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Buchhaltung für Gründer und Selbstständige: Diese Dienste vereinfachen die Arbeit

Buchhaltung ist für viele Freiberufler und Gründer eine lästige Pflicht. Doch es gibt eine Vielzahl von Cloud-Services, die versprechen, den Aufwand fürs Belege verwalten oder Rechnungen schreiben überschaubar zu halten.

13 Min. Lesezeit
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Buchhaltungsoftware für Selbtständige und Startups: So bekommst du schnell und einfach die Buchhaltung in den Griff. (Foto: Africa Studio / Shutterstock)

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Wer sich selbstständig macht – sei es als Einzelunternehmer, Freiberufler oder mit einem kleinen Startup –, muss sich mit einer Vielzahl von administrativen Aufgaben herumschlagen. Für viele Kreative und Techniker zählen Buchführung und Buchhaltung mitsamt dem Handling fürs Finanzamt dabei zu den unbeliebtesten Aufgaben, an denen man dennoch nicht vorbeikommt. Wir zeigen euch empfehlenswerte Buchhaltungssoftware für Selbstständige und Startups.

Für Selbständige und Startups: Buchhaltungssoftware statt Steuerberater

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Lagert man die gesamte Arbeit an einen Steuerberater aus, geht das schnell ins Geld, tut man es nicht und erledigt das „schnell“ nebenher selbst, riskiert man dagegen unliebsamen Ärger mit dem Finanzamt. Viele Gründer und Einzelunternehmer setzen daher auf die Dienste von Buchhaltungsprogrammen und Cloud-Services und kümmern sich um die wichtigsten Dinge selbst, um hinterher noch einmal einen Steuerberater darauf schauen zu lassen.

In den letzten Jahren haben sich einige Cloud-basierte Services etabliert, die Freiberufler und junge Unternehmen hierbei unterstützen – teils als reine Buchhaltungsdienste, teils als Teil eines Kontos, das beispielsweise verrät, wie viel Geld man für die Steuer beiseitelegen müsste. Die wichtigsten und bekanntesten stellen wir hier vor.

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Debitoor: Eng vernetzt mit dem Online-Konto

Bei Debitoor handelt es sich um einen Cloud-Service für die Buchhaltung und die Rechnungsstellung und -überwachung. Zahlungseingänge und Belege lassen sich automatisch durch die Software abgleichen, Rechnungen oder Quittungen mit einem Schnappschuss per OCR erfassen. Das funktioniert noch nicht in jedem Fall ohne Nachbearbeitung, ist aber im Prinzip tatsächlich eine Erleichterung.

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Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen lassen sich individuell erstellen und nachverfolgen. Seine Stärken spielt das Tool bei der eigentlichen Buchhaltung aus. Egal, ob einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), umfangreichere Bilanz oder Umsatzsteuervoranmeldung: Debitoor kann hier gerade in den ersten Jahren gut unterstützen.

Damit die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie dem Steuerberater klappt, bestehen zahlreiche Möglichkeiten zum Datenexport – auf Wunsch auch Datev-konform und als CSV-Datei. Allerdings sind nicht alle Funktionen in allen Programmversionen enthalten. Den vollen Funktionsumfang für einen Nutzer (bis 800 Rechnungen pro Jahr) gibt’s für 144 Euro im Jahr oder 15 Euro im Monat.

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Meintagwerk.de: Buchhaltung mit Stundensatzkalkulator

Nicht ganz so stylish wie einige der Mitbewerber, dafür aber sehr aufgeräumt und übersichtlich kommt Meintagwerk daher. Das vom Bundeswirtschaftsministerium ausgezeichnete Startup bietet umfangreiche Funktionen, darunter die gewohnte Buchhaltung als Kernkompetenz sowie Rechnungsstellung, Angebotskalkulation, Stundensatz- und Angebotskalkulation sowie Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuervoranmeldung – also alles, was man als Gründer oder Freiberufler im Umgang mit dem Finanzamt benötigt. Zusätzlich lassen sich Zeiten erfassen und Reisekosten abrechnen. Alles in allem liegt der Cloud-Service damit in Sachen Funktionalität am oberen Ende der Skala.

