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Collaboration: 20 Tools für mehr Produktivität im Team

Collaboration: 20 Tools für mehr Produktivität im Team

Collaboration-Tools erleichtern die Arbeit im Team ungemein, wie wir euch im Rahmen unserer zeigen. Sie ermöglichen nicht nur ortsunabhängige Tätigkeiten, sondern können auch die Produktivität merklich steigern. Egal ob Gantt-Chart, Kanban, gemeinsame ToDo-Liste oder umfassende Kollaborations-Suite – das Angebot ist riesig. Eine Übersicht von Sébastien Bonset.

Collaboration: 20 Tools für mehr Produktivität im Team

Foto: © fotostorm – iStock.com

Große Unternehmen setzen für kollaboratives und ortsunabhängiges Arbeiten oft auf Lösungen wie Lotus Live oder Sharepoint – das bedarf teilweise erheblicher Investitionen. Kleinunternehmer und Freiberufler können allerdings ebenfalls von den Vorteilen unterschiedlicher Collaboration-Tools profitieren, ohne gleich viel Geld ausgeben zu müssen. Die Lösung findet sich wie so häufig in der Cloud.

Vorteile von Collaboration-Tools

Egal ob Großkonzern, kleines Unternehmen oder ein Team, das aus Freiberuflern besteht: Collaboration-Tools locken mit einer Reihe von Vorteilen. Zum einen lassen sich unter Umständen Reisekosten minimieren, zum anderen können sie die Produktivität erhöhen. Projekte lassen sich schneller abwickeln und auch andere Prozesse profitieren von einer beschleunigten Abarbeitung. Verallgemeinernd lässt sich feststellen, dass Collaboration-Tools die Planung, Organisation, Kontrolle und Dokumentation der Zusammenarbeit eines Teams verbessern können.

Der Begriff Kollaborationssoftware ist natürlich recht schwammig. Unter dem Begriff lassen sich gleich eine ganze Reihe unterschiedlichster Tools zusammen fassen. Vom Projektmanagement und der Ressourcenplanung über Aufgabenverwaltung und gemeinsame Kalender bis hin zu Instant Messaging, Mails und Videokonferenz-Lösungen. Auch Filesharing, Intranet – social oder herkömmliches – und Mindmapping fallen unter den Oberbegriff der Kollaboration.

Collaboration-Tools aus der Cloud: Drum prüfe, wer sich bindet

Wie so häufig bei Cloud-Anwendungen, kann man auch bei entsprechenden Kollaborationslösungen in der Regel recht schnell loslegen. Viele der im Folgenden vorgestellten Tools sind für kleine Teams kostenlos nutzbar – zumindest im finanziellen Sinne. Bezahlt wird wie oft üblich mit den eigenen Daten. Geht es also um Vertrauliches, sollte man sich vorab genau überlegen, ob man einem externen Anbieter gewisse Informationen anvertrauen möchte. banner_themenwoche_produktivitaet_

Die Alleskönner unter den Collaboration-Tools

Auf den ersten Blick mag es zwar verlockend klingen, eine Anwendung für alle möglichen Einsatzszenarien bei der Zusammenarbeit zu wählen – allerdings haben derartige eierlegende Wollmilchsäue oft den Nachteil, dass die Einstiegshürde wesentlich höher liegt. Die Cloud-Anwendungen wirken in der Regel überladen und entsprechend kompliziert gestaltet sich die Nutzung.

Wer sich für eine derartig umfangreiche Lösung interessiert, sollte sich Collaboration-Tools wie zum Beispiel Basecamp, Bitrix24, Podio oder Asana ansehen. Während sich Basecamp eher an visuell anspruchsvolle Nutzer richtet, legt Asana den Fokus auf ToDo-Listen und große Projekte, bei denen man nicht auf Notizen, Kommentare und Milestones verzichten mag.

Asana gehört zu den Alleskönnern unter den Collaboration Tools. (Bild: Asana)
Asana gehört zu den Alleskönnern unter den Collaboration Tools. (Bild: Asana)

Das Interface von Asana  setzt auf drei Spalten. Links finden sich aktuelle Projekte, in der Mitte findet der Nutzer die damit zusammenhängenden Aufgaben und die rechte Spalte beinhaltet Detailinformationen wie Notizen, Links, Tags oder Kommentare. Asana setzt strukturell stark auf Listen und ermöglicht es, individuelle Projekt-Ziele und Milestones als Checkliste anzulegen. Asana ist für Teams mit bis zu 15 Mitgliedern kostenlos.

