„Kannst du nochmal eben kurz eine Präsentation checken und über den Text lesen?“ Wir alle kennen solche Sätze und Anfragen von Kolleg:innen. Und wahrscheinlich kennen wir auch alle das Gefühl, wenn man sich für den Tag super viel vornimmt, acht Stunden am Schreibtisch saß und dann ernüchtert feststellt: So richtig viel habe ich irgendwie doch nicht geschafft. Worin aber liegt das Problem fehlender Produktivität?

Es gibt eine Vielzahl von Gründen. Zum einen sind die Ideen von heute immer spannender als die von gestern. Zum anderen ist es extrem schwierig, Nein zu sagen – gerade in einer Welt, in der alles von Slack über E-Mail bis hin zu Whatsapp auf uns einhagelt. Und dann ist es auch viel leichter, eine Idee zu haben, als sie wirklich umzusetzen.

Es besser zu wissen und es besser zu machen sind zwei komplett unterschiedliche Dinge. In Verbindung mit einer Vielzahl potenzieller Ablenkungen macht das die Tür für Prokrastination sehr weit auf. Die große Frage lautet deshalb: Wie kann man dem entgegenwirken?

Wenn wir uns über den Begriff Produktivität Gedanken machen, geht es im Wesentlichen um die folgende Frage: Wie schaffe ich es, mit den vorhandenen Ressourcen in der gegebenen Zeit das Beste rauszuholen? Und hierbei spielen dann zwei Faktoren eine große Rolle: Effizienz und Effektivität.

Effizienz meint, die Dinge richtig zu tun. Effektivität meint die richtigen Dinge zu tun, die Arbeit ist demnach zielführend, also wirksam, und die Maßnahmen zahlen auf meine Ziele ein. In Summe kommt es damit auf zwei Fragen an: Arbeite ich an den richtigen Dingen? Und arbeite ich konsequent an der Erreichung dieser Ziele?

Um die erste Frage der Effektivität zu beantworten, hilft es, herauszuzoomen und sich die Frage zu stellen, welche Ziele man eigentlich verfolgen will. Und sich dann die Frage zu stellen, ob die täglichen Aufgaben auch wirklich darauf einzahlen, man also konsequent an diesen Zielen arbeitet – oder nicht.

Unternehmen machen das in der Regel mithilfe von Quartalszielen und OKR. Hier hilft es, die Ziele als konkreten Nutzen zu formulieren. So ist man sich recht schnell darüber im Klaren, worum es bei dem jeweiligen Ziel im Kern eigentlich wirklich geht.

Am Ende will man ja nicht die To-do-Liste abhaken, sondern ein konkretes Ergebnis erzielen. „Alle Bestandskunden über die Vorteile des neuen Produkts informieren“ ist ein deutlich besseres Ziel als „Newsletter schreiben“. Manchmal stellt man dann nämlich auch fest, dass der angestrebte Nutzen mit der angedachten Maßnahme gar nicht wirklich zu erreichen ist.

Der zweite Tipp ist ein echter Gamechanger und sorgt dafür, dass ihr möglichst effizient an euren Zielen arbeitet. Fast jeder und jedem von uns fällt es schwer, Nein zu sagen. Dabei kann man das auch auf eine ganz charmante Art und Weise tun: Sagt nicht Nein, sondern „ja gerne, aber nicht jetzt“.

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Denn: Es geht nicht zwingend darum, Nein zu sagen, sondern ein Ja an Bedingungen zu knüpfen. Vieles hat sich dann von selbst erledigt, weil sich herausstellt, dass es doch nicht so dringend (und wichtig) ist.

Es hilft außerdem für die tägliche Arbeit, sich jeden Tag die Top-3-Ziele zu definieren und dann zunächst auch nur diese Dinge zu erledigen. Das hat außerdem den schönen Nebeneffekt, dass man am Ende des Tages auch wirklich das Gefühl hat, etwas geschafft zu haben. Weil man zuvor definiert hat, wann ein Tag produktiv war.

Ihr müsst lernen, eure Sensitivität für äußere Reize für eine bestimmte Zeit herunterzuregeln. Fragt euch einmal im Quartal, was die großen Ziele sind. Habt dann vor allem Augen für diese Ziele und hinterfragt sie nicht ständig.

Am Ende des Quartals könnt ihr den Blick dann wieder weiten und reflektieren. Während des Quartals ist es wichtig, sich auf die Umsetzung zu konzentrieren und nicht ständig über die angestrebte Lösung zu grübeln und alles ständig zu hinterfragen. Das hält euch nur auf.

In Summe sollen die Tipps dabei helfen, dass ihr am Ende des Tages nicht denkt: Sieht aus wie Arbeit. Fühlt sich an wie Arbeit. Hat mich aber nicht wirklich weitergebracht. Vielmehr macht es durchaus zufrieden, wenn man die wirklich schwierigen und wichtigen Aufgaben auch erledigt hat.

Arbeitsalltag: 10 Diagramme und Grafiken, die wir fühlen!