Was habe ich eigentlich den ganzen Tag über am Rechner getrieben? Wie viel Zeit habe ich für berufliche und wie viel für persönliche Aktivitäten verbraten? Wie berechne ich am sinnvollsten den zu erwartenden Profit eines Projekts? War das initial veranschlagte Budget ausreichend bemessen? Wurden die Arbeitsressourcen sinnvoll eingesetzt? Diese und weitere Fragen können Zeiterfassung-Apps beantworten. Mit der richtigen Anwendung lässt sich sowohl die Produktivität steigern, als auch Geld sparen.

Am Markt existieren viele Hybrid-Lösungen, die neben Zeiterfassung auch Funktionen für das Projektmanagement oder Aufgabenverwaltung bieten. Die hier vorgestellten Lösungen sind allerdings allesamt auf die Zeiterfassung spezialisiert, beziehungsweise bieten Time-Tracking als Kernfunktion.

Viele Anwendungen zur Zeiterfassung liegen in Versionen für unterschiedliche Betriebssysteme vor. Über einige Urgesteine unter den Zeiterfassung-Apps haben wir schon in der Vergangenheit berichtet. Ein moderner Vertreter, der sich auf unterschiedlichen Plattformen nutzen lässt, ist beispielsweise Fanurio. Die Time-Tracking-Lösung für Windows, OS X, Linux und Unix eignet sich für die Zeiterfassung und Unterstützung bei der Rechnungsstellung. Das Tool richtet sich entsprechend in erster Linie an Freiberufler, die verschiedenen Auftraggebern auf unterschiedliche Projekte aufgewendete Arbeitszeit in Rechnung stellen müssen. Die Software kann kostenlos heruntergeladen werden, die Version mit kostenlosem Support kostet 59 US-Dollar.

Die Zeiterfassung-App Toggl-Track ist sowohl als Web-Service nutzbar, als auch für Windows, Linux, OS X, Android und iOS verfügbar. Für die Lösung spricht die Nutzerfreundlichkeit: einfach eingeben, was du derzeit machst, Timer starten und wieder stoppen, wenn du fertig bist. Ebenfalls positiv hervorzuheben sind die visuell ansprechenden Reportings, Charts und Timelines, die sich mit der App generieren lassen. Die Basis-Version ist kostenlos. Willst du jedoch in den Genuss von mehr Features kommen, musst du zehn US-Dollar im Monat berappen.

Wer es noch etwas simpler mag, sollte sich Timelog ansehen. Die App konzentriert sich auf das Wesentliche und will mit einem klaren und responsiven Design punkten. Eigentlich handelt es sich bei Timelog um wenig mehr als eine einfache Stoppuhr im Browser. Für alle, die mehr über Timelog wissen wollen, hat sich mein Kollege Kim Rixecker die einfache Time-Tracking-Lösung genauer angesehen.

Ähnlich stylisch, wenn auch wesentlich komplexer, präsentiert sich Officetime für Windows, OS X und iPhone. Die Software glänzt mit einer Vielzahl an Features – darunter beispielsweise die Exportmöglichkeit für Excel oder detaillierte Statistiken zu einzelnen Projekten. Mit ihnen kann der:die Anwender:in auf einen Blick erkennen, welche Team-Projekte im Zeitplan sind, das Budget überschritten haben oder kürzlich abgeschlossen wurden. Dazu kommt noch die Möglichkeit, selbst angepasste Reportings oder auf Templates basierende Rechnungen zu erstellen. Officetime kostet in der Basis-Version einmalig 69 Dollar und kann kostenlos getestet werden.

Wie Zeiterfassung auch ganz ohne Timer funktionieren kann, zeigt Chrometa. Die Software zeichnet automatisch im Hintergrund auf, welche Anwendungen der:die Nutzer:in wie lange verwendet. Die App zeigt dir so zum Beispiel wie lange du dich auf Facebook rumtreibst, an einem Entwurf oder Spreadsheet arbeitest oder wie lange es dauert, bis du eine E-Mail an eine:n Kund:in verschickt hast. Bist du nicht am Rechner, fragt Chrometa dich bei deiner Rückkehr nach der Dauer deiner Abwesenheit. Diverse Reportings und Diagramme sowie Rechnungsstellung runden die Grundfunktionen der App ab. Die Basis-Version für monatlich 19 Dollar ermöglicht unter anderem das Tracken von bis zu sechs Geräten.

