Wer macht was bis wann? Beim Projektmanagement dreht sich im Wesentlichen alles um diese Frage. Die Antwort darauf ­liefern klassische Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools wie ­Basecamp, Wrike, Asana und Todoist bereits seit vielen Jahren. Millionen Unternehmen auf der ganzen Welt nutzen sie täglich. Doch der Arbeitsalltag ist um einiges komplexer geworden und erfordert neue Tools und Features. Spätestens im Jahr 2015, als der größte Productivity-Software-Anbieter der Welt, Microsoft, 150 Millionen US-Dollar für die schlanke To-do-App Wunderlist aus Berlin zahlte, und Atlassian, das Unternehmen hinter der ­To-do-App für Entwickler Jira, an die Börse ging, sollte das jedem klar geworden sein.

Durch die Digitalisierung und all die neuen Cloud- und Mobile-­Technologien sind auch die Anforderungen an Productivity-Software gestiegen. Die alte Generation beruht größtenteils auf der sogenannten „Getting Things done“-Methode von David Allen. Diese besagt, dass „der Nutzer alle seine anstehenden ­Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem erfasst und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuell richtigen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen oder den Überblick zu verlieren.“

Doch die Anwender dieser etablierten Projekt- und Aufgaben­managementlösungen stoßen früher oder später an Grenzen: ­Basecamp, Todoist und Co. geben zwar jedem Teammitglied einen klaren Überblick darüber, wer was wann zu tun hat. Sie bieten auch die passenden Kommunikations-Tools an, um sich über die Bearbeitung von Aufgaben abzustimmen und Diskussionen zu führen. Dokumenten­managementwerkzeuge stehen ebenfalls parat, um mit Projektdateien und Ressourcen effizient umzugehen. Die eigentlichen Arbeitsprozesse, die hinter den jeweiligen Projekten stehen, müssen Anwender jedoch woanders verwalten.

Unternehmen, die ihre Projekte und Aufgaben schon im Griff haben und ihre Produktivität weiter optimieren möchten, müssen sich um ihre Prozesse und deren reibungslose Durchführung kümmern. Sie brauchen dazu Werkzeuge, mit denen sie ihre Workflows abbilden, automatisieren und optimieren können. Dies haben Projektmanagementanbieter wie Jira, Asana und Monday.com längst erkannt und ihre Lösungen um mächtige Features erweitert, die gezielt der Prozessoptimierung dienen.

Eine Alternative sind Collaboration-Lösungen der neuesten Generation wie Pipefy, Clickup, Coda und Airtable, die sich von Anfang an aufs Workflow-Management fokussieren. Des ­Weiteren sind inzwischen schlanke Automation-Tools wie ­Zapier, Automate.io und ­Integromat auf dem Markt, mit denen sich Apps, die man schon heute verwendet, verbinden lassen, um ­eigene Workflows zu erstellen. Im Folgenden ein Überblick über die wichtigsten professionellen ­Collaboration-Tools.

An der Entwicklung von Asana lässt sich sehr gut beobachten, wie sich einfache To-do-Apps in umfassende Workflow-Management-Plattformen verwandeln können. Die Software wurde im Jahr 2008 vom Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz ent­wickelt. Sie gehört zu den ersten Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools der Cloud-Ära, die auf klassische Ansätze in Sachen Projektplanung und -Reporting verzichten. Der Fokus liegt stattdessen auf einer einfachen Aufgabenverwaltung und einer offenen, reibungslosen Teamkommunikation. Inzwischen wird Asana laut Unternehmensangaben von über einer Million Teams weltweit eingesetzt, darunter namhafte Unternehmen wie Airbnb, Red Bull oder auch die Nasa. Diese können damit nicht nur ihre Projekte und Aufgaben verwalten, sondern auch ihre Prozesse.

Mit „Asana-Automation“ hat der Anbieter Ende 2019 ein ­neues Feature-Modul für die Premium- und Enterprise-Versionen seiner Lösung eingeführt. Mithilfe von Automatisierungsregeln, Formularen und Vorlagen können Teams Routineaufgaben automatisieren. Benutzerdefinierte Regeln sorgen dafür, dass etwa die Erfassung neuer Aufgaben oder die Weiterleitung von Aufgaben nicht mehr manuell erfolgen muss. Wenn zum Beispiel eine neue Aufgabe erstellt wird, kann diese automatisch, basierend auf dem Status eines benutzerdefinierten Feldes wie etwa „Kunde“, Teammitgliedern zugewiesen werden. Andere „klassische“ PM-Tools, die in den letzten Jahren um Automatisierungsfunktionen erweitert wurden, sind Wrike sowie Jira von Atlassian.

