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Oft wird die Frage gestellt: Wozu benötigt man Projektmanagement? Man könne doch einfach die Aufgaben an die Mitarbeiter verteilen und die müssten das erledigen. Ohne Zielvorgaben und Projektorganisation würden die Arbeiten aber wahrscheinlich entweder nicht genau erledigt oder es bliebe fraglich, ob und wie der geplante Endzeitpunkt erreicht wird. Ein Projekt könnte völlig scheitern. Projektmanagement bringt Ordnung und eine klare Richtung in die Organisation. Es stellt sicher, dass die vorgegebenen Ziele mit dem Projektteam in der vereinbarten Zeit und dem geplanten Budget realisiert werden.
Das Projekt muss klar definiert werden. Es hat einen bestimmten Anfangspunkt und einen Endzeitpunkt. Der Projektauftrag wird vom Management erteilt. Das Management hat die Verbindlichkeit, dass ausreichende Budgets und die Ressourcen (Räumlichkeiten, Technik und Mitarbeiter) vorhanden sind. Es gibt hierzu Sponsoren. Das sind Rollen im Unternehmen, die Strategien festlegen und dem Management Budgets zur Verfügung stellen. Es wird die Aufbau- und Prozessorganisation festgelegt. Das geschieht durch den Projektleiter in Abstimmung mit dem Management und den Fachbereichen. Der Projektleiter ist für das Projekt verantwortlich und berichtet an das Management. Er erarbeitet den Projektplan mit Projektphasen und Arbeitspaketen. Dazu gehören Steuerungsaufgaben wie Anleitung der Teams, Fortschrittskontrolle, Qualitätsmanagement, Risiko- und Budgetmanagement sowie Motivation der Mitarbeiter. Notwendig ist die softwaregestützte Dokumentation des Projekts durch ein Projektmanagement-Tool im Projekthandbuch.
Ein Projektmanager hat eine große Bandbreite von Fähigkeiten und Erfahrungen aufzuweisen. Er muss gute Kenntnisse im technischen Gebiet des Projektes mitbringen. IT-Projektleiter verdienen in der Regel am meisten. Analytisches Denken und aus Erkenntnissen operative Pläne machen, das sind die zentralen Bausteine für Erfolg. Die Hauptaufgabe liegt in den organisatorischen Fähigkeiten, innerhalb der gesetzten Zeit und des Budgets das Ziel zu erreichen. Das erfordert ein hohes Maß sozialer Fähigkeiten: Regelmäßige Kommunikation mit unterschiedlichen Stellen im Unternehmen – vom Management über die Fachbereiche bis zu den Teams. Für die Karriere ist es nützlich, wenn eine anerkannte Zertifizierung durch das IPMA (International Project Management Association) erworben wurde.