Eine Lösung für alle, die auf keinen Cloud-Service setzen, aber dennoch Bedarf an einer Web-App für die Zeiterfassung haben, empfiehlt sich die Open-Source-Lösung Kimai. Dafür müssen allerdings ein paar Voraussetzungen erfüllt werden. Die Installation von Kimai setzt PHP und eine MySQL-Datenbank voraus. Ist diese Anfangshürde genommen, gestaltet sich die Bedienung der Zeiterfassung durchaus nutzerfreundlich: Projekte und einzelne Tätigkeiten lassen sich mit nur einem Klick anlegen. Erfasste Zeiten und Tätigkeiten können als Excel-Datei, PDF und CSV exportiert werden.

Bei Rescuetime handelt es sich um eine Zeiterfassung-App der etwas anderen Art. Sie richtet sich in erster Linie an Nutzer:innen, die ihren Alltag besser verstehen oder sehen wollen, wieviel Zeit sie beispielsweise mit E-Mails oder Facebook verplempern. Die Version für den Rechner arbeitet im Hintergrund und zeichnet die Minuten auf, die du auf unterschiedlichen Websites und in verschiedenen Anwendungen verbringst. Es lassen sich Ziele festlegen und ein wöchentliches Reporting per Mail wird ebenfalls geboten. Die Software kann auch für ein Team genutzt werden, dann kostet sie monatlich sechs Dollar pro Mitglied.

Wer sich an seinem PC nicht für eine der bisher angesprochenen Lösungen erwärmen kann, findet auch einige Windows-exklusive Time-Tracking-Anwendungen. Kostenlos kommt beispielsweise der Timetracker Lite daher. Die Software ist leicht zu bedienen und in erster Linie darauf ausgelegt, die Zeit zu erfassen, die Nutzer:innen auf bestimmte Projekte oder Aktivitäten aufwenden. Zu den Features gehören Reportings, eine Monatsansicht sowie Backup-Möglichkeiten.

Eine weitere Alternative ist die kostenpflichtige Software Timepanic. Die Zeiterfassungslösung kostet 39 Euro. Darüber hinaus existiert noch eine spezielle Version für die Installation auf USB-Sticks. Die Anwendung bietet neben der Zeiterfassung auch das Festlegen von Stundensätzen sowie die Möglichkeit, Rechnungsbeträge aus den erfassten Zeiten zu generieren. Timepanic kann auch im Team verwendet werden und eignet sich damit auch für kleine Unternehmen.

Die kostenlose Windows-Anwendung Grindstone arbeitet im Hintergrund und zeichnet dabei auf, wie lange der:die Nutzer:in woran arbeitet. Die Ergebnisse lassen sich in unterschiedlichen Reportings oder Optionen zur Rechnungsstellung ausgeben. Die Nutzeroberfläche von Grindstone ist zweigeteilt: Oben findet sich ein Fenster mit Aufgaben und darunter die Zeiterfassung. Für einzelne Aufgaben lassen sich Fälligkeits- und Abschlussdaten sowie Stundensätze festlegen. Hast du das Programm minimiert, kannst du auf eine Stoppuhr zurückgreifen, um die Zeiterfassung zu starten oder zu stoppen.