Statt dem bekannten Vertreter Basecamp wollen wir euch die kostenlose Alternative Freedcamp ans Herz legen. Das trifft allerdings nur zu, wenn ihr keine Backups benötigt – die sind bei Freedcamp nämlich alles andere als free. Mit der Anwendung können mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet werden. Auch die Zusammenarbeit wird für unterschiedliche Projekte zur gleichen Zeit unterstützt. Zu den Funktionen von Freedcamp zählen unter anderem Zeiterfassung, Deadlines, gemeinsame Aufgabenverwaltung, Filesharing und ein ausgereiftes Kommunikationssystem.

Bitrix24 bietet neben Team-Chat, Videokonferenzen und Kalender auch Filesharing, Gantt-Charts, Zeiterfassung, Versionierung, CRM, Aufgaben-Verwaltung, Personal-Management und weitere Werkzeuge. Bitrix24 unterstützt die Integration von Google Mail, GMX, Web.de, Microsoft Exchange-Server und anderen Diensten. Die Kollaborationssoftware lässt sich sowohl in der Cloud nutzen als auch selbst hosten. Die kostenlose Version erlaubt bis zu zwölf Nutzer, beliebig viele Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben. Fünf Gigabyte Cloud-Storage für Dokumente werden ebenfalls spendiert.

Podio
Podio ist ähnlich umfangreich wie Asana und deckt viele Bereiche der Collaboration ab. (Bild: Citrix)

Podio von Anbieter Citrix bringt eine soziale Komponente ins Spiel. So kann jeder Nutzer den eigenen Account mit anderen Kollegen sowie Projekten verknüpfen. Funktionen wie Messaging und Chat erleichtern den Austausch untereinander. Jeder Anwender kann anderen Teammitgliedern einzelne Aufgaben, Zuständigkeiten und Deadlines zuweisen. Eine der großen Stärken der Lösung ergibt sich aus den Möglichkeiten zur Individualisierung. So lassen sich zum Beispiel sogenannte Workspaces anlegen, um mit selbst festgelegten Gruppen zusammen zu arbeiten. In der kostenlosen Version ist die Zusammenarbeit mit bis zu fünf internen plus fünf externen Mitarbeitern möglich.

Kollaboratives Mindmapping

Kollaboratives Mindmapping bietet im Vergleich zum Brainstorming den großen Vorteil, dass sich die Ideenfindung orts- und zeitunabhängig umsetzen lässt. Besonders der Faktor der Zeitunabhängigkeit ist nicht zu verachten, denn Kreativität auf Knopfdruck klappt nur selten. Mit Hilfe einer kollaborativen Mindmap kann jedes Teammitglied die eigenen Ideen jederzeit – beziehungsweise genau dann, wenn sie sich manifestiert – auf der Mindmap visualisieren.

MindMeister erleichtert kollaboratives Mindmapping. (Bild: MindMeister)
MindMeister erleichtert kollaboratives Mindmapping. (Bild: MindMeister)

Helferlein wie Mind42, GroupMap, MindMeister oder Coggle sind nur ein paar Beispiele für Collaboration-Tools aus dem Bereich Mindmapping. Mind42 gehört zu den kostenlosen Vertretern und ermöglicht unter anderem das Einbinden eigener Grafiken. Auch GroupMap ist in einer kostenlosen Version verfügbar, jedoch sind die erstellten Mindmaps dann öffentlich einsehbar. Wer etwas zu verbergen hat, muss monatlich rund 50 US-Dollar berappen. Wer in Sachen Funktionalität besonders hohe Ansprüche hat, sollte sich das kostenpflichtige MindMeister näher ansehen. Das Tool bringt neben einfachem Mindmapping auch Notizen, Links, Dateien und Aufgabenverwaltung mit. Templates und mobile Apps runden den Feature-Umfang ab. Zwar gibt es auch eine kostenlose Version der Mindmapping-Lösung, diese ist allerdings nicht im Team nutzbar. Für das kollaborative Arbeiten fallen rund 60 Euro für ein halbes Jahr an. Völlig kostenlos hingegen ist Coggle – einzige Voraussetzung ist ein Google-Account. Die Cloud-Anwendung ist zudem noch kinderleicht zu erlernen und zu bedienen.

