einen typischen Außendienstmitarbeiter an, so haben die oft nur die Möglichkeit, über ein mobiles Endgerät auf das Intranet zuzugreifen. Der Report „Mobile Intranets and Enterprise Apps“ der Nielsen-Norman-Group unterstreicht diese These zum wiederholten Male.

Verschaff dir ein genaues Bild der Rahmenbedingungen, bevor du (alle) Funktionen der Social-Software-Lösung deiner Wahl installierst und live schaltest. Versuch, Antworten auf einige der grundlegenden Fragen zu finden.

• Wie ticken deine Mitarbeiter und dein Führungspersonal?
• Ist deine Unternehmens- und Führungskultur auf eine solche Plattform vorbereitet?
• Bist du persönlich auf eine solche Kultur vorbereitet?

Orientier dich an den Wünschen deiner Mitarbeiter. Es ist in den meisten Fällen nicht ratsam, alle Möglichkeiten einer Social-Software-Plattform von Beginn an zur Verfügung zu stellen. Natürlich gibt es auch hier Ausnahmen. Junge, moderne und innovative Unternehmen mit einem geringen Altersdurchschnitt sind kollaborativen Lösungen gegenüber tendenziell offener eingestellt. Man wird aber in den meisten Fällen seine Mitarbeiter durch zu viele Möglichkeiten und Features zu Beginn eher demotivieren, was wiederum negative Auswirkungen auf die generelle Akzeptanz deines Intranets hat.

Brich also nichts über’s Knie. Nicht jedes Unternehmen, das ein neues modernes Intranet implementiert, braucgt alle Social-Funktionen von Beginn an. Konzentrier dich auf das Wesentliche. Ähnlich wie bei den Anwendungsfällen musst du auch bei den sozialen Komponenten deines Intranets die wichtigsten identifizieren und Erweiterungen in deine Intranet-Strategie aufnehmen.

Abschliessend noch eine wichtige Anmerkung. Es geht weder bei der Einführung eines neuen Intranet noch bei der Implementierung einer Social-Business-Lösung um die Technik. Wie man an den oben genannten Punkten erkennen kann, ist mit der Einführung eines interaktiven Intranets mehr verbunden als die Installation einer Software.

Ein Intranet, egal ob social oder nicht, soll deine Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Tut deine zukünftige Plattform das nicht, wird sie weder akzeptiert noch genutzt. Du führst keine Software ein. Du schaffst eine neue Kultur und ein neues Miteinander. Es geht um die Menschen, die deine Plattform mit Leben füllen. Sie entscheiden bei deinem Intranet-Projekt über Erfolg oder Misserfolg. Deine Mitarbeiter!