Tipps fürs Gründen: Erfolgreiche, rechtssichere Angebote schreiben

Der erste attraktive Auftrag ist in Sicht. Jetzt gilt es, ein Angebot zu erstellen. Das muss nicht nur stimmig in Bezug auf Preis und Leistung, sondern auch rechtssicher sein. Worauf es dabei ankommt. Der Kundenkontakt steht. Damit aus Interesse aber auch ein Auftrag wird, gilt es, ein passendes Angebot zu schreiben. So gelingt das: 1. Vertrauen und Sicherheit aufbauen Damit ein Auftrag erteilt wird, muss das Angebot dem Kunden Sicherheit vermitteln, dass er bei dem für ihn richtigen Dienstleister oder Lieferanten gelandet ist. Das lässt sich erreichen durch: Nennung von Referenzen aus derselben Branche oder Kunden mit ähnlicher Unternehmensgröße oder -struktur: Wer ein Angebot für eine Website für Barbershops abgeben will, sollte als Referenz nicht eine Seite für Rechtsanwälte angeben, weil die adressierten Zielgruppen zu unterschiedlich sind. Eine garantierte Lieferzeit mit Timeline: Diese ist besonders dann wichtig, wenn für den Auftraggeber eine pünktliche Lieferung entscheidend ist, etwa bei Produktbeschreibungen für einen terminierten Produkt-Launch. Der potenzielle Kunde soll das Gefühl haben, mit der Auftragserteilung alles richtig zu machen. Dabei ist es egal, ob sich das Angebot an Einzelunternehmer, Klein- oder mittelständische Betriebe oder Konzerne richtet. 2. Unique-Selling-Points (USP) Damit sich das Angebot von anderen abhebt, sollten Unique-Selling-Points hervorgehoben werden. USP sind Alleinstellungsmerkmale, also Produkteigenschaften oder Leistungsmerkmale, die einzigartig sind und das Angebot von der Konkurrenz positiv abheben. Wer beispielsweise Produkttexte erstellt und nicht nur Word-Dateien liefern kann, sondern strukturierte Daten, sollte das herausstellen. Denn die Anlieferung über eine Schnittstelle in einem vom Kunden zuvor definierten Format beherrscht nicht jeder Anbieter. Wer das kann, punktet hier – und sollte das deutlich vermitteln. [crosslinks ids="250658,250159"] 3. Pflichtangaben Diese Angaben gehören unbedingt ins Angebot: Adressat des Angebots: Name und vollständige Adresse des Unternehmens, das das Angebot anfragt. Absender des Angebots: Name und vollständige Adresse des anbietenden Unternehmens – inklusive Namen des Ansprechpartners (der das Angebot unterzeichnet beziehungsweise betreut) sowie Steuernummer, Bankverb indung und Handelsregister-Nummer (sofern das Unternehmen dort eingetragen ist). Angebotsnummer: Angebote sollten durchnummeriert sein – nicht nur wegen des professionellen Eindrucks beim Kunden, sondern auch für den gesamten Angebotsprozess (Lieferschein, Rechnung, Mahnstufen). Angebotsdatum: Die Datumsangabe ist besonders dann wichtig, wenn das Angebot zeitlich befristet ist und einen Gültigkeitszeitraum hat, zum Beispiel „einen Monat lang gültig“. Kundennummer (optional): Diese Angabe ist besonders dann empfehlenswert, wenn eine dauerhafte Geschäftsbeziehung besteht oder verschiedene Angebote vom selben Unternehmen angefragt werden. Bezeichnung, Umfang und Preis der Waren oder Dienstleistung: Auflistung aller Positionen und exakte Beschreibung inklusive mengenmäßiger Angaben (wobei darunter nicht nur die Stückzahl von Waren zu verstehen ist, sondern auch die Anzahl von Leistungen, etwa die Zahl von Korrekturschleifen, wenn Produkttexte der Leistungsgegenstand sind; sofern auch optionale Leistungen angeboten werden, sind diese hier ebenfalls aufzuführen). Preise und Zahlungsbedingungen: Preise pro Position (Einzelpreis) und als Gesamtpreis, mit und ohne Mehrwertsteuer (Achtung: Für Startups, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, gelten bei der Mehrwertsteuer andere Regelungen); in dieser Rubrik sind auch Rabatte aufzuführen und Skonto, sofern das gewährt wird. Liefertermin und -bedingungen sowie Versandkosten: Liefertermin mit Datumsangabe benennen oder mindestens der Kalenderwoche. Bei Angabe des Quartals empfiehlt sich ebenfalls eine genaue Datumsangabe, beispielsweise „Lieferung im 3. Quartal 2021, bis spätestens 31.10.2021“. Allgemeine Geschäftsbedingungen Freizeichnungsklauseln, sofern verwendet – zum Beispiel „unverbindliches Angebot“. 