Der Versand von Rechnungen ist eigentlich ein Grund zur Freude – verspricht er doch mittelbar die Erzielung der damit verbundenen Umsätze. Doch je mehr Rechnungen versandt werden müssen, desto größer wird wiederum auch der Aufwand, sie an die Adressaten zu bringen – sowohl zeitlich als auch monetär.

Von der Erstellung der Rechnungen über den Druck, das Kuvertieren, Frankieren sowie den Versand sind viele Arbeitsschritte nötig – bei drei gestellten Rechnungen kein Problem, bei 3.000 Rechnungen wiederum schon, auch bezüglich der dadurch verwendeten Ressourcen. Vielerorts wurden daher eigene Poststellen und Druckstraßen eingerichtet, um den großen Mengen an Briefpost gerecht zu werden – doch das ist mit hohen Kosten und Aufwänden verbunden.

Abhilfe schafft die digitale Lösung der Deutschen Post für den automatisierten Dokumentenversand: docuguide. Die Online-Lösung (Software-as-a-Service) mit integriertem GoGreen Plus bietet umfassende Leistungen zum Automatisieren von Versandabläufen und zur Einsparung von Prozesskosten – und das bei einfacher Nutzbarkeit.

docuguide ermöglicht eine Vollautomation wiederkehrender Dokumentenprozesse und ist dabei komplett Cloud-basiert. Nutzerinnen und Nutzer können so bequem im installations- und hardwarefreien Webportal arbeiten. Die einfache Datenübertragung – docuguide fungiert auf Kundenseite als virtueller Drucker – erleichtert und verschlankt die täglichen Prozesse spürbar und vermeidet Emissionen im Logistiknetz. Die Zustellung erfolgt dann nach wie vor in den Briefkasten – und erzeugt so eine hohe Aufmerksamkeit bei den Empfänger:innen.

Mit 25 Niederlassungen und 650 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betreut die BSB-Steuerberatungsgesellschaft mbH seit über 30 Jahren eine Vielzahl an Unternehmen, wobei seit jeher eine Vielzahl an postalischen Sendungen anfällt. Bis zur Einführung von docuguide wurden diese händisch und innerhalb der eigenen Poststraße bearbeitet. „Wenn wir früher 10.000 Rechnungen rausgeschickt haben – da hat sich eine Person hinsetzen, kuvertieren, frankieren und sortieren müssen“, berichtet Mathias Hammerlage, Leiter Organisation bei der BSB GmbH.

Mit docuguide liegt dieser Arbeitsschritt nun in der Vergangenheit. „Alles, was zentral verwaltet und versandt wird – Serienbriefe, Informationsschreiben oder Ähnliches –, läuft heute gesammelt und digital ab“, so Hammerlage weiter. So können Ressourcen, die vorher inhouse für die Abwicklungen zuständig waren, effizienter im Unternehmen eingesetzt werden. Und auch im Bereich Klimaschutz werden Ressourcen eingespart – denn dank GoGreen Plus vermeidet die Deutsche Post Emissionen direkt im eigenen Logistiknetz.

Doch nicht nur das: docuguide ist zusätzlich Multi-Mandanten-fähig, um auch Rechnungen, Mahnungen oder Gehaltsabrechnungen vollautomatisch zu versenden. Die Wahl des Mediums ist dabei ebenfalls flexibel – die Zustellung kann per Brief, E-Mail, E-Invoice (beispielsweise X-Rechnung) oder auch SMS erfolgen.

Auch für das international tätige Medizintechnik-Unternehmen Medi-Globe brachte die Einführung von docuguide messbare Veränderungen und Verbesserungen. Mit knapp 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf fünf Kontinenten und 30.000 Briefsendungen im Monat war der zeitliche und finanzielle Aufwand für die tägliche Korrespondenz immens.

Mit docuguide konnten die zeitaufwendigsten Schritte im Prozess ausgelagert werden, sodass sich die Mitarbeitenden noch stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können – denn Dokumente werden nun direkt über den Druckbefehl an die Deutsche Post übermittelt. Das ist nicht nur deutlich schneller, sondern schon direkt beim Versenden nachhaltiger – das begrüßt unter anderem auch die im Unternehmen angestellte Nachhaltigkeitsbeauftragte von Medi-Globe. „Wenn wir einen Kunden in Berlin haben“, berichtet Christian Czech, Global Head of IT bei Medi-Globe, „werden die Dokumente nach Möglichkeit auch in Berlin gedruckt, kuvertiert und frankiert – das ist natürlich ein großer Schritt im Bereich Nachhaltigkeit, da die großen Nord-Süd-Strecken ausgespart werden.“ Die Einführung von docuguide in den laufenden Geschäftsbetrieb dauerte dabei nur knapp zwei Monate.

• Komfortabler Zugriff über ein intuitives Webportal
• Komplett automatisierte Verarbeitungsprozesse
• Umfangreiche Steuerungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten für verschiedenste Briefe
• Umfassendes Rechtemanagement für Multi-User-Einsatz
• Weitreichende Reporting-Möglichkeiten für mehr Transparenz
• Multikanal-Versand (physisch, hybrid, digital)
• Einfacher und kostengünstiger Printmailing-Versand per Dialogpost

docuguide mit GoGreen Plus bietet eine Vielzahl an Funktionen, die je nach Bedarf gewählt werden können. Durch das modulare System sind auch individuelle Erweiterungen und Anpassungen schnell umgesetzt und implementiert.

Außerdem ist bei docuguide der klimaneutrale Versand mit GoGreen Plus ohne Mehrkosten enthalten – das bedeutet vollständige Einsparung auch der restlichen Treibhausgase innerhalb des Logistiknetzes der Deutschen Post („Insetting“). Das geschieht durch zusätzliche Klimaschutzmaßnahmen in den Liefer- und Transportketten, zum Beispiel durch den Einsatz von Biogas- und Elektro-Lkw oder Wärmepumpen. „Das Thema Nachhaltigkeit ist auch bei uns und unseren Mandanten schon sehr groß“, berichtet Hammerlage von der BSB Steuerberatung in Bezug auf GoGreen Plus. „Wir als Dienstleister wollen da natürlich vorangehen und das Thema aktiv mittragen.“

Erlebe die weitreichenden Möglichkeiten des automatisierten Dokumentenversands – am besten im Zuge einer kostenlosen und unverbindlichen Produktpräsentation inklusive individueller technischer Machbarkeitsprüfung.

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