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Ordnung ist das halbe Leben: KnowledgeTree

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Dokumenten-Management-Systeme (DMS) dienen zur Verwaltung elektronischer Dokumente. Sie sind aber weit mehr als ein zentraler Ablageort. Sie regeln Zugriff, Verteilung und Arbeitsabläufe. Mit KnowledgeTree (KTDMS) existiert bereits in dritter Generation ein leistungsstarkes und auf einer offenen Plattform basierendes Open-Source-System. Neben einem professionellen Support und einer lebendigen Community hat Jam Warehouse aus Kapstadt in Südafrika auch eine Professional-Variante zu bieten.

Das unter der GPL veröffentlichte KTDMS ist ein Vertreter einer relativ jungen Gattung von webbasierten DMS. Basierend auf wohl bekannten Komponenten, wie Apache als Webserver, MySQL als Datenbank und PHP als Laufzeitumgebung, ist es zumeist wesentlich einfacher zu installieren und zu administrieren als proprietäre Lösungen. Auch die Versorgung der Arbeitsplätze mit einem Client entfällt, da im Regelfall ein halbwegs moderner Browser auf jedem Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Durch die Verwendung des Browsers als Benutzerschnittstelle wird auch für Arbeitsplätze im Extra- oder Internet der Zugriff auf den Dokumentenbestand erheblich erleichtert.

KTDMS bietet umfangreiche speicherbare Suchmöglichkeiten: Microsoft-Office-Dokumente, OpenDocument- und PDF-Dateien werden ebenso Volltext-indiziert wie HTML-, RTF- und TEXT-Dateien. Metadaten erlauben einen von der Ablagestruktur im hierarchischen Verzeichnissystem unabhängigen Zugriff. Die Metadaten können mit Hilfe einfacher Textfelder bis hin zu komplexen Auswahlstrukturen wie Menüs und Baumansichten aufgebaut werden. Ordnern und Dokumenttypen können zentral Eigenschaften und Workflow-Auslöser zugeordnet werden. Zusammenhängende Dokumente können zu Gruppen zusammengefasst werden. Mit der Fähigkeit, Dokumente zu versionieren deckt KTDMS eine zentrale Forderung nach Nachvollziehbarkeit und umfassender Darstellung des Lebenszyklusses eines Dokumentes ab.

Ein komplexes benutzer- und rollenbasiertes Zugriffs- und Sicherheitssystem in KTDMS erlaubt es, Prozesse und Strukturen einer Firma abzubilden. Die Benutzeroberfläche ist klar und übersichtlich gestaltet und dabei sehr produktiv. Das so genannte Dashboard vermittelt einen umfassenden Überblick. Es bietet unter anderem den Schnellzugriff auf Dokumente, die Anzeige von zu bearbeitenden und aktuell bearbeiteten Dokumenten sowie Neuzugänge. Dazu lassen sich Dokumente und Ordner abonnieren. Die Benutzerhilfe lässt sich innerhalb des Systems zentral über den Browser bearbeiten und auf die individuellen Gepflogenheiten anpassen. Die Benutzeroberfläche kann durch ein flexibles, auf APIs basierendes Dashlet- und Portlet-Konzept erweitert und mittels des Template-Systems individualisiert werden.

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