Das Preismodell ist modular aufgebaut: Zunächst lassen sich sämtliche Funktionen kostenlos testen, wobei nur je drei Rechnungen und Angebote frei sind und nur eine EÜR gemacht werden kann. Danach müssen Nutzer entscheiden, ob sie die Module zur Angebotskalkulation und Rechnungserstellung benötigen oder eher die fürs Finanzamt (Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR). Die Module kosten jeweils 7,50 Euro monatlich – und (richtig geraten!) ihr werdet sie in den meisten Fällen beide benötigen.

Das ist aber in den meisten Fällen immer noch günstiger, als dasselbe vom Steuerberater erledigen zu lassen. Wer dennoch auf einen solchen setzen will, bekommt bei Meintagwerk immerhin die entsprechenden Daten als Datev-Export. Ein weiteres Team-Modul bietet Mitarbeiterzugänge, projektbezogene Beauftragung von Freelancern und eine transparente Projekterfassung (ebenfalls für 7,50 Euro monatlich).

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Der Stundensatzkalkulator hilft übrigens auch bei der Kalkulation weiterer Angebote, indem er anzeigt, welcher Stundensatz für ein bestimmtes Projekt erzielt wird und ob ein bestimmtes Projekt wirtschaftlich abgeschlossen werden kann. Hilfreich sind auch die Statistikfunktionen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung. Man erfährt auf diese Weise schnell, welche Aufgaben besondere Zeitfresser sind und wo man tunlichst beim nächsten Mal anders kalkulieren sollte.

Papierkram.de: Dank Elster Anbindung ans Finanzamt möglich

Einen guten und übersichtlichen Eindruck vermittelt auch das Buchhaltungs-Tool Papierkram.de. Neben Angeboten und Rechnungsstellung unterstützt der Cloud-Dienst auch Zeiterfassung und (einfaches) Projektmanagement. Neu und noch in der Beta-Phase ist eine Zeiterfassungs-App, die Stunden den jeweiligen Projekten zuordnet. Die eigentliche Bedienung lässt sich dagegen nur über eine Mobile Site auf dem Smartphone erledigen. Das Bedienkonzept ist eingängig und zweckmäßig, wobei hier neben Einzelunternehmern auch Teammitglieder ihre Daten erfassen können – und das, ohne Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten zu erhalten. Außerdem unterstützt Papierkram.de einfache CRM-Funktionen wie eine Stammdatenverwaltung für Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner.

Belege lassen sich digital erfassen und archivieren, wobei die Erkennung und Darstellung der PDF nicht immer fehlerfrei arbeitet. Außerdem erledigt Papierkram.de auch die Einnahmenüberschussrechnung für Kleingewerbetreibende und Freiberufler und die Umsatzsteuervoranmeldung (Elster-Anbindung vorhanden). Die Übernahme der EÜR in eine Steuersoftware muss dagegen von Hand erfolgen, immerhin steht ein Datev-Export für den Steuerberater zur Verfügung. Insgesamt ist der Umgang mit dem Steuerberater nicht so elegant gelöst wie bei anderen Tools – und anders als etwa bei Lexoffice gibt’s hier auch keine empfohlenen Steuerberater, die sich mit den nötigen Eigenheiten von Papierkram auskennen.

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Mithilfe einer Cashflow-Ansicht lassen sich sämtliche Geldflüsse visualisieren, zudem steht für die abschreibungsfähigen Güter eine entsprechende Wertansicht zur Verfügung. Papierkram.de lässt sich zunächst kostenfrei in der Basisversion testen. Da man hier aber sehr schnell an die Grenzen stößt – etliche wichtige Funktionen sind der Pro- oder Pro-Plus-Version vorbehalten – muss man mit acht Euro Monatsgebühr rechnen. Die Teamfunktionen gibt’s für 20 Euro monatlich (jeweils bei jährlicher Zahlung, ansonsten 25 Prozent Aufpreis).

