Man kennt das – als ambitionierter Internet-User stößt man fast täglich auf Begriffe, die man schon tausendmal gelesen, bei denen man aber noch nie wirklich verstanden hat, was genau sich dahinter verbirgt. Oder man hat nur eine ungefähre Ahnung, worum es geht und möchte durch das eigene Halbwissen nicht unangenehm auffallen. Wir bringen Licht ins Dunkel und erklären die Begriffe und Plattformen auf leicht verständliche Weise. In der Vergangenheit haben wir uns schon reddit, Tumblr, GitHub, Medium.com und Markdown gewidmet. Heute erklären wir euch, was es mit dem Begriff Social Intranet auf sich hat.

Bei einem Social Intranet stehen, anders als bei einem herkömmlichen Intranet, die dynamische Wissensvermittlung und die gemeinsame kollaborative Zusammenarbeit im Vordergrund. In einem modernen Intranet werden Inhalte nicht (nur) zentral durch eine Redaktion zur Verfügung gestellt, sondern von Nutzern auch aktiv erstellt und mitgestaltet. Der User-Generated-Content wird von den Abteilungen direkt veröffentlicht und kann, je nach Freigabe und Zulassung, von Kollegen ergänzt oder geändert werden. Mitarbeiter können das Erscheinungsbild des Intranets nach ihren eigenen Interessen und Wünschen individuell gestalten. Sie können sich untereinander vernetzen, Blogbeiträge schreiben und sich aktiv in Wikis und Foren an der Firmenweiten Kommunikation beteiligen.

Das Intranet von heute unterscheidet sich vor allem in einem Punkt von herkömmlichen Intranet-Lösungen. Mitarbeiter werden zu Autoren und sie gestalten das Intranet und die interne Kommunikation aktiv mit. Man rückt ab vom Top-Down getriebenen Informationsangebots-Konzept und setzt stattdessen auf ein Bottom-Up getriebenes Kommunikations-Konzept.
Zudem verlangt die stark zunehmende Affinität für das Internet – vor allem durch die rasant angestiegene mobile Nutzung von Smartphones und Tablets – einer modernen Unternehmenskommunikation viel Neues ab. Ein Social Intranet muss sowohl der Informationsvermittlung als auch der Förderung der Interaktion, Kollaboration und internen Suche dienen. Der Wunsch nach Interaktion und nach der Möglichkeit der internen Vernetzung wird immer deutlicher. Die neue Art der Zusammenarbeit muss nicht nur vom Büro aus funktionieren, sondern auch vom Home-Office, Kundentermin oder Flughafen.

Zieht man die Zahlen des IT-Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC  und ihrer Studie „Enterprise Social Software in Deutschland 2013“ zu Rate, wird sich der Markt für Enterprise-Social-Lösungen in Deutschland bis zum Jahr 2017 vervierfachen. Diese Entwicklung hat aber bereits heute zwei weitere wichtige Aspekte zur Folge. Unternehmen können unter einer steigenden Anzahl von Anbietern von Social-Intranet-Lösungen wählen und Unternehmen stehen noch mehr vor der Qual der Wahl des für sie besten Anbieters. Das lässt auch erahnen, dass sich im Gartner Quadrant for Social Software in the Workplace noch einiges tun wird. Neue Anbieter werden hinzukommen und bereits am Markt agierende Anbieter werden sich durch Produktänderungen- und Erweiterungen neu positionieren.

Ähnlich zahlreich wie die Anbieter für Social-Intranet-Lösungen sind die Möglichkeiten der Anwendung für Unternehmen. Sie sollten aber jederzeit individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sein. Man kommt also um eine anfängliche Bestandsaufnahme, dessen was eventuell bereits im Einsatz ist, oder was man durch die Nutzung von internen sozialen Netzwerken erreichen möchte, nicht herum. Auf drei der wichtigsten Anwendungsmöglichkeiten eines Social Intranets möchten wir in diesem Beitrag näher eingehen.

Bereits heute arbeitet der überwiegende Teil der Arbeitnehmer in Projekten und wird somit keinem festen Aufgabenbereich mehr zugeordnet. Die Zusammensetzung von Projekt-Teams unterliegt einer immer größer werdenen Fluktuation. Neue Mitarbeiter kommen ins Team und andere verlassen das Team wieder. Auf die sich oft rasant verändernden Begebenheiten sind die Unternehmen oft noch nicht eingestellt. Es herrscht häufig noch Angst davor, die Kontrolle ein Stück weit abzugeben, und den Teams die Möglichkeit zu geben, sich selbstständiger zu organisieren und somit erfolgreicher zusammen arbeiten zu können. Die über einen langen Zeitraum aufgebauten Silos innerhalb der Unternehmen, werden durch den Einzug sozialer Netzwerke aufgebrochen.

