Seit über 80 Jahren stellt das mittelständische Unternehmen den weltweit bekannten Kräuterlikör Jägermeister her. Es produziert in Deutschland und vertreibt seine Produkte in 150 Länder an Distributionspartner und eigene Vertriebsgesellschaften.

Während das Rezept für das erfolgreiche Exportprodukt unverändert bleibt, hat die Mast-Jägermeister-Gruppe in den letzten Jahren viele Prozesse auf den Prüfstand gestellt und digital umstrukturiert. Vor allem suchten sie nach einer unternehmensweiten digitalen Lösung, um Verträge und Vereinbarungen zu unterschreiben. Dafür, sowie um die Unterzeichnung von Protokollen aus Versammlungen in Tochtergesellschaften weltweit reibungslos zu gestalten, entschied sich die Unternehmensgruppe für DocuSign eSignature.

Seit der Einführung der europäischen eIDAS-Verordnung sind elektronische Signaturen rechtsgültig. Zunächst führte die Unternehmensgruppe in unterschiedlichen Bereichen die Standard-E-Signatur mit Zertifikat ein. Dabei standen die Prozessoptimierung und der Verzicht auf papierbasierte Prozesse im Vordergrund. 

Im Zuge der globalen Implementierung wurde ein Standard-Unterschriftsprozess definiert, der sowohl für handschriftliche Signaturen als auch für E-Signaturen verbindlich ist. Dies erwies sich insofern von Vorteil, als dass die Gegenüberstellung der Prozessschritte – also handschriftliche Signaturen versus E-Signaturen – von Anfang an ein besseres Prozessverständnis bewirkten. Ein sogenannter Prozess-Owner überwacht dabei jeden Schritt von der Vorbereitung des zu unterzeichnenden Dokumentes bis zur Ablage und stellt somit die korrekte Ausführung sicher. 

Mit der gruppenweiten Implementierung von DocuSign eSignature startete die Mast-Jägermeister Gruppe zunächst auf der Vorstandsebene. Nach nur einer Schulung wurde das neue Tool sehr positiv aufgenommen und konnte sofort zur Unterzeichnung von Dokumenten eingesetzt werden. Im weiteren Verlauf wurde das Tool gruppenweit ausgerollt. Mit der E-Signatur konnte Jägermeister seine Genehmigungs-Workflows revolutionieren und damit einen nachhaltigen Mehrwert schaffen. 

„Es hat sich herausgestellt, dass eine Vielzahl von Vereinbarungen, die bislang handschriftlich unterzeichnet wurden, ohne weiteres per E-Signatur unterzeichnet werden können. Damit konnte bereits wertvolle Zeit gewonnen werden, die man sonst für die Verteilung von Unterschriftsmappen benötigt hat“, sagt Marc Hofmann, Head of Subsidiary Management bei der Mast-Jägermeister Gruppe. „Der Schlüssel für die erfolgreiche Digitalisierung von Jägermeister ist das Abholen von unseren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Wir schulen unsere Kollegen und geben ihnen die Möglichkeit, Fragen schnell und direkt über einen DocuSign-Help-Channel in Slack beantwortet zu bekommen. Denn selbst die besten Tools können erfolglos bleiben, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht angemessen einbezogen werden.“

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