Software

Freie Software für bessere Teamorganisation: OpenGroupware

Werkzeuge zur Optimierung der Teamarbeit sind heute nicht nur im Mittelstand gefragt. Verteilt arbeitende Teams brauchen ständig Informationen zu aktuellen Terminen und projektrelevanten Aufgaben. Auch Dokumente müssen im Auge behalten werden. Das freie Softwareprojekt OpenGroupware bietet hier eine schlanke und langjährig erprobte Lösung.

Die Software hinter OpenGroupware.org (so die offizielle Schreibweise), kurz OGo, wird bereits seit zehn Jahren stetig weiterentwickelt und war ursprünglich als Closed-Source-Groupware für Linux verfügbar. Im Frühjahr 2003 wurde beim Magdeburger Hersteller Skyrix entschieden, die gesamte Lösung unter der GPL verfügbar zu machen und zeitgleich das freie Projekt ins Leben zu rufen. OGo war anfangs als rein webbasierte Groupware konzipiert und bietet daher besonders im webbasierten Benutzer-Interface umfangreiche und praxiserprobte Funktionalitäten zur Erleichterung täglich anfallender Routineaufgaben. Die in 16 Sprachen verfügbare Oberfläche ist bewusst schlank und übersichtlich gestaltet.

Der wohl häufigste Grund für die Einführung einer Groupware ist der Wunsch nach Transparenz bei der Planung von Terminen und Ressourcen. OGo verlässt hier das meist anzutreffende Konzept der Freigabe einzelner Kalender. Vielmehr gibt es nur einen Kalender, in dem alle Termine verzeichnet sind. Jedem Termin können Zugriffsrechte mitgegeben werden. OGo unterstützt die Kategorisierung nach Termintypen und neuerdings auch frei konfigurierbare erweiterte Attribute.

Das oftmals recht zeitintensive manuelle Suchen nach einem freien Termin verkürzt die Software mit der Funktion „Terminvorschlag“. Nachdem alle gewünschten Teilnehmer, Ressourcen und ein Zeitraum eingegeben sind, werden automatisch die in Frage kommenden Termine gesucht und übersichtlich sortiert dargestellt. Der Termin kann nun mit einem Klick gebucht werden. Der sich anschließende Mail-Dialog ermöglicht die Benachrichtigung der Teilnehmer und das Hinzufügen zusätzlicher Informationen. Stellt ein Nutzer fest, dass er für den gebuchten Zeitraum doch nicht zur Verfügung steht, kann er den Termin nachträglich über das Benutzer-Interface absagen. Der Kalender bietet mehrere Tages-, Wochen- und Monatsansichten, in denen die Termine und Ressourcen einzelner Nutzer, ganzer Teams und auch die externer Teilnehmer angezeigt werden.

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