Billomat: Vollwertige Buchhaltungslösung für Soloselbstständige und Startups

Eine vollwertige Buchhaltung, die gerade für Soloselbstständige und KMU gut geeignet ist und wenig buchhalterische Vorkenntnisse voraussetzt, ist Billomat. Die Lösung ermöglicht das Verfassen von rechtssicheren Angeboten und Rechnungen und unterstützt das Mahnwesen. Das ebenfalls Cloud-basierte System ermöglicht die übersichtliche Ausgabe wichtiger wirtschaftlicher tagesaktueller Daten zum Unternehmen und die Übergabe der Unternehmensdaten via Datev an den Steuerberater. Der kann so komfortabel und mit wenig Reibungsverlusten mit dem Gründer zusammenarbeiten.

Neben einer Einnahmenüberschussrechnung erstellt das System auch die Umsatzsteuervoranmeldungen, die sich per XML-Export in Elster überführen lassen. In Sachen Automatisierung nutzt Billomat die gängigen PSD2-Schnittstellen, sodass du eingehende Zahlungen auf deinem Konto deinen Rechnungen zuordnen kannst. Ein einfaches CRM-System, das Kunden und Lieferanten verwaltet, ist ebenfalls integriert (das reicht allerdings für Onlinehändler meist nicht aus, was aber auch kaum verwundert).

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Billomat hat, ähnlich wie Invoiz, ein Ökosystem mitsamt API entwickelt, das es ermöglichen soll, externe Warenwirtschafts- oder CRM-Systeme anzuschließen. Auch Online-Payment-Lösungen lassen sich so anbinden. Preislich ist Billomat dennoch im unteren Level angesiedelt. Mit acht Euro monatlich für Soloselbstständige und 16 Euro für Startups und Mittelständler eignet sich die Buchhaltungs-Cloud auch für ein nebenberufliches Geschäft (es gibt auch immer mal wieder Reduzierungsaktionen um bis zu 50 Prozent). Das Unternehmen wirbt damit, dass es bereits seit zwölf Jahren am Start ist – die Wahrscheinlichkeit, dass du auch über Jahre hinweg mit dem Tool arbeiten kannst, ist also relativ groß.

Goodlance: All-in-One-Tool für Freelancer

Als All-in-One-Tool für Freelancer positioniert sich auch Goodlance, das am ehesten vom Funktionsumfang mit Tools wie Papierkram vergleichbar ist. Angebote und Rechnungen schreiben, Zeiten erfassen und den jeweiligen Kunden zuordnen, eine EÜR und Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen – das ist so ziemlich das, was ein Soloselbstständiger benötigt. Kundenverwaltung und Zeitmanagement sind eher einfach gehalten, neu hinzugekommen ist ein Verfügbarkeitsmanagement.

Alles in allem überzeugt Goodlance, das neben einer Bezahlversion für 9,99 Euro monatlich auch in einer stark abgespeckten Gratis-Version verfügbar ist, durch Einfachheit. Nicht zu empfehlen ist die Lösung dagegen für Startups und mehrere Nutzer.

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Lexware Lexoffice: Buchhaltung mit einem erfahrenen Partner

Einer der „alten Hasen“ im Geschäft mit der Buchhaltung ist Lexware – nicht hippes Startup, sondern solider Partner in Sachen Wirtschaftskennzahlen. Klar, dass die Freiburger auch im Segment der kleineren Startups und Freiberufler mitmischen, die ihre Buchhaltung im Rahmen eines Cloud-Services erledigen wollen.

Bei Lexoffice* in der Cloud stehen gleich mehrere Varianten zur Verfügung – von S bis XL, wobei man für ein sinnvolles Arbeiten mit Rechnungserstellung und Mahnwesen die M-Variante benötigt, für die Umsatzsteuervoranmeldung und einige Prognosefunktionen die L-Variante und für Serienrechnungen und einige weiterführende API-Funktionen das XL-Paket. Insgesamt bewegen sich die Preise zwischen 5,90 und 24,90 Euro im Monat (aktuell 15 Prozent Rabatt).

