Das unter der GPL veröffentlichte KTDMS ist ein Vertreter einer relativ jungen Gattung von webbasierten DMS. Basierend auf wohl bekannten Komponenten, wie Apache als Webserver, MySQL als Datenbank und PHP als Laufzeitumgebung, ist es zumeist wesentlich einfacher zu installieren und zu administrieren als proprietäre Lösungen. Auch die Versorgung der Arbeitsplätze mit einem Client entfällt, da im Regelfall ein halbwegs moderner Browser auf jedem Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Durch die Verwendung des Browsers als Benutzerschnittstelle wird auch für Arbeitsplätze im Extra- oder Internet der Zugriff auf den Dokumentenbestand erheblich erleichtert.

KTDMS bietet umfangreiche speicherbare Suchmöglichkeiten: Microsoft-Office-Dokumente, OpenDocument- und PDF-Dateien werden ebenso Volltext-indiziert wie HTML-, RTF- und TEXT-Dateien. Metadaten erlauben einen von der Ablagestruktur im hierarchischen Verzeichnissystem unabhängigen Zugriff. Die Metadaten können mit Hilfe einfacher Textfelder bis hin zu komplexen Auswahlstrukturen wie Menüs und Baumansichten aufgebaut werden. Ordnern und Dokumenttypen können zentral Eigenschaften und Workflow-Auslöser zugeordnet werden. Zusammenhängende Dokumente können zu Gruppen zusammengefasst werden. Mit der Fähigkeit, Dokumente zu versionieren deckt KTDMS eine zentrale Forderung nach Nachvollziehbarkeit und umfassender Darstellung des Lebenszyklusses eines Dokumentes ab.

Ein komplexes benutzer- und rollenbasiertes Zugriffs- und Sicherheitssystem in KTDMS erlaubt es, Prozesse und Strukturen einer Firma abzubilden. Die Benutzeroberfläche ist klar und übersichtlich gestaltet und dabei sehr produktiv. Das so genannte Dashboard vermittelt einen umfassenden Überblick. Es bietet unter anderem den Schnellzugriff auf Dokumente, die Anzeige von zu bearbeitenden und aktuell bearbeiteten Dokumenten sowie Neuzugänge. Dazu lassen sich Dokumente und Ordner abonnieren. Die Benutzerhilfe lässt sich innerhalb des Systems zentral über den Browser bearbeiten und auf die individuellen Gepflogenheiten anpassen. Die Benutzeroberfläche kann durch ein flexibles, auf APIs basierendes Dashlet- und Portlet-Konzept erweitert und mittels des Template-Systems individualisiert werden.

Neben der Open-Source-Variante hat das südafrikanische Software-Unternehmen Jam Warehouse mit KnowledgeTree Professional auch eine lizenzkostenpflichtige Version im Programm. Sie bietet neben Add-Ons für die Microsoft Office-Familie, einem Windows-Frontend zum Zugriff auf den Dokumentenbestand und der Bereitstellung einer WebDAV-Schnittstelle zur Einbindung in das Datei-System eine ganze Liste von Komplett-Installationspaketen für die verschiedensten Server-Plattformen (verschiedene Linux-Distributionen, Microsoft-Betriebssysteme). Die Professional-Version zeichnet sich durch Zertfizierung, umfangreiche Support-Optionen und ein flexibles Lizenzmodell aus.

Rund um KTDMS hat sich eine lebendige Nutzer- und Entwicklergemeinde gebildet, die mit Rat und Tat,aber auch mit Erweiterungen und Modifikationen zur Seite steht.

KTDMS auf einen Blick

basiert auf bekannten Open-Source Komponenten

flexible Workflows und komplexe Metadaten-Strukturen

Anbindung an Verzeichnissysteme (LDAP, MSAD)

lokalisierte Deutsche Version verfügbar

benutzer- und rollenbasiertes Sicherheitsmodell für den Dokumentenzugriff und die Workflow-Kontrolle

unterstützt zahlreiche internationale Vorgaben und Standards beziehungsweise lässt sich an diese anpassen

dual-lizenziert, mit erweitertem Funktionsumfang, Desktop-Integration, zertifiziertem Installationsprogramm

modularer Aufbau, dokumentierte API, Template-Systemprofessioneller First- und Second-Level-Support