Aufgrund der Corona-Pandemie steckt auch die Eventbranche 2020 im Wandel. Offline-Formate transformieren zu hybriden Events oder wagen gänzlich den Sprung in die virtuelle Welt. Damit dieser Sprung gelingt, kommen Eventveranstalter nicht umher, sich vorher intensiv mit möglichen Online-Event-Tools auseinanderzusetzen. Ein Überblick darüber, welche Tools sich für welchen Zweck eignen.

Für das reine Vermitteln von Informationen durch gestreamte Videos – live oder vorab aufgenommen – reichen gängige Webinar-Tools meist aus. Darüber können die Teilnehmer auch untereinander chatten oder Nachrichten an alle Teilnehmer versenden – vorausgesetzt der Veranstalter schaltet diese Funktion frei.

Webinar-Tools kommen bei fast allen virtuellen Events zum Einsatz, ob Konferenz, Präsentation oder Panel-Diskussion. Wer viel Wert auf Networking und Interaktivität in der virtuellen Welt legt, kommt allerdings nicht um die Einbindung ergänzender Lösungen herum.
Die drei Tools Clickmeeting, Goto Webinar und Webinar Jam haben neben zuverlässigen Streams auch eine Chatfunktion und können individuell gebrandet werden. Die Teilnehmer bekommen jeweils über Einladungsmails automatisch einen Zugangslink geschickt. Worin aber liegen die Unterschiede und jeweiligen Vorteile?

Clickmeeting eignet sich sowohl für Präsentationen im kleinen Rahmen als auch für Online-Events mit einem Dutzend Moderatoren und bis zu 1.000 Teilnehmern. Herzstück ist ein virtueller Raum, in dem der Livestream abläuft und zugleich alle Teilnehmer (namentlich) auftauchen. Neben der Chatfunktion können Teilnehmer auch untereinander oder an die Speaker/Moderatoren Kontaktanfragen senden.

Die Kosten für Clickmeeting* hängen von der Teilnehmerzahl ab: Das sogenannte Automated-Paket, der Standard für Event-Veranstalter, kostet 35 Euro monatlich für zehn Teilnehmer und 249 Euro monatlich für 1.000 Teilnehmer. Ein großer Vorteil von Clickmeeting, gerade für Unternehmen, die keine professionellen Veranstalter sind und eher einmalig ein Event organisieren: Clickmeeting ist monatlich kündbar. Livestreams lassen sich zudem mit Youtube oder Facebook verknüpfen. Dadurch kann jenseits der Teilnehmer des Live-Events die Reichweite gesteigert werden – parallel auf Youtube oder durch einen abrufbaren Stream im Nachgang.

Goto Webinar deckt ebenso alle oben genannten Funktionen von Clickmeeting ab. Darüber hinaus kann der Host jederzeit Kamera-Einblendungen flexibel gestalten. Das wird dann wichtig, wenn etwa bei einem Panel mehrere Sprecher (physisch) im selben Raum sitzen und durch verschiedene Kameras gefilmt werden. Der Moderator kann in einem solchen Fall jederzeit zwischen verschiedenen Kameraeinstellungen hin und her schalten. Im Fachjargon spricht man dann von „integrierter Zugriffskontrolle“. Der Moderator oder Host kann zudem jederzeit neue Teilnehmer zulassen, bestehende Teilnehmer verbannen oder Chat-Befugnisse einzelner Teilnehmer beschränken. Goto Webinar* kostet 429 Euro monatlich (für das Plus-Paket mit bis zu 1.000 Teilnehmern) pro Organisator, die Mindestlaufzeit beträgt ein Jahr.

Goto Webinar lässt sich mit weiteren Tools aus der rasch wachsenden Goto-Familie (Goto Meeting, Goto Training und Co.) kombinieren.

Webinar Jam ist nicht ganz so flexibel, was die Wahl zwischen verschiedenen Kameraeinstellungen angeht. Ansonsten sieht die integrierte Zugriffskontrolle ähnlich aus wie bei Goto Webinar – Teilnehmer können also jederzeit gemanagt werden. Der große Vorteil von Webinar Jam: Das Tool kann über Schnittstellen mit nahezu jedem gängigen CRM, E-Mail- und Shopping-Cart-System Informationen austauschen – beispielsweise mit Activecampaign, Getresponse, Mailchimp, Drip oder Zapier. Solche Integrationen sparen enorm viel Zeit, wenn das Event Bestandteil einer Vertriebs- und Marketingstrategie ist. Die Daten der Teilnehmer können dann DSGVO-konform und automatisch in die angeschlossenen Systeme übertragen werden. Allerdings ist das Tool im Gegensatz zu Clickmeeting und Goto Webinar nur auf Englisch verfügbar.