Kollaboratives Projektmanagement

Zu den Collaboration-Tools aus dem Bereich Projektmanagement gehört beispielsweise Asana, das bereits bei den Alleskönnern erwähnt wurde. Weitere – teilweise im Funktionsumfang sehr unterschiedliche – Lösungen, die einen Blick wert sein könnten, sind Redbooth, LibrePlan, ClockingIT, 5pm, Zoho Project und Smartsheet.

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Redbooth ermöglicht die Zusammenarbeit beim Projektmanagement. (Bild: Redbooth)

Die Projektmanagement-Lösung Redbooth orientiert sich an klassischen Collaboration-Tools mit Ticketing-Funktionalität. Für Datei-Anhänge, die sich Aufgaben und Unteraufgaben zuweisen lassen, kann der Nutzer auf Dienste wie Dropbox und Google Drive zurück greifen. Die Anwendung unterstützt unter anderem auch Zeiterfassung und Reportings. Eine wichtige Säule von Redbooth ist neben dem Ticketing-System der projektbezogene Team-Chat. Der Dienst ist für Teams bis zu fünf Mitarbeitern und für bis zu fünf Projekte in eingeschränkter Funktionalität kostenlos.

LibrePlan ist kollaboratives Projektmanagement mit demokratischem Ansatz, denn das Verwalten von Projekten liegt nicht nur in den Händen einer Person. Vielmehr kann das komplette Team – sogar über Unternehmensgrenzen hinaus – am Projektmanagement mitwirken. Gewohnte Funktionen wie Gantt-Charts, Ressourcen-Verwaltung, Finanzverwaltung und mehr sind mit von der Partie.

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LibrePlan nimmt den Begriff Collaboration noch wörtlicher als die Konkurrenz. (Bild: LibrePlan)

Bei Clocking IT handelt es sich um ein Tool, das sich in erster Linie an Entwickler richtet. Die Lösung glänzt besonders beim Überwachen und Dokumentieren einzelner Aufgaben. Die Stärken bei der Allround-Projektmanagement-Lösung 5pm liegen hingegen im Handling von Projektgruppen und den umfangreichen Reportings. Zu den Besonderheiten von Zoho Projects gehören ein interner Chat, ein Wiki und Filesharing.

Kollaborative Aufgabenverwaltung

Ein Tool für die kollaborative Aufgabenverwaltung bietet sich besonders für kleinere Teams an, die bei der Zusammenarbeit an einem Projekt keine ausgewachsene Projektmanagement-Software benötigen. Entsprechende Helfer müssen eigentlich nur über die Grundfunktionen verfügen – immerhin geht es in erster Linie darum, ein Häkchen neben erfüllte Aufgaben zu setzen. Empfehlenswerte Lösungen sind zum Beispiel Wunderlist, Task2Gather oder Kickoff. Die Lösungen bieten ein einfaches Interface und die wichtigsten Funktionen.

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Besonders bei Webworkern sehr beliebt: Wunderlist. (Bild: 6Wunderkinder)

Wunderlist erfreut sich besonders unter Webworkern einer treuen Anhängerschaft, die das kleine Tool nicht ausschließlich zum Verwalten von Aufgaben verwenden. Der größte Vorteil von Wunderlist besteht darin, dass es auf allen möglichen Plattformen erhältlich ist. Die einzelnen ToDos jeder vom Nutzer angelegten Liste lassen sich manuell sortieren sowie um Notizen, Fälligkeitsdatum, Erinnerungen, Unteraufgaben und Prioritäten erweitern.

Das webbasierte Task2Gather ist kostenlos erhältlich und ermöglicht neben der Grundfunktionalität unter anderem auch das Zuweisen einzelner Aufgaben zu Projekten. Die zu einem Projekt gehörenden ToDos lassen sich auf zwei Arten darstellen: einmal als klassische Aufgabenliste und auch eine Anzeige als Baumdiagramm ist möglich. Das schicke Kickoff ist dagegen nur für iOS und OS X verfügbar – macht in diesem Umfeld allerdings eine gute Figur.

