Die Software hinter OpenGroupware.org (so die offizielle Schreibweise), kurz OGo, wird bereits seit zehn Jahren stetig weiterentwickelt und war ursprünglich als Closed-Source-Groupware für Linux verfügbar. Im Frühjahr 2003 wurde beim Magdeburger Hersteller Skyrix entschieden, die gesamte Lösung unter der GPL verfügbar zu machen und zeitgleich das freie Projekt ins Leben zu rufen. OGo war anfangs als rein webbasierte Groupware konzipiert und bietet daher besonders im webbasierten Benutzer-Interface umfangreiche und praxiserprobte Funktionalitäten zur Erleichterung täglich anfallender Routineaufgaben. Die in 16 Sprachen verfügbare Oberfläche ist bewusst schlank und übersichtlich gestaltet.

Der wohl häufigste Grund für die Einführung einer Groupware ist der Wunsch nach Transparenz bei der Planung von Terminen und Ressourcen. OGo verlässt hier das meist anzutreffende Konzept der Freigabe einzelner Kalender. Vielmehr gibt es nur einen Kalender, in dem alle Termine verzeichnet sind. Jedem Termin können Zugriffsrechte mitgegeben werden. OGo unterstützt die Kategorisierung nach Termintypen und neuerdings auch frei konfigurierbare erweiterte Attribute.

Das oftmals recht zeitintensive manuelle Suchen nach einem freien Termin verkürzt die Software mit der Funktion „Terminvorschlag“. Nachdem alle gewünschten Teilnehmer, Ressourcen und ein Zeitraum eingegeben sind, werden automatisch die in Frage kommenden Termine gesucht und übersichtlich sortiert dargestellt. Der Termin kann nun mit einem Klick gebucht werden. Der sich anschließende Mail-Dialog ermöglicht die Benachrichtigung der Teilnehmer und das Hinzufügen zusätzlicher Informationen. Stellt ein Nutzer fest, dass er für den gebuchten Zeitraum doch nicht zur Verfügung steht, kann er den Termin nachträglich über das Benutzer-Interface absagen. Der Kalender bietet mehrere Tages-, Wochen- und Monatsansichten, in denen die Termine und Ressourcen einzelner Nutzer, ganzer Teams und auch die externer Teilnehmer angezeigt werden.

Das Kontaktmanagement ist deutlich mehr als ein Adressbuch. Häufig ist es in der Praxis notwendig, eine Vielzahl zusätzlicher Informationen am Kontakt zu speichern. Die Software bietet dazu die Möglichkeit der erweiterten Attribute, die über eine Konfigurationsdatei schnell eingerichtet sind. Der Nutzer kann sich die für ihn wichtigen Felder in frei konfigurierbaren Ansichten zusammenstellen. Häufig benutzte Suchmuster können gespeichert und bei Bedarf über einen separaten Reiter erneut aufgerufen werden.

Der Im- und Export von Kontakten ist ebenfalls über den Browser möglich und kann so von wenig versierten Anwendern auch selbständig durchgeführt werden. Einstellbare Zugriffsrechte regeln, welche Teams und Accounts auf den jeweiligen Kontakt lesend und/oder schreibend zugreifen dürfen. Aufgabenlisten, Dokumente und Notizen verwaltet OGo in Projektcontainern. Hier können Ordnerstrukturen erzeugt werden, in denen der mit den nötigen Rechten ausgestattete Nutzer Dokumente ablegen kann. Die Inhalte der Container sind wie alle

übrigen Groupwaredaten über die OGo-WebDAV-Schnittstelle zugänglich und können so von nativen Clients wie KDE Kontact, Evolution oder – den von Skyrix angebotenen ZideLook MAPI-Connector vorausgesetzt – über Outlook genutzt werden.

Ist ein IMAP-Account vorhanden, gelingt auch der webbasierte Zugriff auf die persönlichen Mails problemlos. Der Webmailer verhält sich wie ein IMAP4-Client und ermöglicht so die Weiternutzung des häufig bereits vorhandenen Mailservers. In Verbindung mit dem ebenfalls freien IMAP-Server Cyrus ist die komfortable Verwaltung serverseitiger Filter und Abwesenheitsnotizen über das OGo-Benutzer-Interface möglich.

OGo-Pakete stehen auf der Website des Projekts für verschiedene Linuxdistributionen und freeBSD zum Download bereit. Mit dem von Skyrix angebotenen „instantOGo“ steht zusätzlich eine CD-ROM-Distribution zur Verfügung, mit der das Setup der Groupware auf einer dedizierten x86-Hardware ohne Linux-Know-how durchgeführt werden kann. „instantOGo“ basiert auf Fedora Linux und bringt neben dem vorkonfigurierten OGo- und PostgreSQL-Server auch einen Mailserver und ein webbasiertes Konfigurationsinterface mit.