4. Formvorschriften und Freizeichnungsklauseln Angebote bedürfen keiner bestimmten Form – sie können auch mündlich abgegeben werden. Aus Beweisgründen ist aber die Schriftform sinnvoll. In Angeboten können Freizeichnungsklauseln verwendet werden, etwa zu einer zeitlichen oder räumlichen Befristung: „Das Angebot ist befristet bis zum 1.6.2021“ oder „Angebot gültig bis zum 1.6.2021“: Diese Form mit genauer Datumsangabe ist besser als „Angebot vier Wochen gültig“. „Angebot gilt nur innerhalb Deutschlands“. Sie lassen sich auch inhaltlich begrenzen: „Lieferung vorbehalten“ oder „nur solange der Vorrat reicht“: Bei dieser Regelung kann von der genannten Menge abgewichen werden. Außerdem sichert sie ab, nur dann an das Angebot gebunden zu sein, wenn kein Lieferengpass herrscht und Warenbestand vorhanden ist. „Preis freibleibend“ oder „Preisänderungen vorbehalten“: Damit kann vom Preis abgewichen werden, wenn beispielsweise saisonbedingt die Materialkosten steigen. „Angebot ohne Gewähr“, „Angebot freibleibend“ oder „unverbindliches Angebot“: Diese Regelungen beziehen sich auf das Angebot insgesamt und nicht nur auf Beschränkungen zeitlicher, preislicher oder mengenmäßiger Natur. 5. Informationsgehalt und Verständlichkeit Das Angebot muss zum Kunden passen und vor allem verständlich sein. Branchenspezifische Fachbegriffe sollten ganz vermieden oder nur sparsam eingesetzt werden: Das Aufschlüsseln von Ressourcen nach Senior- oder Junior-Webdesigner ist beispielsweise nicht für jeden Kunden relevant. Wenn sich das Angebot allerdings an die Einkaufsabteilung eines Konzerns richtet, kann sich das lohnen: Professionelle Einkäufer sind stets auf Optimierung bedacht und wollen meist genau wissen, welche Ressourcen zur Leistungserbringung eingesetzt werden. [crosslinks ids="1358442,250658"] Wichtig ist auch, anzugeben, was das Angebot nicht umfasst, was also Out-of-Scope ist. Das ist vor allem dann von Bedeutung, wenn keine klare Abgrenzung vorgenommen worden ist. Unbedingt empfehlenswert ist eine genaue Beschreibung mit deutlicher Abgrenzung – wo das aber nicht möglich oder vom Kunden nicht gewünscht ist, sollte eine Out-of-Scope-Information erfolgen. Zum Beispiel bei der Content-Produktion, dass nur Produkttexte, aber keine Produktbilder und auch keine Metadaten geliefert werden. 6. Design und Layout Ein Angebot muss nicht nur bei Leistung und Preis stimmen, sondern auch optisch ansprechen. Textwüsten mag niemand. Wer Coachings für Startups anbietet, darf beim Design und Layout mutiger sein als ein Anbieter, der für Bestattungsunternehmen das Inkasso übernehmen will. Es kommt also auf die jeweilige Branchenüblichkeit an. Über alle Branchen hinweg gilt die Maßgabe der Übersichtlichkeit. Sie lässt sich durch Gliederung und Struktur erreichen, beispielsweise mit: Einem „Angebotskopf“ mit Briefkopf und Unternehmenslogo und den Angaben des Angebotserstellers Einer tabellarischen Auflistung der Leistungen beziehungsweise Produkte mit Leistungs- und Produktbeschreibungen und allen wichtigen Angaben wie Menge, Preis oder Mehrwertsteuer Einem Footer mit Steuernummer, Bankverbindung und Handelsregister-Nummer Hier gibt es kostenlose Vorlagen im Internet und natürlich auch professionelle Angebote. Die kostenpflichtigen Lösungen sind empfehlenswert, wenn oft und viele Angebote erstellt werden müssen oder der After-Sales-Prozess umfasst sein soll, zum Beispiel mit Lieferscheinen, Reklamationen und Mahnungen beziehungsweise Mahnstufen. Außerdem geht es nicht ohne kostenpflichtige Software, wenn Warenbestände etwa in Warenwirtschaftssystemen angebunden werden müssen, um keine Minusbestände zu erzeugen. 7. Begleitschreiben Es lohnt sich, ein Begleitschreiben zum Angebot zu verfassen. Es bietet einerseits die Möglichkeit, das eigene Unternehmen und die eigene Kompetenz zu präsentieren. Außerdem kann eine sehr individuelle Ansprache weitere Informationen vermitteln und so Vertrauen aufbauen. Wer beispielsweise auf einer Messe einen Kundenkontakt geknüpft hat, kann hier die inhaltliche Brücke zum Angebot schaffen. Das ist allemal besser und professioneller, als in einer E-Mail zu schreiben „Wunschgemäß übersenden wir in der Anlage das Angebot zur Erstellung Ihrer Produkttexte“. Unpersönliche Standardfloskeln sind grundsätzlich möglich, aber sie erhöhen nicht die Wahrscheinlichkeit der Auftragserteilung. Das erreicht man eher durch ein individuelles Begleitschreiben. Fazit Ein durchdachtes Angebot beginnt mit einem individuellen Begleitschreiben, um sich von der Konkurrenz deutlich abzuheben. Denn der Preis allein ist nicht immer entscheidend. Der Kunde muss vielmehr das gute Gefühl haben, hier richtig und gut aufgehoben zu sein. Gerade wenn eine dauerhafte, langfristige Geschäftsbeziehung beabsichtigt ist, sollten Angebote nicht auf Zuruf erstellt werden. Vielmehr sind gründliche Nachfrage und Recherche nötig, um Kundenwünsche zu treffen und ein passgenaues Angebot erstellen zu können – individuell und mit allen Pflichtangaben, damit es auch rechtssicher ist. Und auf die Angebotsannahme folgt dann die Auftragsbestätigung. Die ist zwar nicht zwingend notwendig, macht aber einen professionellen Eindruck beim Kunden und gibt ihm zusätzliche Sicherheit.