Der Austausch von Geschäftsdokumenten kann langwierig, komplex und fehlerbehaftet sein und verbraucht außerdem oft eine Menge an Papier und verursacht CO2, etwa durch lange Versandwege. Electronic Data Interchange, kurz EDI, meint den elektronischen Transfer von Daten und bietet eine perfekte Lösung für all die oben genannten Probleme. Bestell- und Zahlungsprozesse werden automatisiert und „Just-in-Time“ Bestellungen ermöglicht.

EDI ist ein Zusammenspiel elektronischer Prozesse, Kommunikationsprotokolle und gefestigter, allgemeingültiger Standards für Geschäftsdokumente, beispielsweise Rechnungen. Ein einfacher und zugleich sicherer Transfer beziehungsweise Austausch von strukturierten Daten erfolgt vollautomatisch ohne manuelle Eingriffe. Zudem ist der Transfer losgelöst von speziellen Formaten oder Warenwirtschaft- beziehungsweise ERP- Systemen.

Im Normalfall werden Daten erstellter Belege in ein strukturiertes Format übertragen. So können die Daten ohne eine vorherige Kontrolle oder Bearbeitung durch den Nachrichtenpartner beziehungsweise Empfänger ausgelesen werden. Eine Übertragung und manuelle Belegerfassung entfallen somit. Das wiederum spart Zeit und Ressourcen.

Die Ersparnis von Zeit und Geld sind mit Sicherheit die wichtigsten Vorteile der EDI. Denn eine EDI-Datei zu erstellen und zu übermitteln, bedeutet im Regelfall deutlich weniger Aufwand als der langwierige Weg über Post oder E-Mail. Da auf ein Jahr gerechnet schnell Hunderte oder gar Tausende Belege erstellt und transferiert werden, sind die Einsparungen in der Summe erheblich.

Die Kosten, die für die Initialisierung einer EDI-Schnittstelle entstehen, rechnen sich in diesen Dimensionen in jedem Fall. Lediglich sehr kleine Unternehmen mit geringem Datenaustausch sollten vorab genau prüfen, ob sich die Investition in EDI rentiert.

Neben der Kostenersparnis führt ein elektronischer Datenaustausch im täglichen Geschäft zudem zu einer schnelleren Kommunikation und einer Minimierung von häufigen Fehlern. Im Bereich Controlling, Planung und Unternehmensleitung ermöglicht EDI beispielsweise einen schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen sowie eine bessere Bestandsübersicht.

• Kostenersparnis in der Übertragung (im Vergleich zu Papierdokumenten & Postversand)
• Zeitersparnis in der Übertragung (schnellerer Transfer)
• Reduktion von Fehlern in der Dateneingabe beziehungsweise Eingabewiederholungen
• Steigerung der Informationsgenauigkeit
• Reduktion von Lagerkosten (durch Just-in-Time-Bestellungen) & Durchlaufzeiten
• Schnellere Soll-Ist-Vergleiche & Informationsgewinnung
• Optimierte Bestandsübersicht & Abweichungsanalysen
• Verbessertes Zahlungsmanagement

Um mit einem elektronischen Datenaustausch durchzustarten, braucht es die passende Software, die über eine Schnittstelle in das laufende Betriebssystem des Unternehmens integriert wird.

Vorab gilt es, einige wichtige Punkte zu klären und vorzubereiten. Auch die Wahl des passenden Betriebsmodells ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Nicht zuletzt gilt es, die EDI und deren Implementierung professionell zu managen und einer ausführlichen Testphase zu unterziehen.

Die Vorbereitung umfasst mehrere Aspekte und sollte gut organisiert sein. Im Wesentlichen zählen dazu:

1. Beantragung einer globalen Lokationsnummer (GLN): Zur Identifizierung gegenüber den Nachrichtenpartnern; in Deutschland bei der GS1 Germany gegen eine Lizenzgebühr zu beantragen.
2. Ermittlung der Beleg-/Nachrichtentypen: Welche und wie viele Belege sollen mit welchen Partnern in welcher Richtung ausgetauscht werden?
3. Beschaffung der Definition der Nachrichtentypen: Bei den jeweiligen Nachrichtenpartnern anfragen.
4. Festlegung des Übertragungswegs: Entweder direkt an den Nachrichtenpartner oder über ein sogenanntes Clearing-Center, das die Daten konvertiert weiterleitet.
5. Stammdatenpflege: Meist wird bei der EDI die EAN-Nummer zur Artikelidentifizierung genutzt. Zudem sind häufig anzupassen: Artikelstammdaten, Adressdaten, Preise, Mengeneinheiten.