Ebenfalls in der Basis-Version kostenlos nutzbar ist Manictime. Die Software zeichnet sowohl die allgemeine Nutzung des Rechners als auch die Nutzungsdauer bestimmter Programme oder Websites bis hin zu sozialen Netzwerken auf. Wie auch bei Grindstone lassen sich aus den erfassten Daten Reportings und Statistiken generieren. Damit eignet sich die Software auch zur schrittweisen Veränderung des typischen Nutzerverhaltens, wenn du das denn willst. Manictime verwendet Time-Tags, um dem:der Anwender:in zu verdeutlichen, wie genau er:sie seine Zeit verbracht hat und wie effizient er:sie dabei war. Die Anwendung speichert die Daten – die sie automatisch im Hintergrund ab Programmstart aufzeichnet – in einer lokalen Datenbank und nicht online. Manictime lässt sich umfassend anpassen, sodass du genau die Informationen angezeigt bekommst, die relevant sind. Die Lizenz für eine:n Nutzer:in kostet einmalig 67 Dollar, dabei werden die Daten auf den Geräten des:der User:in gespeichert. Eine Nutzung der Cloud-Speicherung kostet monatlich mindestens sieben Dollar.

Zu den empfehlenswerten Zeiterfassungs-Lösungen exklusiv für OS X zählt Onthejob. Die Software legt den Fokus auf eine eingängige Nutzeroberfläche und erlaubt die Zeiterfassung für unterschiedliche Projekte, Aufgaben und Kund:innen. Neben dem Time-Tracking gehören die Kundenverwaltung sowie Rechnungsstellung zu den Grundpfeilern der Anwendung. Onthejob erinnert vom Design her stark an iTunes, was vielen Anwender:innen die Nutzung weiter erleichtern sollte. Die Zeiterfassung-Software ist für rund 40 Dollar zu haben.

Timing gehört zu den Time-Trackern, die auf automatische Zeiterfassung und nicht auf einen Timer setzen. Die App trackt automatisch und im Hintergrund, welche Dokumente der:die Anwender:in bearbeitet, welche Software er:sie nutzt und welche Websites er:sie besucht. Die erfassten Zeiten unterschiedlicher Aktivitäten lassen sich dann per Drag & Drop verschiedenen Projekten zuordnen. Kategorien wie „Browsing“ oder „Office“ sind schon enthalten, zusätzliche Kategorien lassen sich individuell anlegen. Statistiken und Reportings ermöglichen einen Überblick über alle Tätigkeiten einer Woche oder eines Tages und geben Auskunft darüber, welche Projekte am zeitintensivsten waren. Timing für Mac kann gratis getestet werden, danach gibt es Abo-Modelle ab sieben Euro monatlich.

Wer auf der Suche nach einer einfach gehaltenen Lösung für die Zeiterfassung ist, sollte sich Tyme ansehen. Vom Look and Feel erinnert die App ein wenig an Taskmanager wie zum Beispiel Things. Die Zeiterfassung erfolgt auf Projektbasis und wird in die den jeweiligen Projekten zugeordneten Aufgaben aufgeschlüsselt. Praktisch an der Anwendung: Tyme nistet sich in der Menüleiste von OS X ein. Ein Klick auf das entsprechende Symbol öffnet ein Drop-Down-Menü, das alle aktuellen Aufgaben enthält und das Starten und Stoppen ermöglicht. Tyme gibt es nach einer Testphase im Abo ab 2,99 Dollar monatlich.

Ein weiter Menüleisten-Timer hört auf den Namen Eon. Die Stoppuhr zeigt die Zeit, die du schon an einer bestimmten Aufgabe arbeitest, und wechselt zu Rot, wenn sie läuft. Einzelne Tätigkeiten lassen sich in Projekten gruppieren und dann in ihrer Summe berechnen. Darüber hinaus lässt sich auch für jede Tätigkeit im Nachhinein anzeigen, wann genau sie gestartet und gestoppt wurde. Das Killer-Feature von Eon besteht in der Möglichkeit, die App mit externen Diensten wie zum Beispiel Basecamp oder anderen Time-Trackern wie Toggl oder Harvest zu verknüpfen. Diese Funktion muss allerdings per In-App-Purchase für jeden Dienst einzeln erworben werden. Praktisch ist zudem, dass sich Regeln zum Auf- oder Abrunden erfasster Zeiten festlegen lassen. Diese Funktion dürfte besonders selbstständigen Webworkern in die Karten spielen. Eon gibt es ab etwa zehn Dollar, vorher kann es getestet werden. Einen ähnlichen Ansatz verfolgt außerdem die App Minco.