Die Arbeit in Projekten – speziell in großen und dezentralen Teams – ist gekennzeichnet von einem hohen informellen Kommunikationsaufkommen innerhalb von Unternehmen und einer starken Dynamik von benötigten und erzeugten Informationen. Trotz im Vorfeld klar definierter Kommunikationswege, kommt es nicht selten zu Missverständnissen, Verzögerungen und unzureichend informierten Projektmitgliedern. Unzufriedene Kunden, verpasste Deadlines und erhöhte Kosten sind die Folge.
Mit der Nutzung von gemeinsamen Projekt-Bereichen (Communities) zur Kommunikation sämtlicher Informationen, Aufgaben und Kommunikation im Projekt, wird eine zentrale Wissensplattform geschaffen. Durch die schnelle, transparente Kommunikation kann sich jedes Teammitglied jederzeit aktiv an der Kommunikation und somit an der Ergebnisfindung beteiligen. Wissen wird zentral und nachhaltig vorgehalten und kann, nach Abbau der internen Silos, Unternehmensweit zum Geschäftserfolg beitragen.

Mitarbeiter können sich in der komplexen und schnelllebigen Unternehmenskommunikation oftmals unzureichend informiert fühlen. Dieser Umstand kann dazu führen, dass Mitarbeiter unzufrieden werden, sich nicht wahrgenommen fühlen und im schlimmsten Falle die Identifikation mit dem Unternehmen verlieren. Hinzu kommt die nicht vorhandene Möglichkeit des Dialoges mit der Führungsetage. Die Geschäftsführung wird als nicht erreichbar angesehen. Diesen beiden Entwicklungen lässt sich durch einen CEO- oder Geschäftsführungs-Blog sehr gut entgegen wirken.

Ein durch die Geschäftsführung geführter Blog sorgt zum einen dafür, dass Mitarbeiter jederzeit über Neuigkeiten der Geschäftsführung und geschäftliche Entwicklungen auf dem Laufenden sind. Aber auch der direkte Dialog zwischen Mitarbeiter und Management wird durch eine Kommentarfunktion ermöglicht. Beides Dinge die sich in der herkömmlichen Unternehmenskommunikation deutlich schwieriger gestalten, da Social Media Elemente nicht zur Verfügung stehen.

Die Geschäftsführung kann durch einen Blog die Mitarbeiter hinter sich bringen und so Vertrauen aufbauen. Mitarbeiter fühlen sich ernst- und wahrgenommen und entwickeln ein viel engeres Verhältnis zur Unternehmensführung.

Beides führt zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter und somit zu einer höheren Identifikation mit dem Unternehmen. Bessere Geschäftsergebnisse, schnellere Projekte, geringerer Krankenstand und Mitarbeiter, die sich in der Öffentlichkeit stärker mit dem Unternehmen identifizieren, können die Folge sein.

Sollte bei einem Kundentermin ein Experte für ein spezielles Fachgebiet benötigt werden, kann man das Intranet mit Hilfe der Suchfunktion gezielt nach einem Experten durchsuchen. Dies setzt aber voraus, dass jeder Mitarbeiter sein Profil vollständig und korrekt ausgefüllt hat. Das geht aber nur dann, wenn jeder Mitarbeiter die Möglichkeit dazu hat. Den Geschäftsnutzen hat man dann, wenn dadurch das Angebot mit dem Kunden unterzeichnet werden konnte oder ein bestehendes Problem schneller gelöst werden konnte. Gezielter Zugriff auf Informationen resultiert in zufriedeneren Kunden und besserem Support.

Beides hat unmittelbaren Einfluss auf die Geschäftsergebnisse und widerlegt ein noch immer starkes Vorurteil: Social Media Methoden intern zu nutzen bringt nichts.

Mitarbeiter können ihre eigenen Intranet-Profile oftmals nicht selbst editieren. Es wird zentral angelegt und sämtliche folgenden Änderungen müssen durch das Redaktionsteam erfolgen – ähnlich umständlich also, wie bei der Erstellung von Inhalten. Oft sind auch nur die Kerninformationen wie Job, Abteilung, Rufnummer, Anschrift oder E-Mail-Adresse im Profil hinterlegt.

Unternehmen haben durch ein Social Intranet aber wesentlich mehr Möglichkeiten, die Informationen ihrer Mitarbeiter im Profil im Sinne des Unternehmens einzusetzen. Man kann hier durchaus Schätze bergen, Talente neu entdecken und das Wissen der Mitarbeiter in anderen Bereichen nutzen. Außerdem haben Mitarbeiter durch Blogs und Profile die Möglichkeit, sich als Experte zu positionieren. Deshalb sind auch Informationen wie Jobbeschreibung, Skills, Hobbies und weitere Profile im Netz sehr hilfreich. In einem Social Intranet ist jeder Mitarbeiter selber dafür verantwortlich, dass sein Profil vollständig und korrekt ausgefüllt ist. Dadurch wird die Richtigkeit der Angaben gewährleistet und alle Beteiligten sparen sich eine Menge Arbeit, Zeit und Ressourcen.

Zusammenfassend nochmal die Vorteile eines Social Intranets:

• Der offene und transparente Dialog zwischen Management und Mitarbeitern wird ermöglicht
• Die Unternehmenskultur wird deutlich und kann geändert und gelebt werden
• Silos werden identifiziert und abgebaut
• Prozesse werden optimiert
• Steigerung der Arbeitseffizienz und positiver Einfluss auf die Geschäftsergebnisse
• Aktuelle und relevante Information sind schnell auffindbar und langfristig verfügbar
• Personalisierte Daten führen zu einer höheren Nutzung durch die Mitarbeiter
• Der Team-Austausch wird intensiviert

Teil 2 der Serie wird die „Ersten wichtigen Schritte für Unternehmen“ behandeln.