Je nach Unternehmensgröße und Nachrichtenvolumen lohnt es sich, verschiedene Betriebsmodelle von EDI zu vergleichen.

Die gängigste und in den meisten Fällen beste Lösung ist dabei der Eigenbetrieb (On-Premises). Das Unternehmen erwirbt dabei die entsprechende EDI-Software selbst. Der Betrieb erfolgt im eigenen Rechenzentrum. So können alle EDI-Anforderungen unabhängig von externen Partnern realisiert werden. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die betrieblichen Vorgaben besagen, keine Daten nach außen zu geben. Wichtig beim Eigenbetrieb sind ein umfangreiches Know-how zum Thema EDI und hierfür geschultes Personal.

Unternehmen, für die der Eigenbetrieb im Hinblick auf Arbeitskräfte und Ressourcen eine zu große Herausforderung darstellt, können auf EDI als Cloud-Service zurückgreifen. Hierbei werden Software und Daten an externe Dienstleister übertragen. Der Vorteil: Die Investition in die Software und eine umfassende Weiterbildung der eigenen Beschäftigten entfallen. Der Nachteil: Die Kontrolle über Daten und Prozesse wird (teilweise) aus der Hand gegeben.

Kleinere Betriebe, die über keine einheitliche Warenwirtschaftssoftware verfügen, können Cloud-Services meist nicht nutzen. Denn in diesem Fall ist eine elektronische Bereitstellung der entsprechenden Daten nicht in vollem Umfang möglich. Hier bietet sich Web EDI als Alternative an. Der Austausch von Daten erfolgt dabei teilautomatisiert mittels elektronischer Formulare via Web-Browser. Allerdings ist Web EDI nicht für größere Datenmengen geeignet, da hier schnell der Überblick verloren geht.

Um EDI erfolgreich im Unternehmen zu implementieren, braucht es ein gutes Management sowie eine umfangreiche Testphase.

Damit alle Beteiligten die entsprechenden Projektabläufe bestmöglich verstehen und bei Fragen den passenden Ansprechpartner zur Hand haben, ist eine eindeutige Definition von Berichtswegen und Entscheidungsträgern durch ein Projektmanagement unabdingbar. Bestenfalls steht ein komplettes EDI-Projektteam zur Verfügung, das sich aus fachlich geschulten und qualifizierten Angestellten zusammensetzt. Besonders wichtig sind hier klare Aufgabenverteilungen, eine enge Zusammenarbeit mit dem EDI-Softwareanbieter sowie eine stringente Führung des Projektes „EDI Implementierung“.

Ist die EDI-Schnittstelle eingerichtet, ist es zunächst sinnvoll, Testübertragungen mit den gewünschten Nachrichtenpartnern durchzuführen. Dafür werden mehrere Dateien unterschiedlichen Umfangs in beide Richtungen transferiert. Nach dem Einlesen erfolgt die Prüfung auf Plausibilität. Treten Unstimmigkeiten auf, werden die erwarteten mit den tatsächlich vorhandenen Stammdaten abgeglichen, um simple Fehler in der Eingabe auszuschließen. Liegt ein solcher Eingabefehler nicht vor, sind mögliche Ursachen für Unstimmigkeiten:

• Die Nachrichtendefinitionen sind nicht auf einem einheitlichen Stand.
• Die Dokumentation kürzlich angepasster Nachrichtendefinitionen fehlt.
• Beschreibungen von Felddefinitionen wurden falsch interpretiert.

Wurden mögliche Fehler aufgedeckt und behoben, kann in den Echtbetrieb übergegangen werden.

Die Implementierung von EDI ist kein Projekt, das sich von heute auf morgen realisieren lässt. Es bedarf einer umfangreichen Vorbereitung und eines qualifizierten Projektmanagements, um die Vorteile des elektronischen Datenaustausches vollends auszuschöpfen. Ebenso wichtig ist eine vorangestellte Testphase. Dann steht einem schnelleren und fehlerfreien Datentransfer nichts mehr im Wege.