Besonders im Bereich Time-Tracking-Apps finden sich für iPhone und iPad eine Vielzahl an Vertretern, von denen hier nur ein Bruchteil vorgestellt werden soll. Eternity Time Log für iOS zeichnet sich beispielsweise dadurch aus, dass die App nicht nur die Zeit erfasst, sondern dem:der Anwender:in auch noch Ratschläge an die Hand gibt, in welchen Bereichen er:sie sich verbessern beziehungsweise produktiver werden kann. Damit eignet sich der kleine Helfer durchaus, um einen Überblick über das eigene Leben zu bekommen. Menschen, die Probleme mit dem Zeitmanagement haben, sollten sich die App ansehen. Besonders durch die nützlichen Reportings und Kuchendiagramme lassen sich interessante Rückschlüsse auf den eigenen Alltag schließen, die nicht nur die Arbeit betreffen. Die App ist kostenlos, aber es gibt In-App-Käufe.

Auch ATracker verfolgt den Ansatz, den kompletten Tag der:des Nutzer:in zu erfassen, nicht nur die Arbeitszeit. Die initiale Einrichtung der App benötigt zwar etwas Zeit, aber dann spielt sie ihr volles Potenzial aus. Es lassen sich sowohl Freizeitaktivitäten wie Hausarbeit und Gaming als auch die Arbeit betreffende Aufgaben anlegen. Die Zeiterfassung wird manuell durch einen Tap gestartet und gestoppt. Zu den großen Stärken von ATracker gehören die Reportings und Statistiken. Die App ist kostenlos, allerdings sind In-App-Käufe notwendig, um alle Features nutzen zu können. Eine ähnliche Alternative ist die App Now Then Time Tracking Pro, die 2,99 Dollar kostet und den Fokus etwas stärker auf geschäftliche Aktivitäten legt. Eine kostenlose Alternative ist die App My Minutes.

Hours ist ein weiterer kleine Helfer, bei dem Anwender:innen Timer für Aufgaben, Projekte oder Aktivitäten anlegen können. Startest du einen dieser Timer, wird für die laufende Stunde eine schicke Übersicht gestartet, die alle Aufgaben in dieser Zeit enthält. Wechselst du zu einer anderen Aufgabe, ändert sich die Farbe entsprechend. Auf diese Weise kannst du auch im Nachhinein gut verfolgen, womit du dich zu unterschiedlichen Tageszeiten beschäftigt hast. Darüber hinaus kannst du dir Erinnerungen einstellen, die darauf hinweisen, zu welchen Tageszeiten du dir produktive Phasen vorgenommen hast. Die Nutzeroberfläche der App ist vorbildlich umgesetzt. Im App-Store ist sie kostenlos erhältlich, allerdings gibt es In-App-Käufe.

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Android steht iOS in nichts nach, wenn es um Time-Tracking-Apps geht. Da wäre beispielsweise das kostenlose Timesheet, das durchaus zu überzeugen weiß. Zusätzlich zur Zeiterfassung lassen sich auch Kosten und Ausgaben festhalten. Timesheet arbeitet projektbasiert, wobei jedes Projekt in Notizen, Details, Aufgaben und Statistiken unterteilt ist. Unter dem Punkt „Details“ finden sich neben Kundeninformationen und der bisher gearbeiteten Zeit auch der bis dato erreichte Rechnungsbetrag sowie Ausgaben. Projekte lassen sich im XLS- und CSV-Format exportieren. Eine weitere kostenlose Lösung für Android ist Gleeo.