Der Service erstellt Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Zahlungserinnerungen und unterstützt Gründer und Freiberufler bei allen wichtigen Kennzahlen, die im Wirtschaftsleben wichtig sind. Dass sich damit die Buchhaltung „von alleine“ macht, wie es die Werbung verspricht, darf bezweifelt werden – dass es damit einfacher wird, den Überblick zu behalten, steht indes außer Frage. Und mit Lexware hat man hier immerhin einen Partner, der die konkreten Vorschriften und Durchführungsverordnungen und auch in der Zusammenarbeit mit Steuerberatern die erforderlichen Workflows und Spielregeln umzusetzen weiß.

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Unterm Strich ist die Lexoffice-Lösung eine der umfangreichsten, die auch mit den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens Schritt hält. Es gibt den Dienst übrigens immer mal wieder für einige Monate kostenlos. Das klingt erst einmal großzügig, ist aber klares Kalkül: Denn wer erst einmal damit begonnen hat, seine Daten der Cloud anzuvertrauen, wird den Aufwand ein zweites Mal scheuen und, wenn’s halbwegs passt, bei dem Anbieter bleiben, den er einmal gewählt hat.

Sevdesk: Auch für komplexere Warenwirtschaft geeignet

Einen sehr ausgereiften Eindruck macht Sevdesk*. Der Cloud-Service kommt aufgeräumt und mit vielen Details. Das Startup aus dem badischen Offenburg legt nach eigenen Angaben viel Wert auf guten Support – und der von dir zu beauftragende Steuerberater dürfte dank Datev-Export auch zufrieden sein.

Sevdesk gibt es in drei Ausführungen: Die Rechnungs-Variante (8,90 Euro) eignet sich für Angebots- und Rechnungserstellung und zur (einfachen) Kundenverwaltung, bei der Buchhaltungs-Variante (17,90 Euro) stehen ein umfangreicheres Kassenbuch, eine automatische Belegerkennung, automatischer Bankabgleich und die üblichen Anmeldungen (EÜR per Elster) beim Finanzamt zusätzlich zur Verfügung. Mit 43 Euro monatlich für einen anderen Zweck gedacht ist das Warenwirtschaftssystem, das die gesamte Lagerhaltung und Bestandsbuchungen abbildet und die Lieferantenbeziehungen regelt.

Fastbill: Ansprechende grafische Aufbereitung

Auf Automatisierung und Vereinfachung in der Buchhaltung für kleinere Unternehmen und Gründer setzt auch Fastbill*. Was Fastbill hervorstechen lässt, ist weniger der Funktionsumfang, der in weiten Teilen mit den Mitbewerbern identisch ist, sondern die ansprechende grafische Aufbereitung der Daten. Zentrales Element ist das Dashboard, das innerhalb von wenigen Sekunden zeigt, was aktuell im Unternehmen los ist – welche Projekte abzurechnen sind oder welche Zahlungen noch ausstehen oder bereits erfolgt sind.

Neben Rechnungen setzt Fastbill auch auf Kundenkontakte und bietet eine Dokumentenverwaltung. Belege lasen sich per Smartphone-Kamera scannen und archivieren – inwieweit das fürs eigene Geschäft ausreicht, muss jeder für sich prüfen. Die unterschiedlichen Varianten kosten zwischen 8,99 Euro und 53 Euro im Monat (derzeitiges Angebot, sonst 9,99 bis 59 Euro).

Die gute Nachricht: Für die meisten Gründer (und erst recht für Freiberufler) dürfte die kleinste Variante, die allerdings auf den Datev-Export und die automatisierte Belegerfassung via Inbox verzichtet, bereits alles Wichtige abdecken.

