Wenn Teams regelmäßig an Dokumenten zusammenarbeiten müssen, kann schnell Chaos ausbrechen: hier fehlen die nötigen Bearbeitungsrechte, dort wichtige Dateien sind nicht auffindbar oder der Kunde kommentiert seine Änderungswünsche nicht, sondern arbeitet gleich direkt in den Text rein. 

Besonders dann, wenn es um sensible Dokumente wie Verträge oder wichtige Formulare geht, kann dieses Chaos ernste Probleme nach sich ziehen. Doch mit der Arbeit in digitalen Räumen, den sogenannten DocSpaces von ONLYOFFICE, gehört dieses Problem der Vergangenheit an.

Mit ONLYOFFICE DocSpace können Teams ganz nach ihren Bedürfnissen solche Räume erstellen und von vornherein die benötigten Rollen und Rechte festlegen, die fortan für alle Dokumente, Tabellen oder Präsentationen gelten, die innerhalb dieser Räume bearbeitet werden. DocSpace bietet zwei verschiedene Raumtypen an:

Kollaborationsräume sind ideal für Teamarbeit, wenn Teilnehmer gemeinsam Dokumente bearbeiten und alle verfügbaren Kollaborationstools nutzen müssen. Hier haben sie Zugriff auf vorgefertigte Rollen, wie den Admin, den Power User, den Editor und den Viewer.

Wer jedoch filigranere Rolleneinstellungen benötigt, wird in benutzerdefinierten Räumen fündig: Hier haben Teams Zugriff auf eine Vielzahl flexibler Einstellungen für ganz verschiedene Szenarien, zum Beispiel zum Ausfüllen von Fragebögen oder die gemeinsame Bearbeitung von Verträgen. Hier lassen sich im Vorhinein sämtliche Berechtigungen und Rollen einstellen, sodass die Zusammenarbeit an Dokumenten so reibungslos wie möglich abläuft.

Auch mit externen Parteien lässt sich leichter in vordefinierten digitalen Räumen zusammenarbeiten. So lässt sich beispielsweise dauerhaft festhalten, wenn ein Kunde nur Vorschläge in den Texten machen soll, aber zur Übersichtlichkeit nicht direkt in den Text hineinarbeiten darf. Oder wenn es um das Abschließen von Verträgen geht, lässt sich der Zugriff der externen Person auch einfach dauerhaft auf diese Rolle beschränken.

Mit ONLYOFFICE DocSpace haben Teams Zugriff auf eine Vielzahl vordefinierter Rollen, mit denen sie genauestens festlegen können, wer welche Rechte hat. Folgende Rollen sind derzeit verfügbar:

• Leser
• Kommentator
• Rezensent
• Formularausfüller
• Redakteur
• Power-Benutzer
• Raum-Administrator

ONLYOFFICE DocSpace ist vollständig DSGVO-konform und kann sowohl in einer AWS-Public Cloud als auch auf eigenen Servern gehostet werden. Für kleine Teams, die keine große Anzahl von Admins und Power-Usern benötigen, ist DocSpace kostenlos. Du kannst unbegrenzt viele Standard-User einladen, um mit Kollegen und externen Partnern oder Kunden zusammenzuarbeiten.

Für alle, die einen größeren Umfang sowie ein professionelles Support-Paket und mehr Anpassungsmöglichkeiten benötigen, gibt es die Business-Lizenz.