Aufgaben zu organisieren, ist immer erst einmal eine gute Idee. Was niedergeschrieben steht, das muss nicht mehr im Kopf bewegt werden. Aufschreiben entlastet, deshalb sind To-do-Listen so populär. Dazu kommt ein schöner neurologischer Effekt: Wir können die Aufgaben abhaken – und das tut gut. So wird das Belohnungszentrum im Gehirn angeregt. Wieder etwas erledigt.

Dieser Effekt kann sich aber ganz schnell ins Gegenteil verkehren, wenn auf der Liste zu viel drauf steht. Dabei sind beeindruckende To-do-Listen erst einmal verführerisch. Mit einer langen To-do-Liste können wir uns selbst beweisen, wie viel wir zu tun haben.

Auch die Wissenschaft rät dazu, Aufgaben in viele einzelne Schritte zu zerlegen. So werden sie übersichtlicher, fühlen sich weniger groß an. Und das stimmt auch. Aber eine lange, detaillierte Liste wird selbst zu einem großen, bürokratischen Monster. Und das wird sich garantiert nicht mehr gut anfühlen.

Schon gar nicht, wenn plötzlich viele kleine Einzelschritte auf der To-do-Liste landen. Hierbei könnt ihr zwei Kategorien unterscheiden:

1. Kram, der auf der To-do-Liste landet, obwohl er auch ohne Liste definitiv erledigt wird.
2. Dinge, die ihr auf keinen Fall schaffen werdet, zumindest nicht im Zeitrahmen, auf den sich die To-do-Liste bezieht.

Beide Kategorien machen eure Planung nur unübersichtlich. Das Ziel, sich selbst eine gute Tagesstruktur fürs Homeoffice einzurichten, wird damit nicht erreicht – im Gegenteil.

Der Trend zur Aufgaben-Zerlegung kommt aus dem Projektmanagement. Und in einigen Branchen ist es sinnvoll: Für ein Bauprojekt beispielsweise notieren die Planer, wann welche Gewerke kommen und wo sie dann arbeiten sollen. Sie notieren aber nicht, dass eine Fensterscheibe vor dem Einsetzen noch die Treppe hochgetragen werden muss. Entscheidend ist hier also die Frage, welche Detailtiefe eine Planung wirklich braucht.

Das Projekt-Selbstmanagement von Büroarbeiter:innen sieht weniger beeindruckend aus als das von Großprojekten. Das muss das Ego erst einmal aushalten. Hierzu gehören insbesondere begleitende Aufgaben. Ihr müsst eine Akte bearbeiten, sie vorher auch holen und hinterher zurückbringen? Natürlich könnt ihr jeden Einzelschritt notieren. Aber was wäre damit gewonnen? Nichts. Nur die Liste würde länger.

Vor allem für Menschen im Homeoffice ist diese Kategorie relevant. „Wäsche waschen“ könnte ein Ding auf der To-do-Liste sein. Aber „Wäsche sortieren, Wäsche anstellen, Wäsche aufhängen, Wäsche abnehmen“? In dieser Fülle wirkt eine Aufgabe erschlagend, die sonst nur wenige Minuten beansprucht. „Essen kochen“ gehört auch nicht drauf. Ihr müsst essen, ihr werdet also irgendwas machen müssen. Es gibt keinen Grund, die Aufgabenliste damit zu belasten.

Diese Form von Überladung wird am Ende mehr Zeit kosten, als eine gute Organisation einspart. Das Gefühl der Überforderung ist nicht mehr fern, wenn jeder Schritt so detailliert zerlegt ist. Am Ende kleine Häkchen dran setzen, hilft dann auch nicht mehr weiter. Die Dosis macht das Gift. Und eine Überdosis Planung ist definitiv giftig, denn sie macht unproduktiv!

Kennt ihr noch diesen Trend mit kleinen Klebezetteln? Alle Aufgaben kommen auf bunte Zettel und was nicht geschafft ist, wandert einen Tag weiter. Auch mit dem Kugelschreiber sind solche Listen schnell angelegt: Dann schreibt ihr alles, was irgendwann gemacht werden muss, auf den Montagszettel.

Was am Ende übrig bleibt? Jede Menge Zeug, das ihr nicht erledigt habt und weiterschieben müsst. Und irgendwie war das auch schon vorher klar, aber ihr dachtet, vielleicht würde sich ja ein Moment finden. Aber, Überraschung: So kam es nicht! Noch schlimmer sind die Dinge, die ihr ewig schiebt, weil sie weder wichtig noch dringend sind und die deshalb nie auf einen Klebezettel gehört hätten.

Es ist viel befriedigender, eine Aufgabe des nächsten Tages schon vorab abzuhaken, als eine des aktuellen Tages weiterschieben zu müssen. Intelligente Planung bedeutet eben auch, eine Zeiteinheit nicht zu überfrachten.

Auf die To-do-Liste gehören Dinge, die wirklich passieren müssen. Damit ihr euch gut fühlt, damit die Arbeit weitergehen kann, damit ihr auf den Rest der Woche vorbereitet seid. Das dürfen auch lästige Homeoffice-Haushaltspflichten sein – wenn sie denn entsprechend wichtig sind und wenn sie nicht sowieso automatisch im Tagesablauf passieren.

Die To-do-Liste ist keine „Ich könnte“-Liste. Die To-do-Liste ist ein Hilfsinstrument. Sie soll niemanden beeindrucken, sie muss weder hübsch noch voll sein. Sie hat eine Funktion und die erfüllt sie dann am besten, wenn ihr sie mit dem füttert, was wirklich wichtig ist – und sonst nichts.