Candis: Eine Nummer größer und mit künstlicher Intelligenz

Bei der Zusammenstellung von Belegen und Buchungen und der Zuordnung zu Transaktionen arbeitet Candis mit künstlicher Intelligenz. Das Berliner Startup macht es kleinen Unternehmen einfacher, Zahlungen und Buchungen zusammenzufassen und all das, was laufende Buchhaltung ist, dem Steuerberater abzunehmen. Der wiederum liest über seine Datev-Schnittstelle alle nötigen Informationen aus. Insgesamt richtet sich der Service somit an eine etwas andere Zielgruppe als die weiter oben geschilderten Cloud-Dienste.

Demnach ist Candis dann für die meisten Freiberufler und Nebenbei-Gründer doch eine Nummer zu groß: 229 Euro im Monat kostet das günstigste Paket, das sich explizit an Startups richtet.

Felix-1: Den Steuerberater im Schlepptau

Einen etwas anderen Ansatz hat Felix-1, ein Berliner Startup, das sich vor allem auf den steuerlichen Teil der Buchhaltung fokussiert und dazu mit Steuerberatern vor Ort kooperiert. Hier erledigt vor allem der jeweilige Steuerberater aus dem Netzwerk, für den ihr euch entscheidest, eure Arbeit. Dazu konfiguriert man zunächst anhand seiner Bedürfnisse und abhängig von Branche und Umsatz sein Leistungspaket, bucht die entsprechenden Leistungen und bekommt dann seinen eigenen Steuerberater zugewiesen, mit dem man immer zusammenarbeitet.

Das hat allerdings seinen Preis, der naturgemäß deutlich höher ist als bei den anderen Diensten: Hier landet ihr schnell im hohen dreistelligen Bereich pro Jahr (allerdings natürlich auch für eine andere Art der Leistung als bei den übrigen Diensten).

Invoiz: Offen für Erweiterungen von Drittanbietern

Aus dem Hause Buhl, das vor allem als Hersteller der Wiso-Steuersoftware bekannt ist, stammt Invoiz, eine Buchhaltungs- und Finanzlösung für Kleinbetriebe, Startups und Freiberufler. Das Tool hat kürzlich einen kompletten Relaunch hingelegt und stellt als nach eigenen Angaben erstes Rechnungsprogramm einen eigenen App-Store zur Verfügung. Das Unternehmen beschreibt den Dienst als „allumfassendes, digitales Tool, das dem Selbstständigen in allen Belangen seines Businesses unter die Arme greift.“

Drei Abo-Modelle (Einsteiger, Standard und Unlimited) stehen zur Auswahl, zu denen sich neben neuen Funktionen jeweils eine bestimmte Anzahl an Extensions freischalten und aktivieren lassen. In jedem der Tarife sind sieben Basic-Anwendungen wie etwa Rechnungen, Mahnwesen und kostenloser Support enthalten. Im Standard-Tarif stehen den Nutzern weitere Apps zur Verfügung, darunter zum Beispiel das Erstellen von Angeboten, Invoiz-Banking sowie der Steuerberater-Export. Im Unlimited-Tarif hast du Zugriff auf die gesamte Palette, darunter Abo-Rechnungen, die Angebotsfunktion Invoiz-Impress, ein automatisches Mahnwesen und vieles mehr.

Der Einsteiger-Tarif ist kostenlos, für die Unlimited-Variante zahlst du 39 Euro im Monat. Du kannst Invoiz 14 Tage kostenfrei testen, bevor du dich für eine Bezahlvariante entscheidest. Mit dem Relaunch von Invoiz gibt es ab sofort auch gänzlich neue Apps. Außerdem hat das Unternehmen weitere Kooperationen mit Drittanbietern angekündigt. Unterm Strich ist Invoiz damit einer der funktionsreichsten und ambitioniertesten Dienste seiner Art.