Collaboration-Tools: Kostenlose Kommunikation

Prinzipiell geht es natürlich bei jeder Art der Kommunikation im Arbeitsalltag auch um Kollaboration. Dennoch lassen sich einige Tools hervorheben, die exemplarisch für diese Anwendungsgattung stehen sollen. Letztendlich ist es Geschmacksache, ob man für die alltägliche digitale Kommunikation im Unternehmen oder Team lieber auf E-Mail oder auf Messaging mit Hilfe von Software wie Skype oder dem funktionsreicheren Slack setzt. Auch Social Intranets wie beispielsweise Yammer fallen in diese Kategorie.

Neben Nobrainern wie Mail oder Messaging mit Skype und ähnlichen Apps, gehören auch Social Intranets wie Yammer in die Kategorie der kollaborativen Kommunikation. (Bild: Microsoft)
Neben Nobrainern wie Mail oder Messaging mit Skype und ähnlichen Apps, gehören auch Social Intranets wie Yammer in die Kategorie der kollaborativen Kommunikation. (Bild: Microsoft)

Slack wurde in erster Linie für Unternehmen konzipiert und bietet neben Messaging im Skype-Stil auch noch einige zusätzliche Features, die es zu einem sinnvollen Kollaborationstool machen. Slack bietet eine IRC-ähnliche Oberfläche, plattformübergreifende Apps und Schnittstellen für die Anbindung von zusätzlichen externen Diensten wie Dropbox, Trello oder Jira.

Mit einem Enterprise-Social-Network im Stil von Yammer kann man die digitale Zusammenarbeit noch sozialer gestalten. Das Social Intranet erinnert im Look and Feel stark an Facebook, so dass die Einstiegshürde für die meisten Nutzer recht flach ausfallen dürfte. Yammer bietet eine kostenlose Testphase – wer das Tool jedoch in vollem Umfang und im Team produktiv nutzen will, muss diverse kostenpflichtige Pakete dazu buchen.

Fazit

Welche der vorgestellten Lösungen man in jedem Fall im Köcher haben sollte, lässt sich pauschal nicht sagen. Dazu sind die Anforderungen, die Teams an Collaboration-Tools stellen, einfach zu unterschiedlich. Während die einen auf eine All-in-One-Lösung wie Bitrix24 setzen werden, dürfte für andere eine Kombination unterschiedlicher kleiner Tools mehr Sinn ergeben. Da allerdings viele der vorgestellten Anwendungen und Dienste entweder komplett kostenlos sind oder eine kostenfreie Testphase ermöglichen, sollte man sich die Zeit nehmen, die für das eigene Team beste Kombination zusammen zu stellen – kost’ ja nix.

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13 Antworten
  1. von oldSQL am 29.11.2014 (12:55 Uhr)

    Gibt es denn empfehlenswertes für inhouse bzw. den eigenen Server?

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    • von Nikolai am 29.11.2014 (13:16 Uhr)

      @oldSLQ, Bitrix24 gibt es auch zum Selber-hosten. Die Self-Hosted-Lösung hat auch etwas mehr Funktionen, als Cloud und ist zudem Open Source (sprich, anpassbar, änderbar, modifizierbar, wenn erwünscht). Migration aus der Cloud ist ohne Datenverlust möglich.

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      • von kubilzade am 29.11.2014 (15:25 Uhr)

        Kann man bei Bitrix24 auch eine Wiki bzw. FAQ führen?

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      • von Nikolai am 29.11.2014 (15:34 Uhr)

        @kubilzade, ja, das geht. Wiki gibt es sowohl in der Cloud- als auch in der Self-Hosted-Version. FAQ-Modul haben wir nur in der Self-Hosted-Version.

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    • von Juliane Schilling am 01.12.2014 (14:55 Uhr)

      Wir nutzen InLoox. Die Software kann ich auf der eigenen Hardware installieren – was mir persönlich wichtig ist. Cloud bieten sie – soweit ich weiß – auch. Da hat man dann alles in einem Tool – Mindmaps, Aufgaben, Dokumentenanhänge… Nichts nervt so sehr, wie für jede kleine Anforderung ein eigenes Tool zu brauchen – daher kann ich es tatsächlich wärmstens empfehlen.

