Die Steuererklärung gestaltet sich für viele als alljährliche Herausforderung, die sie wahlweise vor sich herschieben oder vertrauensvoll an den Steuerberater abgeben. Mehr Arbeit haben Selbstständige: Sie müssen eine detaillierte Berichterstattung über alle Einnahmen und geschäftsrelevanten Ausgaben vorlegen. Die Aussicht auf den damit verbundenen bürokratischen Mehraufwand hält nicht wenige Personen vom Sprung in ein selbstbestimmtes Arbeitsleben ab.

Weitaus produktiver, als den Traum vom eigenen Business platzen zu lassen, ist es, sich der Finanzberichterstattung zu stellen. Mit dem richtigen (Selbst-)Management und grundlegendem Know-how lassen sich die folgenden häufig auftretenden Steuerfallen einfach umgehen.

Gut gemeint ist manchmal nicht gut gemacht! Dieses Credo trifft auf die Steuervorauszahlung zu. Eigentlich funktioniert sie ganz einfach: Der oder die Selbstständige kalkuliert seine voraussichtlichen Einnahmen für das laufende Jahr und führt im Anschluss vorab eine von der Finanzbehörde festgesetzte Steuerlast ab. Eine erhebliche Differenz zwischen vorgesehenen und tatsächlichen Einnahmen kann nach Jahresabschluss allerdings zu einer unangenehmen Überraschung führen. Ist die Schätzung zu niedrig angesetzt, verlangt das Finanzamt eine unverzügliche Nachzahlung. Deutlich zu Buche schlägt diese in Verbindung mit der nun umso höheren, fälligen Vorauszahlung für das Folgejahr. Im schlimmsten Fall treibt diese Kombination Selbstständige sogar in die Insolvenz.

Doch auch eine zu optimistische Vorab-Kalkulation der eigenen Einnahmen hat negative Folgen. Die Bearbeitungszeit der Finanzbehörde bis zur Rückzahlung des zu viel gezahlten Vorschusses kann mehrere Monate dauern – und bindet Geld, das in der Zwischenzeit für notwendige Investitionen oder die Lebensführung fehlt.

Es gilt hier, die eigenen Einnahmen realistisch einzuschätzen und weder zu hoch noch zu niedrig zu stapeln. Am wichtigsten ist es, immer den Überblick über die eigene finanzielle Situation zu behalten – denn auch der Steuerberater ist kein Hellseher, der Einkommensschwankungen vorhersehen kann. Liegt der nachteilig kalkulierte Vorauszahlungsbescheid bereits in der Post, ist das längst kein Grund zur Panik. Ein formloser Antrag beim Finanzamt reicht aus, um den Betrag individuell anzupassen.

Neben der Einkommensteuer wird für jede einzelne Einnahme und Ausgabe von Selbstständigen auch Umsatzsteuer fällig. Ihre Höhe wird auf Basis regelmäßiger Voranmeldungen an das Finanzamt berechnet. Einzige Ausnahme: Kleinunternehmer, die weniger als 22.000 Euro (bis 2019: 17.500 Euro) umsetzen, müssen keine Umsatzsteuer abführen. In der Regel betrifft das Solo-Selbstständige und Freiberufler, die sich in Aussicht auf deutlich geringere Formalitäten auf Paragraph 19 UStG berufen können. Diese sogenannte Kleinunternehmerregelung erlaubt es, nicht wie ein Unternehmen besteuert zu werden.

Der Anspruch auf diese Regel ist nicht pauschal die beste Wahl: Wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, wird die Umsatzsteuer auf der Ausgabenseite auch nicht vom Finanzamt als Vorsteuer für Ausgaben wie Arbeitsgeräte und -materialien anerkannt. Prägnantes Beispiel: Ein Taxifahrer kauft sich zum Einstieg in die Selbstständigkeit ein neues Auto für 50.000 Euro (netto). Macht er die Kleinunternehmerregelung nicht geltend, kann er die im Kaufpreis enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer anrechnen – und spart 9.500 Euro.

Die Umsatzsteuer kann außerdem an den Kunden weitergegeben werden. Das lohnt sich vor allem, wenn Selbstständige Dienstleister für Unternehmen sind, die den in der Rechnung ausgewiesenen Betrag steuerlich absetzen können. Geplante Anschaffungen und der Kundenstamm sollten vor der Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung deshalb beachtet werden.

Ganz gleich, ob Kleinunternehmer oder nicht: Bei der Auflistung von Ausgaben und Einnahmen ist Sorgfalt geboten. Die Gegenüberstellung dieser Posten in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist für Selbstständige Pflicht. Kleinunternehmer sind verpflichtet sämtliche Rechnungen mit einem entsprechenden Hinweis zu kennzeichnen – und müssen trotz Verzicht auf die Ausweisung der Umsatzsteuer eine mit Nullsumme bezifferte Umsatzsteuererklärung abgeben.

Aufgeschoben ist nicht aufgehoben. Übersehene Registrierungen der eigenen selbstständigen Tätigkeit können ebenso wie verpasste Abgabetermine für die Steuererklärung zu Nachzahlungen führen. Neben Verspätungszuschlägen für die Abgabe von Unterlagen nach Fristablauf und der versäumten Zahlung der Steuer in Höhe von 0,25 Prozent des Fälligen können Finanzbehörden nach Ablauf einer Karenzzeit sogar Strafzinsen von sechs Prozent pro Jahr bei verspäteter Zahlung von Steuerschulden verlangen. Ein rechtzeitiger Check der relevanten Termine und die Einrichtung entsprechender Reminder beugen solchen unnötigen Mehrausgaben vor.

Bei Stress oder Steuerfrist hilft oft Kommunikation weiter: Auch im Finanzamt sitzen nur Menschen, die eine Bitte um Fristverlängerung in der Regel nicht abschlagen.