Bankkonto mit Anschluss an die Buchhaltung: Von Holvi bis Kontist

Neben den reinen Buchhaltungs-Services auf Cloud-Basis gibt es auch noch eine weitere Möglichkeit, wie ihr eure Buchhaltung in den Griff bekommt: mit einem Bankkonto, das speziell auf eure Bedürfnisse zugeschnitten ist. Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Anbietern im Euroraum, die sich auf diese Zielgruppe fokussiert haben und neben den Kontofunktionen auch (mehr oder weniger umfangreiche) Buchhaltungsfunktionen bieten. Anbieter wie N26 und Fidor Bank fallen übrigens, obwohl sie aufgrund ihres kostenlosen Geschäftskontos bei Freiberuflern sehr beliebt sind, nicht darunter.

Kontist: Konto mit angehängter Buchhaltung

Einen etwas anderen Weg geht das Berliner Startup Kontist*, über dessen Start wir bereits berichtet haben. Das mit einer deutschen IBAN ausgestattete Konto bietet im Zusammenhang mit der Solarisbank (gehört dem Sicherungsfonds der Privatbanken an, schützt eure Einlagen also bis zu einer Höhe von 100.000 Euro) umfangreiche Kategorisierungsmöglichkeiten, die es in vielen Fällen einfacher machen, sich schnell einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben im eigenen Unternehmen zu verschaffen.

Das Besondere ist zudem eine Voraussage in Echtzeit, wie viel Geld man für die drohende Steuer zurücklegen sollte – eine durchaus sinnvolle Funktion, die gerade im zweiten oder dritten Jahr für Startups und Freiberufler erfolgskritisch sein kann.

Die Konto-App hilft bei der Buchführung, indem sie automatisch die anteilige Umsatz- und Einkommensteuer auf Einnahmen berechnet und auf Unterkonten zurücklegt. Zusätzlich besteht eine Integration mit dem Buchhaltungs-Service Debitoor, aber auch mit Fastbill und Lexoffice zusammenarbeitet, sodass Bank- und Buchhaltungsdaten synchronisiert sind.

Das Konto an sich ist kostenlos, allerdings fällt für die dazugehörige physische Mastercard/Debitcard eine Gebühr von 29 Euro monatlich an und auch physische Abhebungen kosten zwei Euro extra. Wer damit klarkommt und beispielsweise eine virtuelle Mastercard ausreichend findet, erhält hier ein Konto, das in Zukunft einige spannende Funktionen für Gründer und Freiberufler bereithalten könnte.

Kontist arbeitet, wie viele andere Unternehmen in diesem Umfeld, sehr kurzfristig an neuen Funktionen. Das ist einerseits praktisch für die eher technikaffine Zielgruppe solcher Services, kann aber auch bedeuten, dass man erst nach und nach sämtliche Funktionen nutzen kann, die man in der täglichen Buchhaltung benötigt. Die Macher des Kontos erklären allerdings auch klar, dass sich der Service in den nächsten Monaten und Jahren stetig verändern wird.

Holvi: Finnisches Geschäftskonto mit rudimentärer Buchhaltung

Bei Holvi* handelt es sich um ein aus Finnland stammendes Startup, das über eine vollwertige Banking-Lizenz verfügt und ein spezielles Konto für Freiberufler und Gründer anbietet. Inzwischen ist Deutschland einer der Kernmärkte des Unternehmens und seit Sommer erhalten die Kunden auch eine deutsche IBAN (übrigens sogar verpflichtend und nur bei Vorliegen eines entsprechenden Wohnsitzes).

Papierlose Buchhaltung und Rechnungserstellung im Rahmen eines Geschäftskontos – nicht mehr und nicht weniger verspricht der finnische Anbieter. Dabei bietet Holvi die Rechnungsstellung, sowie die Archivierung und Kategorisierung von Belegen mithilfe einer Smartphone-App. Die scannt die per Smartphone-Kamera fotografierten Belege und liest unter anderem die Umsatzsteuerwerte aus. Zusätzlich lassen sich Kontoreports auswerfen, die jederzeit Überblick über die wichtigsten Daten vermitteln sollen.