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  2. von Roman am 29.11.2014 (21:44 Uhr)

    Interessant wäre noch ein Überblick über kollaboratives Prozess- und Workflow Management gewesen. Tools wie IYOPRO sind gerade auch für mittelständige Unternehmen interessant weil als SaaS und On Premise verfügbar.

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  3. von Alex am 30.11.2014 (00:49 Uhr)

    Ich habe gerade bei kleinen Teams gute Erfahrungen mit Evernote gemacht. Und jetzt gibt es auch die Chat Funktion dazu, die ich doch sehr sinnvoll finde. Für den Dokumenten Austausch nutze ich dann doch Dienste wie Dropbox & Co. Jetzt fehlt nur noch eine passender Newsfeed. Somit versuchen wir immer weniger Mails zu schicken. Ich denke eine Kombination verschiedener Dienste ist gerade am Anfang sinnvoll. Kann sonst noch jemand seinen Workflow mit Evernote beschreiben?

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  4. von Eva am 30.11.2014 (23:03 Uhr)

    Ich haette da noch eins: https://glip.com/

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  5. von PhilippBohn am 25.05.2015 (17:27 Uhr)

    Disclaimer: Ich bin Produktmanagement-Lead für Circuit

    Bei Unify haben wir Circuit als cloud-basierte Collaboration-Plattform entwickelt. Dabei liegen wir funktional etwas zwischen Bitrix und Slack: Einerseits differenzieren wir uns über nativ integriertes Voice, Video und Screensharing (auf der Grundlage von webRTC, für die technologieorientierten). Zum anderen sind nicht alle Tools wie Taskmanagement, Kalender, etc. in Circuit als Feature integriert – das ist nicht unsere Kernkompetenz – sondern wir bieten Drittentwicklern über APIs Integrationsmöglichkeiten. Auf der Integrationsroadmap sind viele der Tools in diesem Artikel.

    Wichtig ist uns auch gute Usability, daher haben wir Circuit gemeinsam mit frog design entwickelt: http://www.frogdesign.com/work/unify-project-circuit.html

    Ein kostenloser Trial ist via http://www.yourcircuit.com möglich. Entwickler haben via https://developers.yourcircuit.com Zugang zu APIs, Dokumentation, etc.

    Freue mich auf euer Feedback. Philipp

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  6. von christopher.kenner am 07.08.2015 (14:18 Uhr)

    https://www.stackfield.com wäre ebenfalls zu empfehlen! End-to-End verschlüsselt und Server in Deutschland!

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  7. von dswiss am 01.02.2016 (12:17 Uhr)

    Mir ist klar, dass die Liste noch so um einige Kandidaten ergänzt werden könnte... nachstehend zwei Topprodukte in deren 'Kategorie':

    Alleskönner > MangoApps >> https://www.mangoapps.com/

    Projektmanagement > Teamwork >> https://www.teamwork.com/

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  8. von Karen.p am 09.02.2016 (22:03 Uhr)

    Ich benutze http://kanbantool.com/ seit vielen Jahren im beruflichen Bereich. Bei dieser Tools geht es um die Visualisierung von Projekten, Aufgaben und Terminen. Dadurch können ich und meine Arbeitskollegen unsere Arbeit, Ziele und Einsichten viel besser organisieren. Wir alle haben Möglichkeit einfach in Echtzeit zusammenzuarbeiten d.h Aufgaben, Informationen und Kommentare auszutauschen und mit anderen zu teilen. Diese Tool beinhaltet mehrere Funktionen wie z.B. Teambildung und Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder wie auch Hinzufügen von Aufgaben und Kommentaren via E-Mail. Für mich selbst ist es sehr wichtig, dass ich alle Aufgaben in Kalender problemlos exportieren kann und zusätzlich funktioniert diese Toll großartig auf Mobilgeräten und Tabletts mit Touchscreens - ich kann es überall verwenden!

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  9. von julian.sieber am 30.05.2016 (16:47 Uhr)

    Für alle Kreativen da draußen: Zum Abstimmen von Medienprojekten benutze ich seit einiger Zeit https://filestage.io/. Alles läuft über die Cloud und die Bedienung ist intuitiv. Da der Sicherheitsaspekt angesprochen wurde, kann ich Filestage nur empfehlen! Außerdem sind meine Kunden vom schlanken Design begeistert - das spart Zeit und Nerven ;-)

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