Monday.com zählt zu den am schnellsten wachsenden Startups – und ist eines der wenigen „Unicorns“ im Bereich Productivity-­Software. Seit seiner Gründung im Jahr 2012 in Tel Aviv ­konnte sich das Unternehmen als eins der wichtigsten Newcomer in diesem Marktsegment behaupten. Ende 2019 hat sich die Firma 150 Millionen US-Dollar neues Kapital für ihre Expansion sichern können. Vor ein paar Monaten hat der Anbieter neue Integra­tionen und Automatisierungsfunktionen herausgebracht. So wie bei Asana steht dabei die Automatisierung von lästigen Routine­aufgaben im Vordergrund.

Dabei handelt es sich um eine Collaboration-Plattform, die sich Flexibilität und Personalisierung auf die Fahnen geschrieben hat. Wer also viel Wert auf Individualisierung legt und genaue Vorstellungen hat, wie Kollaboration in seinem Unternehmen aussehen soll, der wird sich Podio sicherlich näher anschauen wollen. Die in Dänemark entwickelte und 2012 von Citrix-Systems übernommene Collaboration-Plattform überzeugt mit Funktionen, die ein zentrales Ziel verfolgen: die Arbeitsprozesse im Unternehmen zu optimieren. Auf der Plattform kann nämlich jeder Mitarbeiter ganz ohne technische Fachkenntnisse eigene Business-Apps erstellen, die seine Arbeitsprozesse genau abbilden. Auf dem „Podio-App-Market“ stehen laut Anbieter Tausende solcher Anwendungen zur Verfügung, die von Podio-Nutzern erstellt und frei zugänglich gemacht wurden. Die Angebotspalette ist dabei breit gefächert und reicht von Kundenverwaltung über Personalbeschaffung bis hin zu Kundenservice und Issue-Tracking.

Pipefy ist eine neue Art von Collaboration-Lösung, bei der ­Arbeitsprozesse im Mittelpunkt stehen. Den Kern des Systems bilden sogenannte „Pipes“, die beliebige Prozesse im Unternehmen repräsentieren. Um den Einstieg zu erleichtern, stehen zahlreiche Prozessvorlagen für jede Fachabteilung bereit – von Produkt und Entwicklung über Marketing und Vertrieb bis hin zum Kundenservice. Diese können Anwender nach Belieben anpassen und in Betrieb nehmen. Kanban- und Sprint-Boards ermöglichen dabei die Entwicklung agiler Workflows mit ereignisgesteuerten Aktionen und Konditionierungen. Die Arbeit wird visuell durch Karten dargestellt, die beschriftet, gefiltert, priorisiert und einem Mitarbeiter zugeordnet werden können. Praktisch dabei: Man kann benutzerdefinierte Input-Felder verschiedener Datentypen wie Text, Datum oder Datei erstellen, um wichtige Informationen, die bei jedem Prozessschritt notwendig sind, zu sammeln. Sobald die Pipes definiert sind, kann man sie mithilfe von benutzer­definierten Regeln automatisieren und dabei Tools von Dritt­anbietern integrieren.

Bei Kissflow-Process handelt es sich um eine interessante Pipefy-­Alternative, die für größere Teams ab 30 Nutzern konzipiert ist. Mit einem Preis von rund 450 Dollar im Monat fällt sie allerdings nicht gerade günstig aus. Dafür wird eine umfassende ­Lösung der Enterprise-­Klasse geboten, die die Leistungsfähigkeit von Business-Prozess­management- und Workflow-Software im ­Highend-Bereich zu einem Bruchteil der Kosten bietet. Die Software stellt mächtige Formular- und Workflow-Editoren bereit, die per Drag & Drop funktionieren und die Erstellung interak­tiver Prozesse ermöglichen. Dabei ist kein Coding oder komplexes Mapping mit Datenbanken oder Drittanwendungen erforderlich. In Sachen Automatisierung bietet Kissflow in etwa die gleichen Features wie Pipefy. Den Unterschied macht der Cloud-Dienst aus – mit weiterführenden Reporting- und Analytics-Features, die gerade von größeren Unternehmen erwartet werden.