Wer es eine Nummer größer braucht, erhält aber auch eine Integration in Lexoffice. Dabei gibt es Kontenmodelle zu Monatspreisen zwischen sechs und zwölf Euro, die jeweils bereits mit einer beziehungsweise drei Business-Debit-Mastercards kommen. Hier kosen Geldabhebungen 2 bis 2,5 Prozent Gebühr.

Fazit: Das ideale Buchhaltungs-Tool gibt es nicht

Den optimalen Service für Freiberufler und Startups in Sachen Buchhaltung gibt es noch nicht, aber er könnte Wirklichkeit werden. Der Grund ist, dass viele Funktionen erst nach und nach entwickelt werden, wenn die Community nach ihnen verlangt. Das ist einerseits toll, weil sich so nach und nach der ideale Dienst entwickelt; in der Praxis ist aber auch gerade das der anstrengendste Faktor dabei: ein Produkt, das beim Kunden reift und möglicherweise bis dahin viel Zeit und Ärger kostet.

Wie finden Selbstständige die richtige Buchhaltungssoftware?

Letztlich sollte jeder die Dienste, die weitgehend das abdecken, was man braucht, ausprobieren. Dabei ist es sinnvoll, auf einen Dienst zu setzen, der vom Geschäftskonto unabhängig arbeitet. Denn das Konto lässt sich gegebenenfalls schwerer wechseln als einen solchen Buchhaltungs-Service, mit dem nur ihr zu tun habt, nicht aber eure Kunden. Immerhin: Verglichen mit früheren Buchhaltungs-Tools, die als Software installiert werden mussten, sind viele der getesteten Cloud-Services deutlich passender für Freiberufler und kleinere Selbstständige.

Wer für ein Startup die Buchhaltung erledigen will, sollte darauf achten, ob der jeweilige Dienst ausreichend skalierbar ist – wenn mehrere Buchhaltungsmitarbeiter gemeinsam die Buchhaltung erledigen, sollte dies nicht über einen Sammel-Account erfolgen.

Sind die Daten bei einer Buchhaltungssoftware sicher?

In Sachen Sicherheit muss man im Übrigen keine Bedenken haben: Die Unternehmen, mit denen wir über diese Frage gesprochen haben, erklärten uns, dass Daten auf Servern mit EU-Standort abgelegt und stets nur verschlüsselt aufbewahrt werden. Bestimmte Exporte, die als Datenauszug erstellt werden, werden nach wenigen Tagen wieder von den Servern gelöscht.

Tipp: Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeiten will oder dies gar schon tut, sollte diesen fragen, welche Importe seine Software bietet. So verfügen einige der hier besprochenen Dienste über einen Datev-Export. Dieser ermöglicht nicht nur das vereinfachte Einlesen eurer Daten in die Software des Steuerberaters (und spart damit Zeit und Geld), sondern vermeidet auch Übertragungsfehler.

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jaschmidtuss
jaschmidtuss

Ich kann Papierkram nur empfehlen. Alles was man benötigt als Freiberufler. Umsatzsteuervoranmeldung klappt wunderbar mit Elster. Support antwortet gut. Die Jahresgebühr für die Pro Version für das Tool ist völlig gerechtfertigt.

Antworten
Jonas
Jonas

Ich habe mir ein kleines Tool entwickelt, damit mein Steuerberater die Kontoauszüge von N26 importieren kann. Datev / HBCI ist somit kein Hindernis mehr, ich schicke einfach eine MT940 formatierte Datei. Wer es brauchen kann: https://mt940.evenness.net

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Neeltje
Neeltje

Interessant, dass viele Funktionen der digitalen Buchhaltung erst nach und nach entwickelt werden. Es wäre natürlich für mich als Freiberufler toll, wenn es ein einheitliches Tool gäbe, welches alle Aufgaben übernehmen kann. Ich habe aber auch die Erfahrung gemacht, dass es viele unterschiedlich gute Angebote gibt.