Das Enterprise-Paket, das Teilnahme von bis zu 5.000 Personen gleichzeitig erlaubt, liegt bei 923 US-Dollar jährlich. Das Basic-Paket startet bei 499 US-Dollar im Jahr.

Wer über die Chatfunktionen von Webinar-Tools hinaus für Interaktion zwischen den Teilnehmern sorgen will, kommt um die Einbindung weiterer Tools nicht herum.

Auch wenn das Interaktionslevel eines realen Events online kaum erreicht wird, sorgen einige interessante Funktionen für Abwechslung und sicherlich auch spannende Kontakte. In der Praxis bewährt haben sich bereits Brella und Hopin. Beide sind als virtuelle Räume angelegt, also eine Art Online-Location, die vom Veranstalter bespielt wird. Wichtig: Livestreaming-Funktionen sind nicht integriert. Veranstalter müssen also zusätzlich zu Brella oder Hopin noch ein Streaming-Tool nutzen, oder die Streams vorproduzieren.

Zu sehen ist der Stream dann innerhalb von Brella oder Hopin. Brella war ursprünglich eine Networking-App, die die Teilnehmer durch einen Algorithmus anhand des Profils zusammengeführt hat. Das funktioniert inzwischen auch digital in der virtuellen Welt – sowohl bei Brella als auch bei Hopin. Statt Meetings vor Ort werden Online-Verabredungen getroffen oder man tritt Networking-Räumen bei. Dort befinden sich die Teilnehmer, die sich dafür interessieren, zu einem bestimmten Thema miteinander zu diskutieren. Hopin bietet darüber hinaus eine Funktion für Speednetworking: Alle paar Minuten bekommen Teilnehmer einen neuen (passenden) Gesprächspartner zugewiesen.

Darüber hinaus besteht bei Hopin die Möglichkeit, in sogenannten „Sessions“, vergleichbar mit einem Workshop oder Roundtable, sehr gezielt zu einem bestimmten Thema zu diskutieren und zu interagieren. Verglichen mit einem über ein reines Webinar-Tool aufgenommenen Stream ist der Live-Charakter eines Online-Events dadurch deutlich ausgeprägter. Schließlich können herkömmliche Webinar-Plattformen lediglich einen einzigen Stream abbilden. Hopin bietet zusätzlich noch sogenannte Backstage-Chats an, in denen sich die Referenten und Speaker aufhalten und für Fragen zur Verfügung stehen – Gäste können dort ohne vorherige Terminierung den Dialog starten.

In Brella und Hopin können Sponsoren, Partner oder Aussteller präsentiert werden. Sie können Videos und Infomaterial hochladen oder im Chat mit Teilnehmern in Kontakt treten und deren Fragen beantworten.

Hopin startet bei 99 Dollar pro Monat je Organisator – also befugten Personen, die Teilnehmer moderieren dürfen – für bis zu 100 Teilnehmer. Pakete für große Events mit mehreren 1.000 Teilnehmern starten bei 10.000 Dollar jährlich. Brella wird ebenfalls jährlich abgerechnet. Bei Veranstaltungen bis 500 Personen kostet das Tool 3.000 Euro. Die Gebühren steigen auf bis zu 8.000 Euro bei Veranstaltungen bis 5.000 Personen. Darüber berechnet Brella ein Euro pro Teilnehmer.

Bevor man ein Online-Event plant oder ein Offline-Event in die Online-Welt überführt, sind also zunächst die Ziele und ihr Vorhaben klar zu benennen: Wie hoch ist die Teilnehmerzahl? Worauf liegt der Fokus? Wie wichtig ist es, dass die Teilnehmer auch untereinander interagieren und kommunizieren? Sind es etwa am Ende des Tages die Kontakte der Teilnehmer, auf die ich meinen Fokus lege? Je präziser dieser Kriterienkatalog definiert ist, umso besser lässt sich das geeignete Tool bestimmen.