Spoiler vorweg: Ich schreibe diesen Artikel nicht in Blöcken von 25 Minuten. Ich habe keine Mindmap angelegt. Es existiert kein Kanban-Board für den Prozess. Ja, ich habe eine To-do-Liste und eine Time-Box: Für wiederkehrende Aufträge stehen Termine in meinem Kalender. Nötig wäre das nicht, aber wenigstens machen die Blöcke keine Arbeit. Und das ist der Kern der Sache: Produktivitätstools sind gut gemeint. Aber sie fressen auch Zeit.

Planungstools fanden vor knapp 20 Jahren ihren Weg in mein Leben. Im Studium lernten wir die Prozessplanung bei IT-Projekten kennen. Ich war begeistert. Jede Aufgabe hatte einen Block, es gab Pufferzeiten, es gab Pfade für den Ablauf. Ich bastelte einen Plan für mein drittes Semester und verbrachte Tage damit, jeder Aufgabe ihren Platz und ihre Zeit zuzuweisen. Das war vollkommen nutzlos, aber es fühlte sich produktiv an. Ich machte viel und schaffte nichts.

Planung ist nicht die halbe Arbeit. Planung ist in vielen Bereichen überhaupt keine Arbeit. Und ja, das müssen wir einordnen.

Wenn du Häuser baust, in einem Team Software entwickelst oder ein Unternehmen gründest, dann ist Planung natürlich wichtig. Und ganz sicher brauchst du ein Planungstool und eine Person, die die Prozesse im Blick hat.

Anders sieht es aber aus, wenn du diese Person bist – oder irgendeine andere im Team oder ohne Team. Einen Prozess, der einen natürlichen Ablauf hat, den musst du nicht in seine Einzelschritte zerlegen. Du musst deine Fortschritte nicht sichtbar machen, du bist ja schließlich nicht blöd. Jedes Kanban-Zettelchen, das du ausfüllst, kostet dich Arbeitszeit. Wenn du Einzelschritte vergessen könntest, mach eine Checkliste. Mehr brauchst du nicht.

Und das Wichtigste: Dich von einer digitalen Küchenuhr in Form einer Tomate aus dem Flow reißen zu lassen, nur weil irgendwer den schicken Namen Pomodoro-Technik draufgepappt hat, macht dich ganz sicher nicht produktiver. Es lenkt dich nur ab. Als kompetenter Erwachsener weißt du, wann du eine Pause brauchst. Es ist okay, wenn dieser Moment vor 15 Minuten war. Mach sie, wenn Energie und Arbeitsfluss in einem unproduktiven Verhältnis stehen.

Werkzeuge für Produktivität und Planung sind immer dann nützlich, wenn sie ein Problem lösen. In einem Team tun sie das häufig, denn viele Menschen müssen über den Fortschritt vieler anderer informiert sein. Ohne Team müssen wir das differenzierter betrachten. Wenn du gerade kein Problem hast, dann kannst du sie weglassen, denn dann würden sie Zeit fressen – also ein Problem schaffen.

Zwischen diesen beiden Polen gibt es eine Grauzone. Diese Grauzone ist deine eigene Unsicherheit. Bist du gut genug? Vergisst du momentan ziemlich viel? Hast du genug geleistet? Machst du genug Pausen? In diesen Fällen rät uns das Internet, den ganz großen Aufschlag zu wagen. Schraub ein Whiteboard an die Wand, hol die Klebezettel raus!

Mein Vorschlag wäre: Wenn du dich unproduktiv fühlst, dann verschaff dir erst einmal einen Überblick. Für einen Arbeitstag passt dieser Überblick im Idealfall auf ein Post-it. Da muss gar nicht viel drauf, schon gar keine Details. Wenn da für mich „t3n-Artikel“ steht, dann weiß ich schon, was zu tun ist.

Eine ewige (digitale) To-do-Liste kann funktionieren – aber nur, wenn du diszipliniert bist und nicht alles draufschreibst, was dir so einfällt. Ebenfalls nützlich sind Deadlines innerhalb eines Tages. Wenn du bis zehn Uhr mit Arbeits-Byte X fertig sein willst, dann stehen deine Chancen wahrscheinlich ziemlich gut. Wenn du jetzt anfängst, X in Teil-Xe zu zerlegen, dann verlierst du Zeit. Wenn du jetzt einen eleganten Tagesplan anlegst, dann schaffst du es höchstens bis zum ersten Koffeintief – und danach ist alles verloren, a. k. a. Meetingzeit.

Also glaub an dich. Lass die Tools beiseite, sie werden deinen Job nicht erledigen. Mach deine Arbeit selbst und benutz dein Gehirn als Produktivitätstool. Du schaffst das schon.