Man kennt das – als ambitionierter Internet-User stößt man fast täglich auf Begriffe, die man schon tausendmal gelesen, bei denen man aber noch nie wirklich verstanden hat, was genau sich dahinter verbirgt. Oder man hat nur eine ungefähre Ahnung, worum es geht und möchte durch das eigene Halbwissen nicht unangenehm auffallen. Wir bringen Licht ins Dunkel und erklären die Begriffe und Plattformen auf leicht verständliche Weise. In der Vergangenheit haben wir uns schon reddit, Tumblr, GitHub, Medium.com und Markdown gewidmet. Heute erklären wir euch, was es mit dem Begriff Social Intranet auf sich hat.

Bei einem Social Intranet stehen, anders als bei einem herkömmlichen Intranet, die dynamische Wissensvermittlung und die gemeinsame kollaborative Zusammenarbeit im Vordergrund. In einem modernen Intranet werden Inhalte nicht (nur) zentral durch eine Redaktion zur Verfügung gestellt, sondern von Nutzern auch aktiv erstellt und mitgestaltet. Der User-Generated-Content wird von den Abteilungen direkt veröffentlicht und kann, je nach Freigabe und Zulassung, von Kollegen ergänzt oder geändert werden. Mitarbeiter können das Erscheinungsbild des Intranets nach ihren eigenen Interessen und Wünschen individuell gestalten. Sie können sich untereinander vernetzen, Blogbeiträge schreiben und sich aktiv in Wikis und Foren an der Firmenweiten Kommunikation beteiligen.

Social Intranet: Jeder Mitarbeiter ist Autor

Das Intranet von heute unterscheidet sich vor allem in einem Punkt von herkömmlichen Intranet-Lösungen. Mitarbeiter werden zu Autoren und sie gestalten das Intranet und die interne Kommunikation aktiv mit. Man rückt ab vom Top-Down getriebenen Informationsangebots-Konzept und setzt stattdessen auf ein Bottom-Up getriebenes Kommunikations-Konzept. Zudem verlangt die stark zunehmende Affinität für das Internet – vor allem durch die rasant angestiegene mobile Nutzung von Smartphones und Tablets – einer modernen Unternehmenskommunikation viel Neues ab. Ein Social Intranet muss sowohl der Informationsvermittlung als auch der Förderung der Interaktion, Kollaboration und internen Suche dienen. Der Wunsch nach Interaktion und nach der Möglichkeit der internen Vernetzung wird immer deutlicher. Die neue Art der Zusammenarbeit muss nicht nur vom Büro aus funktionieren, sondern auch vom Home-Office, Kundentermin oder Flughafen.

Zieht man die Zahlen des IT-Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC  und ihrer Studie „Enterprise Social Software in Deutschland 2013“ zu Rate, wird sich der Markt für Enterprise-Social-Lösungen in Deutschland bis zum Jahr 2017 vervierfachen. Diese Entwicklung hat aber bereits heute zwei weitere wichtige Aspekte zur Folge. Unternehmen können unter einer steigenden Anzahl von Anbietern von Social-Intranet-Lösungen wählen und Unternehmen stehen noch mehr vor der Qual der Wahl des für sie besten Anbieters. Das lässt auch erahnen, dass sich im Gartner Quadrant for Social Software in the Workplace noch einiges tun wird. Neue Anbieter werden hinzukommen und bereits am Markt agierende Anbieter werden sich durch Produktänderungen- und Erweiterungen neu positionieren.

Wie sieht eine moderne Unternehmenskommunikation in der Praxis aus?

Ähnlich zahlreich wie die Anbieter für Social-Intranet-Lösungen sind die Möglichkeiten der Anwendung für Unternehmen. Sie sollten aber jederzeit individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sein. Man kommt also um eine anfängliche Bestandsaufnahme, dessen was eventuell bereits im Einsatz ist, oder was man durch die Nutzung von internen sozialen Netzwerken erreichen möchte, nicht herum. Auf drei der wichtigsten Anwendungsmöglichkeiten eines Social Intranets möchten wir in diesem Beitrag näher eingehen.

Projektarbeit durch virtuelle Arbeitsräume vereinfachen

Bereits heute arbeitet der überwiegende Teil der Arbeitnehmer in Projekten und wird somit keinem festen Aufgabenbereich mehr zugeordnet. Die Zusammensetzung von Projekt-Teams unterliegt einer immer größer werdenen Fluktuation. Neue Mitarbeiter kommen ins Team und andere verlassen das Team wieder. Auf die sich oft rasant verändernden Begebenheiten sind die Unternehmen oft noch nicht eingestellt. Es herrscht häufig noch Angst davor, die Kontrolle ein Stück weit abzugeben, und den Teams die Möglichkeit zu geben, sich selbstständiger zu organisieren und somit erfolgreicher zusammen arbeiten zu können. Die über einen langen Zeitraum aufgebauten Silos innerhalb der Unternehmen, werden durch den Einzug sozialer Netzwerke aufgebrochen.

Die Arbeit in Projekten – speziell in großen und dezentralen Teams – ist gekennzeichnet von einem hohen informellen Kommunikationsaufkommen innerhalb von Unternehmen und einer starken Dynamik von benötigten und erzeugten Informationen. Trotz im Vorfeld klar definierter Kommunikationswege, kommt es nicht selten zu Missverständnissen, Verzögerungen und unzureichend informierten Projektmitgliedern. Unzufriedene Kunden, verpasste Deadlines und erhöhte Kosten sind die Folge. Mit der Nutzung von gemeinsamen Projekt-Bereichen (Communities) zur Kommunikation sämtlicher Informationen, Aufgaben und Kommunikation im Projekt, wird eine zentrale Wissensplattform geschaffen. Durch die schnelle, transparente Kommunikation kann sich jedes Teammitglied jederzeit aktiv an der Kommunikation und somit an der Ergebnisfindung beteiligen. Wissen wird zentral und nachhaltig vorgehalten und kann, nach Abbau der internen Silos, Unternehmensweit zum Geschäftserfolg beitragen.