Antworten
Herbert
Herbert

Mit Speetax von SBCO sollte der Import für fidor, N26, Kontist etc. für den Steuerberater in DATEV kein Problem sein.

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Paul Piper
Paul Piper

Also von den gelisteten kann ich Papierkram wirklich nur empfehlen. Super einfach in der Handhabung und man kann es auch vorab ordentlich testen.

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Dennis Hochstein
Dennis Hochstein

Ich glaube, dass ihr das Tool „Billomat“ außer Acht gelassen habt.
Bin seit Jahren zufriedener Kunde und kann dieses Tool nur empfehlen!

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Jürgen
Jürgen

Billomat ist oben ein eigener Abschnitt gewidmet — evtl. nachträglich ergänzt? Die Preisangaben dort sind allerdings veraltet. Billomat verlangt inzwischen (Stand März 2023) mehr als doppelt so viel: 19 Euro für die kleinste Version für elbständige, 36 Euro für die Standard-Variante. Diverse optionale add-ons kosten natürlich extra…

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Antonia
Antonia

Ich finde, Cloud-Dienste für die Buchhaltung zu verwenden eigentlich ganz clever. Wenn es nichts Außergewöhnliches an den Unternehmensprozessen gibt, dann ist das sicher sinnvoll. Bei uns ist es etwas umfangreicher, daher nutzen wir den Service eines Steuerberaters.

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Jo
Jo

Für das Kernthema der Buchhaltung gibt es inzwischen viele gute Lösungen. Was meist auf der Strecke bleibt, ist die ebenfalls zur Buchhaltung gehörende gesetzeskonforme Archivierung geschäftlicher E-Mails, da dies eine Gratwanderung zwischen GoBD (Aufbewahrungspflicht für alle steuerrelevanten E-Mails) und DSGVO (Verbot der Archivierung sonstiger E-Mails mit personenbezogenen Daten ohne explizite Zustimmung) ist. Damit scheiden z.B. Lösungen, die pauschal alle E-Mails archivieren, oft schon aus.
Ein weiteres Problem ist die Aufbewahrungsdauer über zehn Jahre: Nutzt man einem Cloud-Anbieter, muss er solange Bestand haben. Außerdem bin ich von seiner Preispolitik abhängig und selbst wenn ich mein Business heute beende, muss ich den Anbieter noch 10 Jahre weiterbezahlen.
Wenn es, wie bei vielen Freiberuflern und Selbstständigen, nur um die Archivierung eines E-Mail-Postfachs geht, könnte der Online-Dienst RevisionsArchiv.de nützlich sein: Er greift über IMAP auf das Postfach zu und archiviert E-Mails revisionssicher direkt im Postfach, d.h. er ergänzt die zur Archivierung ausgewählten E-Mails um Zusatzdaten, die die Revisionssicherheit gewährleisten. Die archivierten Daten bleiben dauerhaft bei mir und sind auch dann noch revisionsgesichert, wenn ich den Dienst nicht mehr in Anspruch nehmen möchte.

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jazzrhodes
jazzrhodes

Ihr habt gnu-cash vergessen! ;) FOSS und daher gratis.
Natürlich nicht so hip und schick, aber sobald man sich in die grundsätzlichen Vorgehensweisen der Buchhaltung eingearbeitet hat, geht das schon.

Was dabei allerdings fehlt und selbst erledigt werden muss, ist die Belegvorhaltung.
Ich mache meine Steuererklärung seit einigen Jahren damit, und das geht problemlos.
Man kann auch Daten direkt von seiner Bank importieren über CSV, QIF und noch ein paar Formate.

Etwas oldschool in der Oberfläche, aber funktioniert. Und man speichert lokal oder auf dem eigenen Server. Ist mir auch lieber als irgendwo anders bei den sensiblen Daten.

Gibt es eigentlich schon eine nextcloud-App dafür? Im Grunde ist die Aufgabe ja relativ trivial. Es ließen sich ja auch gut Patches für die Steuerbestimmungen unterschiedlicher Länder einarbeiten.

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