Intelligente Postfächer, Export- und Import von Mails, übersichtlicher Mail-Verkehr oder auch Mail-Regeln sind Standardfunktionen, die jeder Apple-Mail-Nutzer zu schätzen weiß. Trotzdem gibt es immer mal wieder Wünsche oder Funktionen, die sich außerhalb dieses Rahmens bewegen. Zum Glück gibt es Erweiterungen, die auf diese Bedürfnisse des Benutzers eingehen. Wir stellen euch jetzt mit Mailbutler eine praktische Erweiterung vor.

1. Funktion: Planen

Nicht immer ist es ratsam, Mails direkt zu beantworten oder zu verschicken. Damit die Mail aber nicht vergessen wird, können wir mit Mailbutler diese sofort beantworten und mit der Planen-Funktion auf ein gewünschtes Datum datieren. Die Mail wird an dem gewählten Datum automatisch verschickt. Das ist nicht nur praktisch, sondern lässt uns gedanklich diesen Arbeitsschritt abhaken.

2. Funktion: Schlummern

Mails erscheinen im Postfach, sobald diese verschickt worden sind. Nicht immer hat man direkt Zeit für die Beantwortung. Außerdem besteht die Gefahr, dass man vergisst, sie später zu bearbeiten. Die Mailbutler-Funktion „Schlummern“ lässt die eingehenden Mails verschwinden und blendet sie nach einem festgelegten Zeitraum als neue Mail wieder ein. So verlieren wir unseren Fokus nicht, wenn wir nicht gestört werden wollen, und müssen auch keine Angst haben, die Bearbeitung der eingehenden Mails zu vergessen.

3. Funktion: Tracking

Whatsapp macht es vor: Eine Gelesen-Funktion hilft nicht nur während der Kommunikation, sondern auch bei der Einschätzung, ob der Empfänger die Nachricht schon gelesen hat oder wir ihn besser nochmals kontaktieren sollten. Das gleiche Prinzip hat auch Mailbutler mit der Tracking-Funktion integriert. Wir können auch hier am blauen Harken erkennen, ob die Mail schon gelesen worden ist. Dies fördert nicht nur die reibungslose und missverständnisfreie Kommunikation, sondern hilft besonders im Marketing oder Vertrieb.

4. Funktion: Newsletter abmelden

Newsletter sind klasse. Schnell können wir aus unserem Postfach aktuelle Informationen entnehmen, die uns interessieren. Leider abonniert man mit der Zeit oftmals eine kaum überwindbare Anzahl an Newslettern, die nicht alle genau verfolgt werden können. Im schlimmsten Fall kommt die eigene Mailadresse zudem noch in einen offenen Adress-Pool, weil wir das bei irgendeiner AGB akzeptiert haben. Die Folge: Es regnet Newsletter-Mails. Damit wir wieder Herr der Lage werden, bietet uns Mailbutler an, die Newsletter mit nur einem Klick zu deabonnieren. Das geht nicht nur schnell, sondern spart auch sehr viele Nerven.

5. Funktion: Cloud-Files

Es gibt nichts ärgerlicheres als ein volles Postfach, das mit großen Anhängen überflutet wurde – völlig egal, ob der Kunde seine Ultra-HD-Bilder in mehrfacher Auflage teilen wollte oder Rohdaten für ein Projekt anliefert. Leider werden Mails, oftmals aus Bequemlichkeit, dafür missbraucht. Dateien erst auf dem Server abzulegen und dann den Link zu teilen, scheint oft zu viel verlangt. Damit wir mit gutem Beispiel vorangehen und gleichzeitig keine wertvolle Zeit verlieren, hat Mailbutler die Cloud-File-Funktion integriert. Anhänge, die eine gewisse Größe überschreiten, werden automatisch im Hintergrund in der eigenen Cloud hochgeladen (z.B. Dropbox oder Googledrive). Der Empfänger erhält die Mail und einen Download-Link für den Anhang.

6. Funktion: Follow-Up

Mails zu beantworten ist tägliche Arbeit. Dabei kann man auch schnell vergessen, auf welche Rückmeldungen oder Antworten man noch wartet, und welche Informationen noch für ein Projekt benötigt werden. Damit das nicht passiert, und man immer den Überblick behält, gibt es die Follow-Up-Funktion. Diese kann vor dem Verschicken einer Mail aktiviert werden und erinnert uns automatisch an eine ausstehende Antwort.

Es gibt noch mehr nützliche Funktionen die Mailbutler liefert. Hübschere responsive Signaturen können mit wenigen Klicks erstellt werden und auch eine Mail-Anhang-Erinnerung darf natürlich nicht fehlen. Über die OSX-Menüleiste können Mails direkt eingesehen oder mit der Notizen-Funktion zu Evernote exportiert werden. Mit Senden-Widerrufen können zudem schon vermeintlich verschickte Nachrichten zurückgeholt werden. Wem ist es nicht schonmal passiert, dass man aus Versehen den Anhang vergessen hat oder den Ansprechpartner falsch geschrieben hat – missliche Situationen für die Mailbutler eine Lösung parat hat.

Insgesamt macht Mailbutler einen sehr guten Eindruck und liefert mit seinen Funktionen einen tollen Mehrwert für den Apple-Mail-Client. Welche Funktionen am wichtigsten erscheinen, muss jeder selbst entscheiden. Insgesamt wird aber für jeden etwas dabei sein, egal ob Privat- oder Business-Nutzer.

Mailbutler kann über die Webseite einfach installiert und komplett kostenfrei, bis zu 30 Aktionen im Monat, genutzt werden. Wer nicht genug von dem Butler bekommt, kann für 5,95€ im Monat seinen Account auf unbegrenzte Aktionen erweitern.

Benutzt ihr auch Erweiterungen für Apple-Mail oder doch eher einen ganz anderen Mail-Client auf den Mac? Schreibt es in die Kommentare.