KI-Tools und Aufgabenautomatisierung helfen Unternehmen, Kosten und Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten. Dabei werden die Ressourcen optimiert und die Aufgaben gleichmäßig auf Teammitglieder verteilt. 

KI-gestützte Projektplanung hilft bei der Erstellung von Zeitplänen und der Vorhersage des Ressourcenbedarfs. Algorithmen werten Projektdetails aus und schaffen Korrelationen mit den zu erwartenden Tätigkeiten aktueller Projekte. Mit den KI-Tools ist es leichter, die Roadmaps der Projekte an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten. Die Projekte höchster Priorität werden zuerst bearbeitet. KI verfolgt auch technisches Equipment, HR sowie das Budget in Echtzeit und sagt Engpässe vorher. Das hilft, proaktiv Maßnahmen einzuleiten, um Probleme zu vermeiden.

KI-Projektmanagement-Lösungen fördern Produktivität und reduzieren die Anzahl der Meetings. Die Softwaretools werden so konfiguriert, dass sie in vorgegebenen Abständen von den Teammitgliedern Statusinformationen erhalten. Die NLP-Technologie ermöglicht den Mitarbeitenden, kurze Statusaktualisierungen auch per Sprachinformation zu übermitteln. Eine andere Form der Übermittlung ist die Bereitstellung der Vorlagen, die die Datenauswertung erleichtern. Neben der Zeiteinsparung durch entfallende Meetings sorgen die Vorlagen und die Einbindung der KI-Tools für mehr Transparenz.

Zu den größten Herausforderungen gehört das frühzeitige Erkennen von Risiken. KI-basierte Projektmanagement-Software kann große Mengen an Informationen auf der Grundlage verfügbarer Daten analysieren und daraus Schlussfolgerungen ziehen. KI-betriebene Algorithmen erkennen Muster in den Projektplänen, die auf Engpässe bei bestimmten Ressourcen hindeuten, wie zum Beispiel fehlende Fachkräften. Risiken oder Budgetüberschreitungen – wenn zusätzliche Mitarbeiter eingestellt werden müssen oder durch externe Faktoren – werden auch berücksichtigt. 

Virtuelle Meeting-Assistenten bieten Funktionen wie Echtzeit-Transkription, das Nachverfolgen von Agenden und eine Zusammenfassung der erzielten Ergebnisse. Bei der Aufzeichnung von Remote Meetings, die in Form von Videokonferenzen durchgeführt werden, erweist sich KI-betriebene Software als besonders effektiv. Während des Meetings werden die Äußerungen in Echtzeit in Text umgewandelt – dabei kann KI auch Aussagen aus Fremdsprachen übersetzen und in einem Brainstorming bestimmte Wörter oder Phrasen den Aktionspunkten zuordnen. Alle Transkriptionen und Zusammenfassungen werden für spätere Recherchemöglichkeiten archiviert.

Die Fähigkeit zur Erkennung von Sprache ermöglicht es, kommunikative Aufgaben zu automatisieren. Dazu gehört das Extrahieren wichtiger Informationen sowohl aus Telefongesprächen als auch aus E-Mails oder Chatverläufen. Diese Daten können zum Auslösen automatisierter Antworten oder zur Weiterleitung an Servicemitarbeitende genutzt werden. Bitrix24 mit seinem CoPilot-Tool und der Anruftranskription gehört zu den KI-Innovationen im Projektmanagement. Der CoPilot kann einfach eine kurze und verständliche Aufgabenbeschreibung basierend auf dem Prompt erstellen, eine Checkliste für die Aufgabe hinzufügen und eine klare Aufgabenzusammenfassung formulieren.

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