Jiffy für Android bietet Zeiterfassung mit dem gewissen Extra: Der Entwickler bietet nämlich auch kleine NFC-Tags für die App an. Über diese physischen Objekte, die im Dreierpack rund zehn Euro kosten und sich beispielsweise am Schlüsselbund befestigen lassen, lässt sich die Zeiterfassung für jedes beliebige Projekt starten, wenn du das Android-Smartphone mit dem NFC-Tag berührst. Ansonsten präsentiert sich die App in einem schicken, aufgeräumten Design und bietet alle Funktionen, die du von einer mobilen Time-Tracking-App erwarten würdest – inklusive CSV-Export und Historie. Die App kann kostenlos geladen werden, alle Funktionen stehen allerdings erst nach einem In-App-Purchase zur Verfügung.

Um eine ganz rudimentäre Time-Tracking-App handelt es sich bei Android Time Card, die für 3,79 Euro erhältlich ist. Am ehesten lässt sich die Anwendung als digitale Stempeluhr beschreiben, denn viel mehr Funktionen, als den Beginn und das Ende der Arbeitszeit festzuhalten, gibt es nicht. Damit eignet sich die App auch in erster Linie für Angestellte, die festhalten wollen, von wann bis wann sie gearbeitet haben. Auch Selbstständige, die Probleme mit dem Finden der richtigen Work-Life-Balance haben, könnten von der App profitieren.

Auch die Cloud bietet eine wahre Flut an Zeiterfassungslösungen für alle Bedürfnisse: Da wäre das schlanke und schicke Mite, das auch als iPhone-App erhältliche Timely oder Harvest. Bei Mite fallen allerdings laufende Kosten an – nämlich fünf Euro im Monat. Ähnlich sieht das auch bei Clockodo aus, da kostet die günstigste Variante vier Euro monatlich. Neben diesen Lösungen existieren auch Time-Tracker, die auf bestimmte Software ausgerichtet sind. Wakatime richtet sich beispielsweise in erster Linie an Entwickler:innen und integriert sich in Editoren wie Vim, Sublime Text, Xcode, Emacs und Eclipse.

Alle Time-Tracking-Apps im Überblick

Tool	Plattform	Preis
Fanurio	Windows, OS X, Linux	60 US-Dollar
Toggl	Web, Windows, OS X, Linux, Android, iOS	kostenlos, 5 US-Dollar/Monat
Timelog	Web	kostenlos
OfficeTime	Windows, OS X, iPhone	37 Euro, 7,99 Euro
Chrometa	Windows, OS X, iPhone, Android	12-29 US-Dollar/Monat
Kimai	Web, selbst gehostet	kostenlos
RescueTime	Windows, OS X	kostenlos, 9 US-Dollar/Monat
TraxTime	Windows	39 US-Dollar
Timetracker Lite	Windows	kostenlos
TimePanic	Windows	kostenlos, 39 Euro
Grindstone	Windows	kostenlos
ManicTime	Windows	kostenlos, 70 US-Dollar
OnTheJob	OS X	40 US-Dollar
Timing	OS X	9,99 Euro
Tyme	OS X	9,99 Euro
Lumina	OS X	19,63 Euro
Eon	OS X	19,99 Euro
Minco	OS X	11,99 Euro
Eternity Time Log	iOS	4,99 Euro
ATracker	iOS	kostenlos, 4,99 Euro
Now Then	iOS	2,99 Euro
My Minutes	iOS	2,99 Euro
Time	iOS	0,99 Euro
Hours	iOS	4,49 Euro
Timesheet	Android	kostenlos
Gleeo	Android	kostenlos
Jiffy	Android	kostenlos
TimeClock	Android	7,26 Euro
My Work Clock	Android	kostenlos
Android Time Card	Android	3,11 Euro
Clock IT	Web	kostenlos
mite	Web	5 Euro pro Monat
clockodo	Web, iPhone, Android, Windows	5 Euro pro Monat
Timely	Web, iPhone	kostenlos-199 US-Dollar/Monat
Freckle	Web	kostenlos
Harvest	Web	kostenlos
WakaTime	Editoren	kostenlos

Wie erfasst ihr eure Arbeitszeit? Eher offline oder lieber online? Und welche Anwendung oder welchen Dienst nutzt ihr? Schreibt es uns gern in die Kommentare.

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Dieser Artikel wurde am 25. Mai 2022 aktualisiert.