Airtable kombiniert die einfache Bedienung von Excel und die kollaborativen Aspekte von Google-Tabellen mit den mächtigen Funktionen einer relationalen Datenbank wie MySQL. Das Ergebnis ist eine extrem flexible Collaboration-Plattform, die Teams in die Lage versetzt, ihre Projekte, Aufgaben und Arbeitsprozesse nach eigenen Regeln zu verwalten. Auf die Lösung greifen vor allem Entwickler, Designer, Gründer und Tech-Startups zurück, die sich beim Projekt- und Aufgabenmanagement mehr Flexi­bilität wünschen. Die Software denkt Datenbanken neu und präsentiert sie in einer intuitiven, gewohnten Tabellenlogik, die es Teams erlaubt, auch komplexe Projekte einfach zu organisieren. Dadurch können Anwender individuelle Datenmodelle erstellen und sämtliche Informationen, die bei der Durchführung der Arbeitsprozesse erforderlich sind, an einem zentralen Ort speichern. Mithilfe von „Blocks“ – einem Feature, das nur in den Pro- und Enterprise-Versionen verfügbar ist – lassen sich Airtable-Datenbanken direkt in die eigenen, bevorzugten Apps integrieren.

Weitere Alternativen, die sich bereits in der Praxis bewährt haben, sind: Coda, ein modernes, innovatives Collaboration-­System, das Dokumente in interaktive Apps verwandelt sowie die ganzheitlichen Prozessmanagementlösungen Clickup, ­Proofhub und Zoho Orchestly.

Das Marketing-Team mit dem Entwicklungs-Team, das ­Design-Team mit dem Produkt-Team, das Betriebs-Team mit dem ­Management-Team und so weiter zu verbinden, ist häufig eine große Herausforderung. Neben klar definierten Prozessen muss man dazu verschiedene Lösungen irgendwie integrieren. Denn jedes Team nutzt in der Regel seine eigenen Tools. Hier kommt Zapier ins Spiel. Mit diesem innovativen Produkt aus San ­Francisco lassen sich Aufgaben und Workflows über unterschiedliche Onlinedienste hinweg auf einfache Weise automatisieren. Das Produkt ist 2011 als eine Business-Alternative zum damals revolutionären Online-Dienst IFTTT an den Start gegangen, mit dem Anwender automatische Workflows auf Basis der Integra­tion populärer Web-Dienste realisieren konnten. Der Unterschied zwischen den beiden kalifornischen Services besteht darin, dass Zapier einen klaren Fokus auf Produktivitäts- und Business-Anwendungen legt. Zapier bietet Unterstützung für über 1.500 Onlinedienste aus jedem denkbaren Bereich. Dazu zählen die Projektmanagement-Tools Basecamp, Trello und GitHub, die CRM-Lösungen Capsule CRM, Base CRM, Nimble und SugarCRM, sowie Help-Desk-Lösungen wie Uservoice, Zendesk und Help Scout, um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Die Einsatzszenarien der Software sind so vielfältig wie die Angebotspalette an verfügbaren Integrationsmöglichkeiten. Für jeden verfügbaren Service gibt es eine eigene Schnittstelle mit sinnvollen Triggern und Parametern, auf die der Anwender bei der Erstellung sogenannter „Zaps“ zurückgreifen kann. ­Diese ermöglichen es dem Anwender, automatisierte Workflows zu erstellen. Verwendet man im Unternehmen zum Beispiel den Kundenservice Zendesk und ­Asana zur gemeinsamen Aufgabenverwaltung, so kann man dann ein Zap mit folgender Regel erstellen: Wenn wir in Zendesk eine neue Support-­Anfrage bekommen, dann füge in Asana eine neue Aufgabe mit dem Inhalt der Support-Nachricht hinzu. Mit Integromat und ­Automate.io stehen zwei Zapier-Alternativen zur Verfügung, die einen ähn­lichen ­Lösungsansatz verfolgen.

Wer ein Team leitet, kennt die Vorteile von klar definierten und wiederkehrenden Arbeitsprozessen. Sie ermöglichen nämlich eine reibungslose Zusammenarbeit und sorgen dafür, dass die Arbeitsabläufe zur richtigen Zeit, in der erwarteten Qualität und nach Plan voranschreiten. Durch die Automatisierung von Routine­aufgaben kann man sich zudem besser auf strategische Tätigkeiten fokussieren. Kein Wunder also, dass die Nachfrage nach Softwareanwendungen, mit denen man seine Arbeits­prozesse verwalten kann, ständig steigt. Ob man sich für einen klassischen Collaboration-Dienst mit den passenden Automation-Tools entscheidet, auf eine moderne Workflow-­Management-Plattform wie Pipefy, Kissflow oder Orchestly zurückgreift, oder seine ­Business-Apps mithilfe von Zapier, Automate.io und Co. miteinander verbindet und seine eigenen Workflows erstellt, bleibt jedem überlassen. Denn eine universelle Automati­sierungsstrategie gibt es nicht. Wichtig ist vielmehr, seine individuellen Prozesse genau zu definieren und dann eine Lösung zu finden, mit der sie sich am besten abbilden, automatisieren und optimieren lassen.